Для доступа к заказчикам и разработчикам необходимо авторизоваться
или зарегистрироваться.
BETA
4 октября 2021 в 14:23
Не позволяйте этим проблемам определять вашу проектную команду. Действуйте прямо сейчас!
Иногда достаточно одной неудачи. Небольшая, казалось бы, незначительная проблема возникает и исчезает, но ее негативные последствия отражаются на всей остальной части проекта. Прежде чем вы это осознаете, возникла обычная задача управления проектами , чтобы определить всю инициативу.
Как руководитель проекта, вы слишком хорошо знаете эту историю. Если не обратить внимание на мелкие проблемы, они могут стать снежным комом, нанеся ущерб производительности вашей команды и потратив при этом время и деньги.
Чтобы помочь вам обуздать эти, казалось бы, безобидные проблемы, прежде чем они нанесут ущерб моральному духу, давайте рассмотрим три основных проблемы, с которыми сталкиваются проектные группы, и советы о том, как их преодолеть.
Перейти к:
3 основные проблемы управления проектами, с которыми сталкиваются проектные команды
В рамках нашего опроса об исследовании пользователей программного обеспечения для управления проектами (PM) мы спросили респондентов о самых серьезных проблемах, с которыми они сталкиваются при работе над проектами и / или в их ведении.
Вот что они нам сказали:
Мы попросили респондентов более подробно остановиться на этих проблемах и объяснить, почему они считают их особенно трудными. Ниже цитируется несколько ответов.
Полную методологию составления отчета пользователя программного обеспечения PM можно найти здесь .
Проблема №1: неадекватное / плохое общение
«Всегда есть проблема, когда нет информации, но есть также проблема, когда вокруг слишком много информации, и вещи не могут быть расставлены по приоритетам».
-Настройщик претензий
«Наши самые большие проблемы возникают из-за решения сложных проблем с расплывчатым руководством. В этих условиях общение и сотрудничество необходимы, но часто отсутствуют ».
-Директор по стратегии
«Кажется, что приоритеты меняются в зависимости от того, с каким менеджером вы разговариваете. Это оставляет команду неуверенной, куда направить нашу энергию ».
-Техник
Почему это проблема
Готовы к суровой правде? Gallup обнаружил, что только 13% сотрудников полностью согласны с тем, что руководство эффективно взаимодействует с остальной частью организации.
Более того , по данным Gartner, неадекватная коммуникация и несогласованные сообщения напрямую вызывают у сотрудников усталость от изменений .
Как руководитель проекта вы несете ответственность за доведение до вашей команды целей организации, требований проекта и изменения приоритетов. Ваша команда несет ответственность за выполнение поставленных перед ними задач. Когда им приходится прекращать работу, чтобы искать информацию и просить дополнительных разъяснений или рекомендаций, это отнимает время, которое у них есть на самом деле для выполнения работы.
Как это преодолеть
Выполните эти три действия, чтобы улучшить коммуникацию по своим проектам:
- Согласуйте с высшим руководством общее сообщение, прежде чем каскадное общение по всей организации, и задокументируйте это сообщение и план развертывания, чтобы руководители были на одной странице.
- Помните, что эффективное общение предполагает слушание, а не просто рассказ. Добейтесь взаимопонимания, открыв каналы связи и петли обратной связи по всей организации, а затем действуйте в соответствии с полученной вами обратной связью.
- Признавайте, когда планы меняются, и признавайте ошибки . Это важно для наращивания социального капитала и создания культуры доверия - отличительной черты высокопроизводительных команд.
Как программное обеспечение может помочь
Используйте программное обеспечение для управления проектами (PM), чтобы централизовать документацию и организовать всю коммуникацию по проекту. Это обеспечивает отслеживание изменений и повышает прозрачность определения приоритетов задач.
Проблема № 2: неточные оценки времени выполнения задачи
«Оценки времени для задач в лучшем случае оптимистичны, что заставляет мою команду выполнять работу, которая реально должна быть предусмотрена в бюджете, на 25-50% больше времени для адекватного завершения».
-Консультант-менеджер
«Трудно завершить проекты в сроки, установленные людьми, которые не принимают активного участия в работе, необходимой для завершения проектов. У них нереалистичные ожидания относительно того, как быстро может быть завершен проект ».
-Научный сотрудник
«Я думаю, что это довольно распространенная проблема среди людей. Согласно заблуждению планирования, люди склонны недооценивать, сколько времени займут проекты и сколько они будут стоить, независимо от прошлого опыта ».
-Системный аналитик
Почему это проблема
Последняя цитата выше точно попадает в цель. Люди склонны недооценивать затраты, время и риск, переоценивая выгоды, даже если у них есть опыт обратного. Когда команды и руководители не могут точно учесть время, необходимое для выполнения различных задач, это приводит к перерасходу средств в рамках проекта.
Неточные оценки времени выполнения задачи часто являются признаком более серьезной проблемы: руководители не понимают оптимального использования ресурсов или критической точки производительности.
Согласно Gartner, существует золотая середина между недоиспользованием и перегрузкой на отметке 70-80%. Работа проектных групп с коэффициентом загрузки более 80% снижает эффективность сотрудников и фактически стоит вашей организации время и деньги.
Как это преодолеть
Чтобы получить более подробное представление о взглядах Gartner, перейдите к нашей статье, в которой рассказывается об их исследованиях . Чтобы получить краткое изложение нашего пятиэтапного плана действий по достижению оптимального использования ресурсов, не смотрите дальше:
- Начните отслеживать время и оценивать уровень усилий
- Выявление узких мест (ролей или навыков, дефицитных, но востребованных, которые определяют поток работы)
- Рассчитайте готовность к работе над проектом и загрузку 80%
- Установите пороги для проектных команд
- Планируйте на 80% и управляйте на 80%, чтобы выполнить 100% запланированной работы
Как программное обеспечение может помочь
Избавьтесь от догадок при оценке уровня усилий и резко повысьте точность оценки времени выполнения задачи, инвестировав в программное обеспечение для отслеживания времени . Если у вас ограниченный бюджет, ознакомьтесь с этими бесплатными вариантами с самым высоким рейтингом , которые высоко оцениваются менеджерами проектов.
Проблема № 3: Плохое управление рабочим процессом
«У нашей компании слишком много рук. Без [способности] уверенно знать, за кем остается последнее слово, все думают, что у них есть свобода действий, которая не [] столь велика, как они думают. В некоторых случаях это создает хаос и часто вызывает путаницу относительно того, кто и что может делать ».
-Помощник управляющего
«Все настолько заняты своими задачами, что у них мало времени, чтобы беспокоиться о рабочем процессе и общении. … Мы получаем неформальный и бессистемный рабочий процесс и общение, что приводит к ошибкам, разочарованию и плохим результатам ».
-Менеджер по веб-развитию
«Чтобы быть эффективным и действенным, необходим порядок в рабочем процессе и открытое общение, соответствующее установленным нормам. Обычно все начинается правильно, а затем люди идут своим собственным путем, и все становится запутанным ».
-Старший сотрудник по маркетингу
Почему это проблема
Растет заблуждение, что планирование и процессы исключают друг друга с точки зрения «выполнения работы». Это было популяризировано ложным представлением о том, что «быть гибким» означает «не планировать» ( что далеко от истины ).
Хотя тяжелые команды могут иногда становиться слишком жесткими в своем подходе, решение вовсе не отбрасывает рабочие процессы и процессы.
Управление рабочим процессом - это важный компонент планирования, который упрощает управление изменениями, когда проекты отклоняются от первоначальных планов. Рабочие процессы помогают обеспечить прозрачность и повысить подотчетность, поскольку команды знают, за что они несут ответственность, кто подписал это соглашение и что будет дальше.
Неспособность установить рабочие процессы приводит к несогласованности в выполнении, а также к неэффективному общению.
Как это преодолеть
Перефразируя Эйзенхауэра, «планы бесполезны, но планирование - это все».
Вот несколько рекомендаций по улучшению управления рабочим процессом в вашей команде:
- Во время планирования проекта создайте визуальный рабочий процесс с графиком, процессом и критическим путем проекта.
- Выявите узкие места и оставьте слабые места в системе, чтобы учесть задержки.
- Во время выполнения проекта используйте программное обеспечение PM для организации задач / действий и планирования этапов рабочего процесса, чтобы пользователи могли сразу видеть, каков статус каждой задачи, кому она назначена и куда (и кому) она переходит дальше.
Как программное обеспечение может помочь
Существуют различные инструменты, которые можно использовать для отображения рабочих процессов и критического пути проекта (например, диаграммы Ганта ), а также решения, помогающие автоматизировать этапы рабочего процесса . Последний будет включать в себя функции для настройки рабочего процесса, управления процессом утверждения и управления задачами.
Дополнительные проблемные области управления проектами, за которыми следует следить
По мнению респондентов, перечисленные выше три проблемы являются основными проблемами, с которыми сталкиваются проектные команды. Но любой хороший руководитель проекта знает, что исправление этих трех областей, конечно, не касается всех ваших основ.
Есть множество вещей, за которыми нужно следить, чтобы убедиться, что производительность вашей команды не пострадает, в том числе:
- Слишком много встреч (названо ключевой проблемой 20% респондентов)
- Слишком много писем (по мнению 18% респондентов, как основная проблема)
Будьте в курсе этих проблем, проводя проверки работоспособности, чтобы увидеть, как количество встреч и электронных писем влияет на способность вашей команды выполнять свою работу. Эта проверка может быть такой же простой, как регулярный опрос, чтобы получить честную обратную связь о том, насколько эффективно руководители проектов используют встречи и электронную почту для общения с командой.
