Excel - отличный инструмент, и на самом деле большинство людей используют Excel для некоторых аспектов управления своими проектами. Это полезно для создания списка дел, отслеживания таких вещей, как проблемы и риски, и, например, создания отчетов.

Но Excel может стоить вам денег.

С появлением на рынке новых инструментов для совместной работы и программного обеспечения для онлайн-управления проектами команды уходят от Excel, чтобы управлять проектами, чтобы сэкономить время и деньги. Они обнаруживают, что с повышенной производительностью они могут сосредоточиться на других приоритетах организации, таких как стратегия и изменения, и даже найти способы использовать значительную экономию средств, полученную за счет более эффективного использования программного обеспечения для управления проектами .

Давайте рассмотрим три способа, которыми Excel может навредить вашему бизнесу:

1. Отсутствие функций для совместной работы.

Согласно исследованию McKinsey , каждый из нас тратит до 2,5 часов в день на поиск информации о работе.

Когда вы управляете задачами и командами, вы неизбежно создаете поток разговоров, файлов и обновлений вокруг конкретной задачи. В Excel вы можете добавлять столбцы в строку каждой задачи для добавления заметок, но файлы прикрепляются неуклюже, и разговоры практически невозможны. Таким образом, команды используют альтернативные варианты электронной почты, Slack или Slack, чтобы поговорить о задаче, но затем этот разговор, а также все файлы и вложения теперь теряются в длинных цепочках электронной почты. Поиск важных файлов во всей электронной почте требует времени - почти 10 часов в неделю на человека, - что в сумме приводит к серьезным затратам времени и денег .

Существует лучший способ. Когда вы управляете задачами с помощью программного обеспечения для онлайн-управления проектами, на уровне задачи встроены функции совместной работы, поэтому разговоры можно привязать к задаче. Вложения, такие как файлы, видео и изображения, также могут быть добавлены к задаче. Таким образом, задача содержит историю своего прогресса, и команда может увидеть и поделиться всем этим, просто открыв эту задачу в инструменте, где бы они ни находились. То, что раньше занимало часы, теперь занимает секунды.

2. Отнимает много времени

Excel известен тем, что вызывал разочарование у коллег, когда он вылетал из строя или зависал в режиме прялки, пытаясь обработать большие объемы данных.

Даже когда он работает без сбоев или пользователь является опытным пользователем, Excel все равно занимает слишком много времени, чтобы сделать то, что вы пытаетесь сделать.

Допустим, вы пытаетесь создать отчет о ходе выполнения задачи. Вам часто приходится тратить время на структурирование и очистку данных, чтобы создать правильную таблицу или диаграмму. Когда вам нужно составлять еженедельные отчеты, это может быстро привести к потере времени, которое лучше было бы потратить на другие задачи.

Инструменты онлайн-управления проектами предлагают почти мгновенное создание отчетов, а некоторые даже предлагают панели мониторинга в реальном времени - снимки состояния задачи, состояния бюджета и рабочей нагрузки вашей команды в любой момент времени. Кроме того, поскольку ваша группа может получить доступ к онлайн-инструменту, вам не нужно бегать, запрашивая обновления задач у вашей группы, записывая это в своем документе Excel, создавая отчет, а затем отправляя этот отчет руководителям по электронной почте. Когда член вашей группы обновляет задачу в онлайн-инструменте управления проектами, расписание проекта обновляется автоматически, вам отправляется предупреждение на устройство по вашему выбору, и ваши руководители и группа могут просматривать отчеты, когда они хотят их увидеть.

Теперь у вас есть время сосредоточиться на стратегии и управлении своей командой, а не на управлении ячейками в Excel.

3. Единственная точка отказа

Это называется «единой точкой отказа», когда у вас есть один человек, отвечающий исключительно за критически важные для бизнеса возможности, которые могут угрожать успеху проекта или бизнеса, когда они уйдут. Во многих организациях есть специалисты по Excel. Это человек, на которого полагаются все остальные при составлении отчетов, управлении данными проекта и передаче важных деталей проекта. Но люди уезжают в отпуск, болеют и уходят из организаций - вы не можете позволить себе, чтобы данные вашего проекта шли вместе с ними.

Обучение новых людей требует времени (и денег), и, конечно же, если данные о производительности ваших проектов прерываются, это тоже может стоить вам. Вы можете решить эту проблему, открыв доступ к данным проекта большему количеству людей, что вы можете сделать с помощью программного обеспечения для онлайн-управления проектами.

Большинство компаний-разработчиков программного обеспечения также поддерживают импорт в Excel, поэтому вы можете легко перенести файлы Excel на онлайн-платформу. Но вы не можете этого сделать, если файл потерян или поврежден.

Если раньше программное обеспечение для управления проектами предназначалось только для профессиональных менеджеров проектов, то сегодня многие люди управляют своими проектами в Интернете, внедряя новые способы сотрудничества со своей командой. Согласно McKinsey, при правильном использовании эти новые инструменты для совместной работы и управления проектами «потенциально могут принести от 900 миллиардов до 1,3 триллиона долларов годовой стоимости». И это большая прибыль.

Более?

Как сделать ваши встречи более эффективными? Вы пользуетесь какими-либо из этих советов? Дайте нам знать в комментариях ниже!