Хотя я думаю, что существует множество встреч, которые можно подытожить в электронном письме, важно встретиться со своими коллегами или другими интересными людьми, когда темы требуют более индивидуального подхода.

Например, если мне нужно ответить на несколько вопросов о проекте, скорее всего, мне не нужно организовывать всю встречу, чтобы получить эти ответы - я могу просто поговорить, написать по электронной почте или поговорить с моими коллегами. С другой стороны, обсуждение стратегического будущего этого проекта с моими руководителями потребовало бы встречи из-за длинной цепочки писем, которая могла бы возникнуть в противном случае.

С сегодняшним программным обеспечением для планирования мероприятий координировать встречи довольно просто , независимо от того, находитесь ли вы в городе или живете на разных континентах . С помощью программного обеспечения вы можете избежать путаницы в отношении времени, даты и места проведения собраний, а также о предмете самих собраний. Без программного обеспечения вам придется полагаться на их память, что не так уж и надежно, поскольку мы запоминаем 10% того, что читаем, и 20% того, что мы здесь.

Вы и ваша команда можете использовать эти инструменты для встреч, чтобы получить доступ ко всей информации, которая им понадобится, чтобы гарантировать эффективную встречу, когда каждый берет что-то с собой.

Доступное и бесплатное программное обеспечение для встреч

Чтобы упростить ваши встречи, я составил список из девяти вариантов программного обеспечения для встреч , которые варьируются от планирования встреч до выполнения и всего, что между ними.

Приложения были выбраны на основе длины списка функций, мобильных возможностей, простоты использования, возможностей интеграции и цен.

Пороговые значения цен для приложений должны соответствовать хотя бы одному из следующих критериев:

• Бесплатно
• По крайней мере, один уровень «в месяц на пользователя», не превышающий 15 долларов США.
• Один уровень с ежемесячной платой в размере не более 1000 долларов в год.

Эти приложения перечислены в алфавитном порядке в каждом разделе:

• Программное обеспечение для составления графиков и планирования
• Программное обеспечение для заметок
• ПО для видеоконференцсвязи

Эти три раздела были выбраны для того, чтобы изложить, что вам нужно для подготовки и проведения эффективной встречи.

Программное обеспечение для составления графиков и планирования

1. Календарь Google

Календарь Google полностью бесплатен, если вы не ищете дополнительное облачное хранилище и хранилище электронной почты для крупных компаний, которые хотят брендировать и централизовать свои операции в Google. К счастью, это не проблема, если вам не требуется вся дополнительная пропускная способность платной версии Business .

Календарь Google - это настраиваемый инструмент социального планирования. Вы можете не только отправлять приглашения на собрания участникам, но также можете добавлять местоположения, цветовые коды для собраний и планировать напоминания для собрания. Другие функции включают приглашения по электронной почте, совместное использование календаря и возможности создания заметок в Документах Google. Подробнее об этом позже.

Календарь Google доступен в любом крупном веб-браузере и синхронизируется с вашими родными мобильными приложениями календаря для Android , iOS и Blackberry .

Ищете решения с аналогичными функциями? Начните с этих альтернатив Календаря Google .

2. GoToMeeting

GoToMeeting - последнее приложение в моем списке. GoToMeeting включает в себя все необходимые функции встреч, включая планирование, видеоконференцсвязь, создание заметок, запись встреч, создание заметок и функции презентаций (документы, электронные таблицы и слайд-шоу).

За это удобство приходится платить. GoToMeeting не взимает плату за каждого пользователя, как некоторые из приложений в этом списке, а взимает фиксированную ежемесячную плату в зависимости от выбранного вами уровня.

Версия Starter включает в себя основные функции, такие как видеоконференцсвязь в формате HD, совместное использование экрана и аудиосвязь для десяти участников за 19 долларов в месяц. Pro делает это еще дальше за 29 долларов в месяц, включая все функции Starter, а также инструменты для рисования, запись, мобильные приложения и личные онлайн-комнаты для встреч вместимостью до пятидесяти участников. Наконец, уровень Plus предлагает все, что перечислено выше, а также каталог активных участников на сто участников по цене 49 долларов в месяц.

GoToMeetings также предлагает бесплатное приложение для планирования встреч , которое дает вам возможности совместного использования экрана и аудиоконференции для трех участников одновременно.

Вам нужно найти программные решения с похожими функциями? Эти альтернативы GoToMeeting могут быть тем, что вы ищете.

3. Календарно

Calendly - это инструмент для планирования встреч, который поможет вам пропустить «пересылку электронных писем».

Этот инструмент интегрируется с большинством программ-календарей, включая Календарь Google, Outlook и календарь iCloud. Что отличает это приложение от стандартного планирования в календарных приложениях, так это интеллектуальные функции, которые обнаруживают разницу в часовых поясах, устанавливают время буферизации между собраниями, чтобы предотвратить совпадение, и ограничивают количество собраний, запланированных в день.

Эта программа также универсальна в плане интеграции с другими существующими приложениями, такими как Salesforce , GoToMeeting , Zapier , Slack и MailChimp .

Calendly предлагает бесплатный вариант, а также два платных обновления. Уровень бесплатного пользования предлагает все основные функции, перечисленные выше, но не имеет настройки брендинга, показателей и отчетности, а также интеграции внешних приложений, за исключением приложений-календарей.

Их уровни Premium (8 долларов в месяц на пользователя) и Pro (12 долларов в месяц на пользователя) предлагают все перечисленные функции, но Pro не имеет интеграции и поддержки Salesforce, которые предлагает версия Premium.

Если вы хотите изучить продукты с похожими функциями, эти альтернативы Calendly станут отличной отправной точкой.

Программное обеспечение для заметок

1. Evernote

Evernote - это приложение для совместной работы, которое идеально подходит для встреч. Пользователи могут копировать важную информацию во время встреч, а наблюдатели могут комментировать и обсуждать заметки в режиме реального времени.

Помимо создания заметок, Evernote также включает функции списка дел, встраивание изображений, вырезание веб-страниц и сохранение электронных писем прямо в заметки .

Evernote доступен бесплатно со всеми основными функциями, перечисленными выше, но отсутствие ценника связано с лимитом загрузки в 60 МБ.

Два других уровня (Плюс: 34,99 долларов в год и Премиум 69,99 долларов в год) предлагают все базовые функции, а также более высокие лимиты загрузки, поддержку клиентов, просмотр истории, интеграцию PDF и Word, а также презентации заметок. У них также есть мобильные приложения для телефонов iOS , Android и Windows .

Хотите найти программные решения с аналогичными функциями? Эти альтернативы Evernote могут быть тем, что вы ищете.

2. Документы Google

Это помогает иметь единую систему, в которой используются все приложения от одного поставщика. Проблем с совместимостью нет. Вот почему я лично использую Документы Google для большей части своих заметок.

Когда я учился, чтобы стать техническим специалистом в Apple, я яростно делал заметки во время обучения, добавляя визуальные эффекты и другие вспомогательные средства в текст, используя возможности поиска приложения. Лучше использовать самую большую в мире поисковую систему в качестве приложения для заметок.

Google Docs - это не просто программа для создания заметок. Это полноценный текстовый процессор, но социальные функции, предоставляемые с помощью приложений Google Suite, делают его сопоставимой альтернативой традиционным программам для создания заметок, таким как Evernote. Лучшее в Google Docs - это бесплатный ценник, если вам не нужно много места для тысяч документов или больших файлов.

Однако, если на ваших собраниях используется много больших презентаций и видео, требующих много места для хранения, лучше всего подойдет платная учетная запись.

Также помогает то, что это приложение так же просто использовать в формате мобильного приложения на iOS и Android .

Хотите изучить программные решения с похожими функциями? Эти альтернативы Документам Google - хорошее место для начала.

3. Блокнот Zoho

Zoho Notebook - уникальное приложение для создания заметок.

Он был создан специально для мобильных телефонов Android и iOS (хотя они выпустили настольную версию для Mac ). Zoho Notebook не только делает заметки, но также имеет предварительно отформатированные карточки для списков дел и даже имеет классную функцию звуковых заметок. Эта функция идеально подходит для планирования и проведения встреч, когда ваши руки могут быть связаны другими задачами.

Zoho Notebook упорядочивает все ваши заметки в стопки карточек заметок на основе настраиваемых тем и тем. Это значительно упрощает поиск заметок к конкретным собраниям, чем длинные списки документов.

Лучшее в Zoho Notebook - это его бесплатный ценник в магазинах приложений для Android , iOS , Windows и Mac .

Заинтересованы в продуктах с похожими характеристиками? Эти альтернативы Zoho Notebook могут быть тем, что вы ищете.

4. Todoist

Это бесплатное программное обеспечение для встреч - мое личное любимое приложение.

Как человеку, которому сложно оставаться организованным, на собрании или за рабочим столом, Todoist очень помог мне ( и другим людям в Platforms !). Это приложение идеально подходит для организации встреч, а также для разбора полезной информации после конкретной встречи.

С помощью ToDoist вы можете устанавливать напоминания и планировать задачи, которые должны быть выполнены до, во время и после встреч, чтобы вы никогда не пропустили ни одного важного запроса. Я использую Todoist для планирования любых задач, которые мой редактор дает мне на встречах, а также для личных проектов, которые я хочу выполнить своевременно, и это дополнительное напоминание имеет решающее значение.

Моя любимая особенность этого приложения - то, насколько легко его использовать на мобильных устройствах. Все, что я делаю на своем рабочем столе, автоматически отражается на моем смартфоне через облако. Это делает установку задач на ходу очень удобной, особенно если у меня нет доступа к компьютеру в это время.

В Todoist есть три уровня : бесплатный, премиум и бизнес.

Я использую бесплатную опцию, которая позволяет мне планировать задачи, отслеживать их выполнение, расставлять приоритеты и устанавливать напоминания. Однако есть предел. Бесплатная опция позволяет вам планировать только восемьдесят проектов одновременно и приглашать только пять человек на каждый проект.

Следующий уровень, Todoist Premium, также больше ориентирован на отдельных людей, а не на целые команды, но увеличивает лимит активных проектов до двухсот и людей на проект до двадцати пяти. Некоторые дополнительные преимущества премиум-класса включают напоминания на основе местоположения, автоматическое резервное копирование вашего списка дел и загрузку файлов. Все это доступно за 28,99 долларов в год.

Наконец, Todoist Business создан для команды, что означает, что все доступные функции Premium расширены вместе с некоторыми другими функциями. Todoist сохраняет лимит активных проектов на уровне двухсот, но увеличивает количество людей на проект до пятидесяти.

Уровень Business также включает управление командой, счета-фактуры, приоритетную поддержку программного обеспечения и отслеживание входа в систему. Этот вариант больше подходит для больших команд, в то время как небольшие команды из десяти, пятнадцати и менее человек могут обойтись без использования опции Premium. Стоимость Todoist Business составляет 28,99 долларов США на пользователя в год.

Todoist доступен для Windows, Mac, Android и iOS.

Хотите найти продукты с похожими характеристиками? Эти альтернативы Todoist - хорошее место для начала.

ПО для видеоконференцсвязи

1. Google Hangouts

Google Hangouts - последний из продуктов Google Suite в этом списке. Самое лучшее в использовании Google Hangouts - это его стабильность . Благодаря 99% времени безотказной работы вам редко, если вообще когда-либо, придется беспокоиться об отсутствии доступа к их программному обеспечению. Google Hangouts Meet включает стандартные функции группового видеочата, такие как чат и передача файлов, а также презентации документов и таблиц.

У Google Hangouts нет бесплатной опции, в отличие от других их продуктов Suite. Их базовый вариант для Hangouts Meet начинается с 5 долларов за пользователя в месяц. По этой цене пользователи получают 30 ГБ облачного хранилища, средства управления безопасностью и администрированием, а также круглосуточную поддержку без выходных.

Уровень Business включает в себя все эти функции, но увеличивает ваше облачное хранилище до неограниченного количества и добавляет функции архивирования, отчеты об активности пользователей и интеграцию с программами электронной почты, такими как Outlook.

Ищете решения с аналогичными функциями? Эти альтернативы Google Hangouts могут быть тем, что вам нужно.

2. Skype для бизнеса

Skype - крупнейшее имя в приложениях для видеочатов, в основном из-за качества их продуктов (хотя стоит взглянуть и на альтернативы Skype ).

Skype бесплатен для индивидуальных пользователей, и если ваши собрания состоят из вас и всего лишь одного клиента или коллеги, то в обновлении нет необходимости. Однако, как только ваши видеовстречи перейдут порог групповых собраний, вам придется перейти на Skype для бизнеса.

Поскольку Skype для бизнеса принадлежит Microsoft, он предлагает решение в комплекте со всеми приложениями Office 365 , такими как Word, Excel и PowerPoint. Эти инструменты также полезны при проведении встреч в качестве наглядных пособий через демонстрацию экрана.

Самая впечатляющая функция Skype для бизнеса - это функция «Трансляция собраний», которая позволяет проводить массовые онлайн-собрания до десяти тысяч человек. Это означает, что это программное обеспечение для встреч - не только эффективный инструмент для проведения видеовстреч, но и может использоваться как приложение для трансляции событий.

Цены основаны на тарифах на Office 365 , которые включают: Online Plan 2 (только приложение Skype для бизнеса) за 5,50 долларов США за пользователя в месяц с годовым обязательством, Office 365 Business Essentials (Skype для бизнеса плюс онлайн-версии приложений Office) за 5 долларов США. за пользователя в месяц с годовым обязательством, а также Office 365 бизнес премиум (Skype для бизнеса и все приложения Office) за 12,50 долларов США за пользователя в месяц.

Skype для бизнеса доступен для телефонов Windows , Mac , iOS , Android , Blackberry и Windows .

3. Слабость

Slack - это мощный инструмент чата, который не просто отправляет сообщения. Организационная система Slack позволяет создавать отдельные группы, предназначенные для конкретных задач и команд. Эти группы идеально подходят как для планирования встреч с коллегами, так и для проведения сеансов чата во время видеоконференции.

В Slack есть три ценовых уровня . Первый - это их вариант для команд, плохо знакомых с Slack, который они предлагают бесплатно. Они архивируют до десяти тысяч сообщений по бесплатному тарифному плану и предлагают видео / голосовые звонки для личного использования.

Их следующий вариант - уровень Standard по цене 6 долларов в месяц за активного пользователя. этот план включает неограниченный архив, неограниченную интеграцию приложений, а также групповые видео- и голосовые звонки.

Последний план, Plus, предлагает все, что есть в стандартном плане, а также круглосуточную поддержку программного обеспечения, 20 ГБ файлового хранилища на каждого члена команды, 99% гарантированное время безотказной работы и полный экспорт архива сообщений. Plus стоит 12,50 долларов в месяц на пользователя.

Slack доступен для Windows, Mac, Android и iOS.

Хотите узнать о подобном программном обеспечении? Ознакомьтесь с этими альтернативами Slack для продуктов с аналогичными функциями.

Другие ресурсы для планирования встреч и управления мероприятиями

Platforms не только предоставляет вам списки рекомендованного программного обеспечения, но также предоставляет множество полезных материалов для планирования встреч и мероприятий в нашем блоге по организации мероприятий . Вот еще несколько ресурсов, которые помогут вам в обоих случаях:

• 5 советов по планированию идеальной виртуальной встречи
• Полное руководство о том, как начать свой бизнес по планированию мероприятий
• 4 инструмента видеоконференцсвязи с открытым исходным кодом для малого бизнеса
• 10 лучших книг, которые должен прочитать каждый организатор мероприятий

Есть ли другие приложения для планирования встреч, которые, по вашему мнению, должны были войти в этот список? Или надо убрать?

Что является наиболее важным аспектом при планировании встреч? Есть ли какие-то секреты планирования встреч, которые постоянно упускаются? Дайте мне знать свои мысли в разделе комментариев ниже!