Моя работа как писателя по организации мероприятий и влиятельного лица - направлять эту отрасль в наиболее продуктивном и инновационном направлении. В этой связи настало время, чтобы я выступил от имени индустрии мероприятий, чтобы выявить методы (или их отсутствие), которые сдерживают его.

Я знаю, это может быть удивительно для некоторых из вас, но я обещаю, что это все к лучшему. Мы все время от времени сопротивляемся переменам. Изменения - это ново, страшно и уводит нас из зоны комфорта.

Это пять худших вещей, которые организации делают для планирования и продвижения своих мероприятий.

1. Слишком много социальных сетей

Хотя я уже писал об улучшении вашего присутствия в социальных сетях , важно помнить, что слишком большая активность в социальных сетях создает множество ловушек для вашей стратегии маркетинга мероприятий. Так же, как пить слишком много воды, чрезмерная игра в социальных сетях приводит к слишком большому количеству хорошего.

Несмотря на то, что вы хотите быть уверены в том, что говорите о себе, вы должны сохранять баланс между тем, чтобы быть полезным ресурсом и быть вредителем социальных сетей.

Оптимальные ставки размещения (по данным):

Facebook : от пяти до десяти публикаций в неделю.

Twitter : три твита в день

LinkedIn : одно сообщение в будний день.

Если вы не будете осторожны с тем, сколько вы публикуете о своих мероприятиях, ваши каналы в социальных сетях начнут выглядеть следующим образом:

Подобные действия наносят ущерб вашему взаимодействию в социальных сетях и побуждают ваших подписчиков отписываться от ваших каналов или блокировать их.

2. Забывание подтверждения бронирования с поставщиками

Когда я учился в средней школе, я совершил ошибку, приглашая людей на вечеринку по случаю дня рождения, фактически не рассылая официальных приглашений и не выясняя с друзьями, смогут ли они прийти или нет. К сожалению, как все мы знаем, у людей есть дела, и они не всегда могут вспомнить каждое мероприятие, на которое их пригласили.

Ну, там был мой отец, только не большинство людей, которых я пригласил. По правде говоря, это была моя собственная вина, что я не написал официальных приглашений и не связался с теми, кого я пригласил.

Тот же принцип применим к организаторам мероприятий, которые не тратят время на то, чтобы связаться со своими поставщиками. В то время как поставщики обязаны следить за своими графиками и клиентами, планировщику никогда не помешает сделать дополнительный звонок, чтобы обеспечить точность и посещаемость.

Сколько звонков вы бы совершили, если бы знали, что ваши усилия гарантируют отличный опыт работы с продавцом? Я знаю, что если бы мне пришлось устроить вечеринку снова и снова, я бы приложил все усилия, чтобы поддержать всех, кого я пригласил на свой день рождения.

3. Нет прямой трансляции

Сейчас в прямом эфире транслируется все, от политических митингов до случайных розыгрышей на улице. Все доступные для широкой публики инструменты прямой трансляции оставляют организаторам очень мало оправданий для пренебрежения официальной прямой трансляцией своих мероприятий.

Вы должны не только предлагать официальную прямую трансляцию в социальных сетях, но и поощрять посетителей вашего мероприятия делать то же самое с помощью таких инструментов, как Facebook Livestream .

Прямая трансляция - это идеальный способ дать участникам возможность познакомиться с вашим мероприятием и побудить их зарегистрироваться для участия в следующем.

4. Бумажная регистрация

Серьезно, если вы все еще используете бумажные листы для входа и планшеты, я хочу, чтобы вы выбросили их все сейчас же. Пришло время осознать будущее управления событиями и регистрации, вложив средства в бесплатную или платную систему программного обеспечения для управления событиями .

Системы регистрации на бумаге неэффективны, расточительны, гораздо более подвержены ошибкам и в конечном итоге стоят больше денег, чем использование цифровой системы. Самое близкое к бумаге ваше мероприятие для управления посетителями - это бумажные бирки с именами, и даже это спорно с внедрением технологии RFID .

Программная регистрация событий не только позволяет вам управлять и хранить участников мероприятия без каких-либо физических помех, но также открывает двери для аналитики посетителей и легко создаваемых отчетов о событиях. Вместо того, чтобы тратить все свое время на перенос данных с бумаги на компьютер, у вас будет больше времени для оценки собранных данных.

Присоединяйтесь к нам в эпоху цифровых технологий и откажитесь от бумаги!

5. Слишком много событий в году

Подобно проблеме переполнения ваших учетных записей в социальных сетях, проведение слишком большого количества мероприятий в год изнашивает ваших основных клиентов и влияет на их посещаемость. Хотя вы хотите предоставить потенциальным посетителям широкие возможности для участия в мероприятии, необходимо соблюдать баланс.

Не существует волшебного числа для количества мероприятий, которые ваша организация должна проводить каждый год, поэтому решения должны выноситься на основе явки участников. Вот здесь и пригодится программное обеспечение для управления событиями. С помощью цифрового управления посетителями легко измерить колебания явки на каждом мероприятии, чтобы определить правильное годовое число.

Вывод

Я надеюсь, что этот список вернул вашу организацию на путь праведности, поскольку мы все идем к лучшему управлению мероприятиями в будущем!

Вы согласны с моим списком? Есть ли ошибки, которые мы упустили? Обязательно дайте мне знать в разделе комментариев ниже!