Еще в 2008 году Гиганты завершили непобежденный сезон Патриотов в Суперкубке, были выпущены «Темный рыцарь» и «Железный человек», а Дастин Московиц и Джастин Розенштейн основали инструмент управления проектами под названием Asana, который они создали во время разработки небольшой инструмент социальных сетей, известный как Facebook.

Хотя Asana, возможно, и не превратилась в культурный феномен со своим собственным фильмом , она сама по себе превратилась в заметное приложение для командного общения.

В настоящее время в Asana работает более 350 сотрудников, и она превратилась в полноценный пакет для повышения производительности с расширенными функциями, такими как управление бюджетом, управление ресурсами, управление задачами и учет времени.

Сейчас у Asana более 25000 платежеспособных клиентов, включая команды известных компаний, таких как Lyft, и пионеров в таких организациях, как NASA, и в Asana создано более миллиарда задач .

Но когда дело доходит до знания инструмента лучше, чем кто-либо другой, не ищите ничего, кроме собственных сотрудников Asana. Они используют Asana для управления собственными проектами каждый день.

Советы и хитрости, связанные с асанами

Если ваша команда только начала использовать Asana или использовала ее в прошлом, вы попали в нужное место. Полагая, что никто не знает Asana лучше, чем собственные разработчики Asana, я спросил их, какие из их любимых советов и приемов для повышения производительности их собственных проектов, и вот что они нам сказали.

Небольшое примечание: я выбрал Asana для этого упражнения, потому что это один из самых популярных инструментов управления проектами на рынке - с более чем 200 000 подписчиков в Facebook и 115 000 в Twitter, - а его универсальность и широкий спектр функций способствуют изучению.

1. Пометить списки результатов поиска, переименовать и сохранить их.

Когда вы используете функцию расширенного поиска Asana , вы получаете список результатов. Это может быть список имен, задач или даже список незавершенных задач определенного члена команды (назовем его Боб).

Результаты расширенного поиска в Asana

Но знаете ли вы, что вы можете «пометить» этот список результатов поиска, а затем переименовать его во что-то вроде «Незавершенные задачи Боба» и сохранить его? А теперь самое интересное: всякий раз, когда у Боба появляется незавершенная задача в будущем, она автоматически добавляется в список. Давай, Боб ...

«Это похоже на фильтр, наложенный на что-либо сейчас и в будущем», - говорит Эмили Коул, глава отдела по связям с общественностью и коммуникациями в Asana.

2. Перенести события в расписание с помощью перетаскивания.

В начале 2014 года Asana добавила интегрированное представление календаря, которое автоматически заполняется вашими задачами и проектами. Он также может синхронизироваться с Календарем Google.

Просмотр календаря Асаны

Но знаете ли вы, что вы можете просто перетащить задачу в календаре, чтобы изменить свое расписание, и все изменения будут немедленно обновлены для всех остальных в вашей команде?

Например, у дизайнера Фрэн есть три графика в пятницу, но вы хотите дать ей перерыв и перенести одну из них на понедельник. Вы можете перейти к задаче, вручную изменить срок выполнения, а затем написать Фрэн сообщение и сообщить ей хорошие новости. Или вы можете просто перетащить одну из задач на понедельник. Срок будет автоматически обновлен, и Фрэн получит уведомление, сообщающее ей об этом. Хороший.

3. Используйте «Мой профиль», чтобы настроить Асану под себя.

Asana - отличный инструмент для команд и повышения вашей производительности, но есть некоторые вещи, которые вы можете сделать, чтобы сделать свое личное рабочее пространство более комфортным, чтобы вы могли быть лучшим членом команды.

Экран "Мой профиль" Асаны

Перейдите на экран « Мой профиль », просто щелкнув изображение своего лица (которое вы должны были добавить во время регистрации) на верхней панели. Там вы можете делать такие вещи, как активировать индикатор отпуска, персонализировать уведомления по электронной почте, изменять фоновое изображение и управлять своими собственными приложениями и интеграциями.

Вы даже можете включить экспериментальные функции, которые Asana тестирует… например, кнопку доставки мороженого?

Вот несколько реальных примеров экспериментальных функций на момент написания этой статьи:

• Отсрочка входящих сообщений (кнопка, скрывающая все уведомления на один час)
• Напоминания о задачах из почтового ящика (добавляет к уведомлениям опцию создания напоминаний, которые напоминают вам о последующих действиях)
• Последующие задачи на правой панели (добавляет параметр Создать дополнительную задачу в меню действий правой панели, которое напоминает вам о необходимости выполнить)
• Дополнительный восторг (добавляет дополнительные праздники и приятные сюрпризы к впечатлениям от продукта)
• Tab + B (добавляет сочетание клавиш, которое делает - Предупреждение о спойлере! - это )
• Повторяющиеся задачи в «Позже» (при выполнении повторяющихся задач в ближайшем будущем снова появляются в разделе «Позже» папки «Мои задачи», а не в разделе «Предстоящие»)

Вы можете протестировать эти бета-функции и оставить отзыв о них, а затем, если они станут регулярной функцией, вы сможете хвастаться своим друзьям. Asana предоставляет такой отказ от ответственности: «Эти функции не поддерживаются и могут измениться, сломаться или исчезнуть в любой момент».

4. Добавляйте задачи прямо через входящую почту.

Предположим, вы действительно заняты, находитесь на встрече или стоите в очереди в кафе, и вы получаете электронное письмо на свой телефон о важной задаче. Хотя вы можете довольно легко добавить эту задачу в свой список через мобильное приложение Asana для iPhone или Android , есть еще более простой способ.

Добавление задачи путем пересылки электронного письма

Все, что вам нужно сделать, это переслать электронное письмо на x@mail.asana.com, и оно волшебным образом появится в вашем представлении «Мои задачи», где оно будет ждать вас, когда у вас будет больше времени, чтобы покопаться. Строка темы станет задачей имя, тело будет описанием задачи, а все вложения будут прикреплены к задаче в виде файлов.

5. Присоединяйтесь!

Это лучший совет И уловка для Asana, потому что он может помочь вам делать сотни разных вещей - от поддержания отношений с клиентами в Salesforce до создания диаграмм Ганта с Instagantt - и этот список постоянно расширяется, потому что Asana имеет открытый интерфейс программирования приложений (API ).

Что это обозначает? Это означает, что сторонние разработчики других инструментов повышения производительности могут создавать внутри Asana, чтобы их инструменты работали вместе как можно более гладко, и в результате выиграли все. Вот это то, что я называю командной работой.

Ознакомьтесь с полным списком интеграций Asana здесь и ознакомьтесь с семью новейшими дополнениями .

Не видите того, кого ищете? Вы можете создавать свои собственные (при условии, что вы знаете, как разрабатывать приложения).

Ваши мысли о хаках Asana?

Вы эксперт по продуктивности Asana? Если да, то теперь ваша очередь делиться своими любимыми советами и приемами с нами и командой Asana в комментариях.

Вы также можете оставить свои мысли в обзоре здесь .

А если вы хотите быть в курсе последних советов и рекомендаций Asana по мере появления новых функций, присоединяйтесь к сообществу Asana и следите за категорией « Советы и рекомендации» здесь, а также следите за их блогом «Лучшие практики» здесь .

Наконец, если вы хотите прочитать больше статей об Asana, посмотрите эти:

• Асана против Базового лагеря: Битва титанов
• 12 лучших альтернатив Basecamp
• 4 лучших простых в использовании альтернативы SharePoint для малого бизнеса
• 5 способов сэкономить время с помощью асан