Со всеми доступными приложениями и инструментами, которые способствуют онлайн-общению, меня сбивает с толку, почему менеджеры проектов по-прежнему полагаются на электронную почту. Это медленно, гигантская трата времени, и ее трудно отфильтровать.

Многие менеджеры проектов уже отказываются от электронной почты, но все же есть руководители, которые предпочитают использовать электронную почту для управления своими проектами. «Почему», стоящее за этим решением, мне остается неизвестным.

Если вы также используете электронную почту для управления проектами, вот четыре веские причины, по которым вам следует рассматривать ее как AOL 21-го века - полностью устаревшую и неуклюжую. К концу этой статьи вы не только поймете, почему электронная почта является неэффективным инструментом управления проектами, но также узнаете о доступных более умных инструментах.

1. Электронная почта означает больше путаницы и меньше информации.

Вам не следует использовать электронную почту в качестве основного инструмента для обсуждения и обсуждения идей, потому что легко потерять след разговора - другими словами, электронная почта создает много ненужной путаницы.

Чем длиннее становится цепочка беседы, тем труднее становится ее расшифровать. Всего этого достаточно, чтобы свести с ума любого. «Звездочки» и «ярлыки» не решили эту проблему и не устранили проблему поиска нужных вложений в каждом ответе.

2. Написание писем - это время траты времени.

Вы используете электронную почту для распределения работы? Если это так, то вам нужно отправлять электронные письма каждый раз, когда вам нужно назначить кому-то задачу, а затем ждать подтверждения, что этот человек понял требования. Управление проектами на основе электронной почты требует, чтобы вы делали это для каждой назначенной задачи.

Похоже, много работы, не так ли?

Такая практика хороша, когда работает ограниченное количество людей. Но для более крупных проектов это пустая трата времени и рецепт недопонимания.

3. Для управления проектами по электронной почте отсутствует централизованная система хранения.

У разных отделов есть свои собственные коллекции файлов, данных и информации. Электронная почта - плохой способ связно организовать всю эту информацию. Отсутствие единого источника данных может быть причиной ненужных задержек и в конечном итоге может дорого обойтись вашей компании.

Системы электронной почты не идеальны для хранения цифровых активов, включая личные беседы, файлы, обсуждения, отчеты о ходе выполнения проектов и статистику.

Он не предоставляет организационной системы для сортировки информации о вашем проекте для быстрого поиска. Ваше время как руководителя проекта ценно. Не тратьте его без надобности.

4. Управление проектами по электронной почте не поддерживает подход, ориентированный на решение.

Руководителям проектов всегда нужно быть готовыми к непредсказуемости . Как хорошо знают руководители проектов, проблемы могут возникать из ниоткуда.

В случае возникновения чрезвычайной ситуации руководителям проектов необходимо объединить свои физические и цифровые активы, чтобы найти жизнеспособное решение своей непредвиденной проблемы.

Думаете, вы можете сделать это по электронной почте? И действительно ли вы думаете, что электронная почта гарантирует своевременный ответ?

Какое решение?

Программное обеспечение для управления проектами .

Поскольку все проекты связаны с работой с бесчисленным количеством файлов и документов, неудивительно, что существуют специальные функции для их организации.

Благодаря спискам дел, таймерам задач, отчетам, диаграммам Ганта, календарю, заметкам и многому другому, информация о вашем проекте становится доступной для поиска, количественной оценки и готовности к любой беде, которая может случиться.

Сравните эти функции с тем, что вы используете сейчас.

Программное обеспечение для управления проектами вытесняет электронную почту из воды.

Было время, когда у менеджеров не было другого выбора, кроме как использовать электронную почту.

Это время давно прошло.

Как только вы начнете пользоваться преимуществами этих инструментов управления проектами, вы почувствуете, что переходите от коммутируемого доступа к файлу. Я обещаю, что ты никогда не захочешь вернуться.