Гибкие условия работы становятся все более необходимыми, но они сопряжены с внутренними проблемами. Следуйте этим рекомендациям, чтобы настроить свои команды на успех.

Если вы менеджер проекта, вопрос не в том, а когда вас попросят управлять удаленной командой. Фактически, если вы читаете это и еще не возглавляли удаленную команду, я хотел бы услышать вашу историю. Вы работаете на антарктической нефтяной вышке? Вы путешественник во времени из 1950-х годов?

Удаленная работа становится новой нормой. С улучшенными технологиями, растущими транспортными расходами и возможностью распространения вирусов причины для удаленной работы начинают перевешивать причины совместной работы на месте.

Гибкий график работы (FWA) также является важным инструментом для найма и удержания сотрудников. И если ваш гибкий вариант работы не так привлекателен, как у конкурентов, сотрудники не останутся без дела:

Исследование Gallup показало, что 54% ​​сотрудников ушли бы на работу, которая предлагала им гибкий график работы, а 37% ушли бы на работу, которая предлагала бы возможность работать удаленно, по крайней мере, неполный рабочий день.

Однако расстояние во времени и месте значительно усложняет проекты, требуя методов, инструментов и навыков межличностного общения, которые могут выходить за рамки традиционной компетенции менеджера проекта.

Поскольку гибкий график работы срочно становится требованием при приеме на работу, руководителям проектов необходимо быстро и быстро приступить к работе.

У вас нет технологий для удаленной работы? Это проблема. Только 8% респондентов недавнего опроса Platforms заявили, что они не могут работать удаленно из-за отсутствия технологий. Если вы одна из этих компаний, обновите свои инструменты для совместной работы и веб-конференций как можно скорее.

В этой статье мы выделим пять проблем, присущих руководству удаленными командами и / или распределенными работниками, и предложим рекомендации, как менеджеры могут помочь своим командам их преодолеть.

Мы также поделимся советами специалистов по проектам, которые в настоящее время возглавляют удаленные команды, чтобы вы могли услышать от других бизнес-лидеров и менеджеров, как они решают эти проблемы.

Продолжайте читать, чтобы получить подробный анализ этих передовых практик и способы преодоления проблем, связанных с каждым из них.

1. Координация работы в разных часовых поясах.

 ПОЧЕМУ ЭТО ПРОБЛЕМА:  занятие одного и того же физического местоположения (лично или с помощью видео) позволяет сотрудникам спонтанно общаться и сотрудничать, тогда как координация в разных часовых поясах требует более осмотрительности и планирования.

Только в США существует шесть разных часовых поясов. В зависимости от того, где находятся сотрудники по всему миру, более чем вероятно, что некоторые из них начнут свой рабочий день так же, как другие заканчивают свой.

 КАК ПРЕОДОЛЕТЬ ЭТО:  Установите ожидания и основные правила и используйте инструменты для совместной работы.

Инструменты для совместной работы позволяют общаться в режиме реального времени, независимо от того, где находятся сотрудники. Конечно, сложно обеспечить одновременное присутствие членов команды в сети, не прося кого-то поработать сверхурочно. Вместо этого стремитесь к дублированию графика.

Во-первых, задокументируйте местонахождение сотрудников, часовые пояса и типичные часы работы. Затем выделите часы перекрытия для сотрудников. Сделайте так, чтобы информацию о наложении расписания было легко найти - разместите ее на общей доске обсуждений или закрепите в общем календаре - и постоянно обновляйте.

Например, если Джейк находится в Остине, штат Техас, а Джейн - в Барселоне, Испания, сообщите им, что, если им нужно сотрудничать, они должны назначить встречи, звонки и т. Д. Между 8:00 и 11:00 по центральному поясному времени, что в Испании - с 15:00 до 18:00.

Во-вторых, не предполагайте, что кто-то знает географическое положение другого человека. Подумайте о том, чтобы сотрудники указали свое местоположение и часовой пояс в качестве статуса в вашем инструменте совместной работы, особенно если они путешествуют или работают за пределами своего обычного местоположения.

Установка вашего местоположения в качестве статуса в Slack

Сотрудничество в разных часовых поясах также повлияет на продолжительность задачи, и вам следует соответствующим образом планировать проекты.

Например, если задача, по оценкам, занимает четыре часа, но Джон (Остин, Техас) и Джейн (Барселона, Испания) должны работать вместе над ней, эти четыре часа, возможно, придется распределить на два дня из-за ограниченное дублирование рабочего времени.

2. Воспитание мышления сообщества без общего местоположения

 ПОЧЕМУ ЭТО ВЫЗОВ:  праздничный торт в столовой, беседа у кулера, командные прогулки, счастливые часы - на каждом из этих мероприятий сотрудники естественным образом взаимодействуют, сближаются и узнают друг друга, что помогает им развить общая культура и чувство общности.

Удаленные сотрудники упускают возможность такого взаимодействия, что затрудняет формирование и поддержание той же общей культуры и мышления сообщества.

 КАК ПРЕОДОЛЕТЬ ЭТО:  И снова программа для совместной работы - полезный инструмент:

• Создавайте специальные цифровые пространства для празднования особых дней (например, дней рождения и рабочих годовщин).

• Проводите мероприятия по сплочению команды, при которых сотрудники не должны находиться в одном месте (например, книжный клуб или виртуальные игры).

• Разошлите периодические проверки, не связанные с работой, чтобы облегчить личное взаимодействие и сближение (например, попросите сотрудников поделиться фотографиями своих домашних животных или спросите о предстоящем отпуске, который им нравится).

Планирование автоматической регистрации в Basecamp ( Источник )

Однако успешное использование технологий для развития мышления сообщества потребует от менеджеров осознанности и личного примера.

Это означает поощрение атмосферы взаимодействия путем исполнения праздничных пожеланий, участия в книжном клубе и включения собственных обновлений, когда они общаются с командой.

Если менеджеры не приложат усилий, то и сотрудники тоже.

3. Эффективное общение без личных подсказок

 ПОЧЕМУ ЭТО ПРОБЛЕМА:  удаленные сотрудники в значительной степени полагаются на письменное общение (электронные письма, прямые сообщения, комментарии и т. Д.) При взаимодействии с менеджерами и коллегами. К сожалению, письменное общение подвержено недопониманию и / или недопониманию.

Мы, люди, общаемся с помощью словесных сигналов, таких как тон и интонация, и даже больше того, что мы общаемся с помощью невербальных сигналов, таких как выражение лица и язык тела.

Мы также склонны ошибаться в сторону краткости больше при письменном общении, чем при личном общении. И, несмотря на то, что это хорошая практика, краткость не всегда приводит к пониманию

 КАК ПРЕОДОЛЕТЬ ЭТО: Это довольно просто - максимально облегчить личное  общение с помощью видеоконференцсвязи :

• Всегда проводите встречи один на один по видео. Это важно не только для менеджеров, чтобы выразить то, что они думают о производительности сотрудников, но и для менеджеров, чтобы узнать, что они чувствуют на основе их вербальных и невербальных сигналов. Например, менее чем уверены в предстоящем проекте, начинают ли они выгорать и т. Д.

• При проведении групповых встреч попросите всех сотрудников - как находящихся в одном месте, так и удаленных - подключиться к видеозвонку, а не размещать сотрудников вместе в конференц-зале. Это гарантирует, что все воспринимают встречу одинаково: удаленные и совместные сотрудники могут участвовать в обсуждении одинаково, слышать и реагировать на словесные сигналы, а также видеть невербальные сигналы и отвечать на них, не ставя удаленных сотрудников в невыгодное положение.

Видеоконференцсвязь с использованием Skype ( Источник )

Почти 50% респондентов недавнего опроса Platforms об удаленной работе заявили, что они не работают удаленно, потому что их работа требует личного сотрудничества. Так что, если вы сможете обеспечить такой же уровень сотрудничества с помощью технологий, вы решите серьезную проблему.

4. Использование технологий для общения и сотрудничества.

 ПОЧЕМУ ЭТО ПРОБЛЕМА:  вам необходимо использовать технологии для общения и сотрудничества с удаленными сотрудниками. Фактически, большинство команд используют несколько инструментов для разных нужд. Проблема возникает, когда инструменты накладываются друг на друга.

Например, электронная почта пересекается с инструментами чата, и большинство инструментов чата предлагают видеозвонки, которые пересекаются с программным обеспечением для видеоконференцсвязи.

Если нет четкого понимания цели каждого инструмента или если вы предполагаете, что люди будут использовать инструмент так, как вы хотите, вы настраиваете удаленных сотрудников на сбой.

 КАК ПРЕОДОЛЕТЬ ЭТО:  Во-первых, ничего не предполагайте. Лучше открыто высказывать свои ожидания и уточнить, чем заставлять людей гадать, как вам нужно или хотите, чтобы они использовали инструменты, имеющиеся в их распоряжении.

Во-вторых, не путайте правила настройки с недостатком доверия. Рекомендации предлагают предсказуемость, которая поможет создать доверие, а не подорвать его.

Разработайте план коммуникации и иерархию инструментов, а затем примите соответствующие меры для обеспечения соблюдения этих рекомендаций. Если кто-то отправит вам электронное письмо о проекте, над которым он работает, попросите его передать свой вопрос в ваш инструмент для совместной работы или программное обеспечение для управления проектами, чтобы все сообщения, связанные с проектом, хранились в одном месте.

Ваш план коммуникации и рекомендации по использованию инструментов должны учитывать:

• Желаемая частота общения . Как часто вы ожидаете получать известия от удаленных сотрудников и как часто они должны получать сообщения от вас?

• Какой инструмент им следует использовать для какого типа общения . Например: используйте чат для всего, что не является срочным или неформальным, используйте электронную почту для более официальных запросов и ведите все разговоры, связанные с проектом, в вашем общем инструменте PM.

5. Определение сотрудников, подходящих для удаленной работы.

 ПОЧЕМУ ЭТО ВЫЗОВ:  Так же, как для эффективного руководства удаленной командой требуются определенные методы, инструменты и мягкие навыки, удаленная работа требует уникального сочетания трудовой этики, технической смекалки и личных качеств.

Хороший сотрудник в офисе может не подходить для удаленной работы. А если они не подходят, их неэффективность может повлиять на продуктивность остальной части команды.

 КАК ПРЕОДОЛЕТЬ ЭТО:  Работайте вместе с человеческими ресурсами (HR), чтобы гарантировать, что вы нанимаете нужных людей для удаленных ролей.

Представьте HR список качеств, на которые они должны обратить внимание при отборе кандидатов. Они могут использовать оценочную карточку кандидата для ранжирования или оценки компетентности кандидатов в этих областях, а затем представить вам кандидатов с наивысшими баллами для следующего раунда собеседований.

Во время собеседований менеджеры могут спросить кандидатов, как они будут справляться с внутренними проблемами, которые мы обсуждали выше, и как они справятся с ними.

Качества, на которые следует обратить внимание при оценке кандидатов на удаленные должности, включают:

• Они активны, саморегулируются и способны выполнять свою работу без надзора.

• Они понимают, что удаленная работа может быть одинокой, и принимают меры, чтобы не чувствовать себя изолированными.

• Они понимают, что рабочее зрение требует чрезмерного общения, и не считают это бременем.

• Они знают, что при удаленной работе часто возникают недопонимания и неверные толкования, и не боятся задавать вопросы или уточнять смысл и намерения.

• Им комфортно полагаться на технологии для общения, и они не думают, что рекомендации по правильному использованию инструментов являются мелким менеджментом или указывают на недостаток доверия.

Карточка кандидата для телефонного собеседования в программном обеспечении для набора персонала Greenhouse ( Источник )

Ресурсы для руководителей проектов, возглавляющих удаленные команды

Следование нашим рекомендациям, приведенным выше, может помочь вам преодолеть неотъемлемые проблемы, связанные с руководством удаленной командой, и выявить предупреждающие знаки , указывающие на то, что ваши удаленные сотрудники не взаимодействуют эффективно.

Чтобы помочь вам найти подходящие инструменты для совместной работы для вашей команды, перейдите в наш каталог продуктов, где вы можете отфильтровать их по точным возможностям, которые нужны вашей команде, или по средней оценке пользователей (т. Е. Три звезды из пяти).

Наконец, учитесь у своих сверстников. Ниже приведены советы бизнес-лидеров и менеджеров, отвечающих за удаленные команды, которые помогут вам внедрить эффективные передовые практики в вашей организации.

Ким Тернейдж - директор по консультированию по вопросам лидерства в Talent Plus, Inc. , удаленный менеджер, отвечающий за 15 консультантов по лидерству. Половина команды работает в штаб-квартире, а половина - дома. У них есть члены команды во всех часовых поясах США, а также в Сингапуре.

При приеме на работу:

Использование технологий для общения:

Шилонда Даунинг - основательница Virtual Work Team , онлайн-бизнеса, обеспечивающего административную поддержку корпораций.

При приеме на работу:

Использование технологий для общения:

Дэвид Джексон - генеральный директор Fullstack Labs , консалтинговой компании из 50 человек, около половины команды которой работает удаленно.

Установка рекомендаций для удаленных сотрудников:

Использование технологий для общения:

Методология

Опросы Platforms Remote Work Surveys, ноябрь 2019 г.

Опрос удаленной работы, упомянутый в этой статье, был проведен Platforms в ноябре 2019 года среди 912 респондентов, которые сообщили о полной занятости в США. Последующий опрос был проведен в ноябре 2019 года среди 394 респондентов, которые сообщили о полной занятости в США, 140 из которых сообщили, что не работают удаленно на постоянной основе.

Примечание: информация, содержащаяся в этой статье, была получена из источников, которые считаются надежными. Выбранные приложения являются примерами, показывающими функцию в контексте, и не предназначены для одобрения или рекомендаций.