Системы программного обеспечения для расчета заработной платы обладают множеством функций, но именно они повлияют на ваш бизнес больше всего.

Если вы нанимаете людей, им нужно платить за их работу. Это большое дело.

Уже по этой логике программное обеспечение для расчета заработной платы часто является одной из первых технологических закупок, которые новые предприятия делают для оптимизации этого важного процесса. Но с этим изменением связана потенциальная опасность: не обладая опытом и знаниями, владельцы малого бизнеса могут по ошибке купить систему, которая не подходит.

Вот почему вам следует обратить особое внимание на перечисленные здесь функции программы расчета заработной платы во время поиска. Эти функции могут не быть основными драйверами вашей покупки программного обеспечения для расчета заработной платы, но они, вероятно, являются теми, которые, возможно, больше всего отличают продукты и окажут наибольшее влияние на ваш бизнес.

Давайте погрузимся.

1. Прямой депозит

Почему прямой депозит важен

Прямой депозит гарантирует, что деньги с банковского счета вашей компании будут поступать напрямую (видите, что я там делал?) На банковские счета ваших сотрудников.

Это самый распространенный и предпочтительный способ выплаты заработной платы не зря. Во-первых, прямой депозит более безопасен - нет риска потерять чек по почте или подвергнуть себя дорогостоящему мошенничеству с подделкой чека (что может привести к убыткам, превышающим 150 000 долларов США ).

Это также дешевле и позволяет людям быстрее получать средства, что, несомненно, оценят ваши сотрудники. Наконец, прямой депозит гарантирует, что у вас будет цифровая запись каждой транзакции для бухгалтерских целей.

Список транзакций прямого депозита в Payroll by Wave ( Источник )

На что обращать внимание при сравнении функций прямого депозита

Хотя прямой перевод обычно дешевле, чем другие способы оплаты, он не бесплатен. Банки могут взимать плату за установку в размере от 50 до 149 долларов , а также обычно взимается комиссия за транзакцию в размере от 1 до 2 долларов. Продавцы знают об этом, и многие с радостью покрывают эти расходы, но просят убедиться.

2. Налоговая отчетность

Почему налоговая декларация важна

Функция налоговой отчетности в программном обеспечении для расчета заработной платы позволит вам рассчитать местные, государственные и федеральные налоги, которые должен ваш бизнес, подать налоговую декларацию и сгенерировать формы W-2 и 1099 для ваших сотрудников.

Это важно, потому что налоги представляют собой значительные невозвратные затраты для малого бизнеса не только во времени, но и в деньгах. Шестьдесят три процента ежегодно тратят более 1000 долларов на федеральное налоговое администрирование - и это без учета фактических налогов, которые они должны. Любая экономия, которую вы можете получить, объединив свои потребности в заработной плате и налоговой отчетности в один пакет, того стоит.

И если вы сами платите налоги, знайте, что любые ошибки могут привести к задержке вашего возврата или, что еще хуже, получить аудит от IRS. Никто этого не хочет, поэтому лучше всего иметь программное обеспечение для проверки.

Создание сотрудников W-2 в расчете заработной платы CheckMark ( Источник )

На что обращать внимание при сравнении характеристик подачи налоговой декларации

Если у вас есть удаленная рабочая сила или вы работаете на международном уровне, вам следует спросить поставщиков программного обеспечения для расчета заработной платы об их вариантах подачи налоговой декларации в разных штатах и ​​странах. Они могут сильно отличаться от продукта к продукту.

Вы также можете заплатить за то, чтобы налоговые эксперты в вашем учреждении по начислению заработной платы подали ваши налоги за вас. Этот вариант обычно называется «расчет заработной платы с полным комплексом услуг».

3. Управление соблюдением требований

Почему так важно соблюдение нормативных требований

Дело не только в вас: законы о занятости становятся все более сложными. Закон о сокращении налогов и занятости от 2017 года уже внес ряд изменений, и если когда-нибудь будет принято новое правило сверхурочной работы , это нанесет еще больший ущерб платежным ведомостям.

Вместо того, чтобы беспокоиться обо всем этом в одиночку, позвольте вашему программному обеспечению для расчета заработной платы помочь вам. Функции управления соответствием могут автоматически обновлять ваше программное обеспечение, когда вступают в силу какие-либо изменения в местном, государственном или федеральном трудовом законодательстве, чтобы обеспечить соответствие ваших записей рабочего времени, данных о заработной плате и налоговых деклараций законам в вашем регионе.

Обновления соответствия заработной платы в Workday Payroll ( источник )

На что обращать внимание при сравнении функций управления соответствием

Функция, которую мы называем «управление соответствием», может фактически запускать весь спектр от цифрового справочника, к которому пользователи должны обращаться вручную, до встроенных учебных курсов по соответствию, в зависимости от поставщика. Да, это сбивает с толку.

Но лучшие функции управления соответствием, как правило, работают в фоновом режиме - обновляя правила в вашей системе, чтобы автоматически отмечать несоответствующие записи и объяснять, как вам нужно исправить их при каждом запуске расчета заработной платы. Спросите поставщиков, предлагают ли они такую ​​возможность.

4. Самообслуживание сотрудников (ESS)

Почему ESS важен

Вы хотите тратить свое драгоценное время на загрузку программного обеспечения для расчета заработной платы каждый раз, когда у сотрудника возникает вопрос о его зарплате или он хочет обновить свою контактную информацию? Я так не думал.

ESS может снять с вашей тарелки значительное бремя расчетов по заработной плате. Предоставляя вашим сотрудникам собственный логин в ваше программное обеспечение для расчета заработной платы для выполнения некоторых из этих важных задач по расчету заработной платы, ESS также дает им важный уровень автономии.

Просмотр квитанции о зарплате на смартфоне в Zenefits ( Источник )

На что обращать внимание при сравнении функций ESS

Мобильность здесь обязательна, поэтому независимо от того, предлагает ли ваш поставщик автономное приложение для смартфона или просто веб-сайт, оптимизированный для мобильных устройств, убедитесь, что работа интуитивно понятна и не слишком утомительна. В противном случае ваши сотрудники будут просто приставать к вам по всем своим запросам.

Кроме того, спросите, насколько глубоко вы можете настроить разрешения пользователей, чтобы работникам не был случайно предоставлен доступ к конфиденциальным данным о заработной плате.

5. Интеграция бухгалтерского учета и учета рабочего времени

Почему важны интеграции бухгалтерского учета и учета рабочего времени

Благодаря интеграции программного обеспечения для расчета заработной платы с бухгалтерским программным обеспечением , каждый раз, когда вы выполняете расчет заработной платы, эта транзакция автоматически вводится в вашу главную бухгалтерскую книгу.

Та же самая логика применима к интеграции с отслеживанием времени. Каждый раз, когда сотрудник регистрирует смену или отправляет свои часы в ваше программное обеспечение для учета рабочего времени , эти данные будут автоматически перенесены в ваше программное обеспечение для расчета заработной платы.

Хотя технически это две функции, обе эти интеграции выполняют одно и то же: устраняют необходимость выполнять утомительный ввод дублирующих данных. Эти интеграции не только экономят ваше время, но также могут значительно снизить количество ошибок, возникающих при переносе данных вручную из одной системы в другую.

Настройка интеграции учета в Zoho Payroll ( Источник )

На что обращать внимание при сравнении интеграции учета и учета рабочего времени

Это должно быть очевидно, но если у вас уже есть система учета или учета рабочего времени, спросите поставщиков платежных ведомостей, могут ли они легко интегрироваться с этими платформами.

Если у вас нет ни одной из этих систем, поговорите с поставщиками заработной платы о любых партнерских отношениях, которые у них есть. Скорее всего, вы снова и снова будете слышать краткий список систем, дающий вам некоторые рекомендации о том, с чего начать поиск.

Загрузите нашу карту показателей по функциям программного обеспечения для расчета заработной платы

При таком большом количестве программ для расчета заработной платы на рынке легко поддаться ложному предположению, что все эти продукты одинаковы. Заработная плата - это платежная ведомость, верно?

Но это опасное мышление. Эти варианты могут кардинально отличаться друг от друга, и если вы не будете усердны во время поиска, вы можете получить программное обеспечение, которое включает в себя функции, которые вам не нужны, и в которых отсутствуют функции, которые есть у вас.

Чтобы помочь, мы создали бесплатный шаблон оценочной карты программного обеспечения для расчета заработной платы, который включает в себя все упомянутые здесь функции. Загрузите его сейчас, а затем либо распечатайте, либо заполните на своем компьютере, когда будете демонстрировать различные программные продукты для расчета заработной платы .

Заинтересованы в дополнительной информации и исследованиях о программном обеспечении для расчета заработной платы? У нас это тоже есть. Ознакомьтесь с этими дополнительными ресурсами:

• 3 важные тенденции в отрасли расчета заработной платы, за которыми стоит следить в 2019 году

Примечание. Приложения, выбранные в этой статье, являются примерами для демонстрации функции в контексте и не предназначены для одобрения или рекомендаций. Они были получены из источников, которые на момент публикации считались надежными.