Быть менеджером проекта непросто.

Вам необходимо преодолеть серьезные проблемы в ваших усилиях по обеспечению ценности проекта, включая смещение объема работ, управление временем , удержание команд на одной странице и многое другое.

Контроль и управление этими проблемами может казаться работой на полный рабочий день. И для руководителей проектов в крупных организациях это часто бывает.

Однако, если вы отвечаете за проекты в малом или среднем бизнесе (SMB), «менеджер проекта» часто является лишь одной из ваших многочисленных шляп и мантии, которые вы приняли без какого-либо формального обучения или сертификации по управлению проектами.

Это означает, что вам придется работать намного усерднее, чтобы все тарелки вращались, - балансирующее действие, которое затрудняет выявление и исправление проблем управления проектами.

Если не обратить внимание на эти проблемы, они могут стать снежным комом, рискуя не только вашей способностью обеспечивать ценность проекта, но и вашей способностью достигать бизнес-целей.

Как отмечает Марк Лэнгли, президент и генеральный директор Project Management Institute, в отчете Pulse of the Profession за 2018 год :

Если вы просто справляетесь с точки зрения управления проектами или, что еще хуже (плохо умеете держать все эти тарелки в рабочем состоянии), вы ставите под угрозу способность своего бизнеса достигать стратегических целей .

Прежде чем эти пластины рухнут на пол, прочтите, чтобы узнать у трех ваших коллег, которые определили и преодолели свои собственные проблемы управления проектами.

Лиз Тереза ​​- основательница LizTheresa.com, фирмы, занимающейся онлайн-маркетингом и дизайном, - активным сторонником найма умных людей, которые могут побудить вас работать лучше, а не усерднее. Но так было не всегда.

Вначале она сама управляла своим агентством. Но после четырех лет, потраченных на выполнение 100% работы, она достигла предела:

Поэтому она решила внести изменения, начав с найма команды, которая поможет взять на себя эту нагрузку.

 Решение: как  и многие предприниматели, переходящие из команды из одного человека в команду из нескольких, Тереза ​​поняла, что балансировка ее рабочей нагрузки заключается не только в найме большего количества членов команды, но и в том, чтобы научиться доверять своей команде в достаточной степени, чтобы делегироватьзадачи .

Проведя аудит своих обязанностей, она обнаружила несколько действий, которые лучше поручить члену команды, несмотря на ее первоначальное сопротивление передаче дел.

«Задачи разработки, на которые у меня ушло шесть часов, теперь занимают шесть минут, потому что [разработчик] находится в их зоне, а это напоминает мне оставаться в своей зоне», - говорит Тереза.

Поскольку ее команда распределена, они используют различные инструменты, чтобы оставаться на связи:

• Ежемесячные конференц-звонки
• Slack : повседневное общение
• Basecamp : централизованное управление задачами

Задачи в Basecamp ( Источник )

 Результаты:  аудит рабочего времени Терезы сэкономил ей до девяти часов в неделю. Другими словами, она вернула себе весь рабочий день, делегируя задачи, которые не требовали ее особого надзора.

Флинн Зайгер, генеральный директор Online Optimism, агентства цифрового маркетинга, знает, что общее понимание того, что считается приоритетом, является основополагающим для успеха. Но иногда требуется катализатор, например, когда ваш бизнес переживает период быстрого роста, чтобы понять, что вам нужны другие и / или дополнительные инструменты для обеспечения такой же степени прозрачности.

Когда Зайгер основал агентство в 2012 году, они полагались на электронную почту и личные беседы для общения - как это делают многие стартапы и малые предприятия.

Но потом компания начала быстро расти. Чем больше было нанято сотрудников и образовано отделов, тем труднее Зайгеру становилось отслеживать, что происходит, а сотрудникам - следить за тем, что он хотел от них делать.

 Решение:  после исследованиярешений Зайгер и его команда решили инвестировать вSlack, чтобы упростить коммуникацию, иAsana, чтобы улучшить управление рабочей нагрузкой.

Вот подробное описание того, как его команда использует эти инструменты:

• Slack : создавайте каналы для разных проектов и тем и привлекайте членов команды, которые должны участвовать в разговоре. Делитесь файлами, общайтесь в реальном времени и делайте выводы. В качестве дополнительного бонуса беседы представлены в знакомом формате, и за ними легче следить, чем за длинными цепочками писем.

Асана : назначайте проекты, задачи и сроки выполнения, чтобы сотрудникам было легко следить за элементами действий и отмечать их по завершении. Инструмент автоматически объединит задачи в список дел на основе крайних сроков, чтобы помочь пользователям расставить приоритеты в своей работе.

Кроме того, эти инструменты интегрируются друг с другом, поэтому пользователи могут получать уведомления в Slack, когда задача в Asana создана или завершена.

Зайгер и его команда также создали особые «правила», которые помогают регулировать использование инструментов. Например, все задачи, которые занимают больше одной минуты, назначаются в Asana, а более крупные проекты запрашивают электронное письмо от команды в дополнение к назначению.

Как руководитель проекта, Зайгер также использует информационную панель в Asana, чтобы контролировать работу, выполняемую в этот день и / или неделю, и контролировать рабочую нагрузку сотрудников, чтобы избежать узких мест.

Панель управления проекта в Asana ( Источник )

 Результаты:  агентство Зайгера утроило штат сотрудников, занятых на полной ставке, менее чем за два года, и Зайгер считает, что их программное обеспечение для управления проектами способно справиться с таким ростом, удерживая всех при выполнении задач и гарантируя, что элементы действий не будут упущены из виду.

Кроме того, он отмечает, что ежедневная экономия времени, которую обеспечивают эти инструменты, является огромным положительным моментом.

«У нас все еще есть встречи, - говорит Зайгер. «Но нам не нужно планировать столько встреч, когда каждый в моей команде может сразу же задавать вопросы и отвечать на них».

Андерс Томсен, генеральный директор NoMore, агентства, предоставляющего услуги PowerPoint для консультантов по управлению, признает, что наличие достаточного количества времени - самая серьезная проблема, с которой каждый день сталкивается бизнес. Связанная проблема? Тратить время на малоценные проекты.

По словам Томсена, через шесть месяцев после запуска агентства они начали более 20 параллельных усилий по развитию бизнеса. И, несмотря на то, что это были разумные идеи, эти проекты оказали очень ограниченное влияние.

Во время заседания консультативного совета один из членов спросил: «Как вы проводите время и что оказывает наибольшее влияние?», - вспоминает Томсен.

 Решение:  чтобы команды выполняли проекты, которые согласованы с бизнес-стратегией и способствуют ее реализации, Томсен каждые два года проводит встречи по стратегии с главным операционным директором и директором по маркетингу агентства для обсуждения общих бизнес-приоритетов на следующие шесть месяцев.

Затем они устанавливают общие цели и выбирают конкретные проекты для выполнения за это время. При выборе инициатив для реализации они учитывают следующее:

• Ожидаемое влияние на шестимесячную целевую область
• Осуществимость
• Время выполнять
• Риск

В течение этих шести месяцев они внимательно следят за каждой инициативой в электронной таблице и отслеживают указанные выше переменные, а также статус проекта, кто чем владеет и любые следующие шаги.

По словам Томаса, во время выполнения проекта все отделы проводят ежедневные схватки для обсуждения узких мест и проверки общего прогресса. Кроме того, они проводят еженедельные собрания компании для обсуждения результатов прошлой недели и целей на следующую неделю.

Его команды используют различные инструменты, чтобы быть в курсе задач и прогресса проекта:

• Электронная почта: для несрочной разовой связи.

Slack : все, что срочно (что-либо, связанное с клиентом или то, что мешает вам работать).

Trello : для идей, ошибок и т. Д.

Zendesk Guide : для получения любой информации, которая может иметь отношение к будущим сотрудникам (не разовая), например, «как работать с новыми клиентами, запрашивающими NDA».

Настройка интеграции Zendesk в Slack ( исходный код )

 Результаты:  после внедрения этих инструментов и процессов агентство Томаса значительно увеличило свои доходы и достигло безубыточности через 18 месяцев с командой всего из десяти человек. С тех пор команда и бизнес продолжали расти.

NoMore также добился значительного увеличения своей чистой промоутерской оценки среди клиентов - примерно с 20% до 80% за последний год, сохранив при этом 100% рост своего бизнеса.

Дополнительные ресурсы для руководителей проектов

Независимо от того, являетесь ли вы менеджером проекта на полную ставку или руководителем бизнеса, берущим на себя обязанности руководителя проекта, всем нам может понадобиться небольшая помощь в преодолении ключевых проблем управления проектами.

Описанные выше решения являются тремя примерами того, как ваши коллеги научились балансировать рабочие нагрузки, предотвращать выпадение задач и согласовывать проекты с бизнес-стратегией.

Но каждый день профессионалы проекта сталкиваются с множеством проблем. Расскажите мне в комментариях ниже, в чем заключаются ваши самые большие проблемы при управлении проектами, и мы сможем вместе придумать решения.

Мы публикуем новые исследования каждую неделю, поэтому не забудьте подписаться на наш блог по управлению проектами, чтобы быть в курсе последних тенденций в области технологий управления проектами.

Примечание: информация, содержащаяся в этой статье, была получена из источников, которые считаются надежными. Выбранные приложения являются примерами, показывающими функцию в контексте, и не предназначены для одобрения или рекомендаций.