Электронный архив – система для долговременного хранения электронных документов и электронных образов бумажных документов с метаданными, поиском, учётом сроков хранения и разграничением доступа. Важнейшая задача – сохранить целостность и юридическую значимость документов на весь срок хранения.
Основные функции
- Приём документов из СЭД, ЭДО, учётных систем и потокового сканирования.
- Классификация по номенклатуре дел и метаданные.
- Полнотекстовый и атрибутивный поиск.
- Контроль сроков хранения, описи, акты уничтожения.
- Подтверждение подлинности электронных подписей на долгий срок: метки времени, архивные форматы подписи.
Оцифровка бумажного архива
Сканирование с распознаванием и индексацией позволяет быстро находить документы, но электронная копия не всегда заменяет бумажный оригинал: это зависит от вида документа и требований законодательства.
Что важно при выборе
- Масштабируемость хранилища.
- Поддержка форматов долговременного хранения (PDF/A).
- Интеграции с СЭД, ЭДО и учётными системами.
- Требования к защите информации.
