Пришло ли время перейти с бесплатного на доступное программное обеспечение для управления проектами?

Один мудрый человек однажды сказал: «Вы получаете то, за что платите».

Этим человеком был либо немецкий философ 15 века Габриэль Биль , либо писатель Курт Воннегут , в зависимости от того, кого вы спросите.

Грег Биллингс, герой нашей истории и президент компании Shady Acres Landscaping в Винстеде, штат Коннектикут, решил прислушаться к совету более бережливого, неизвестного мудрого человека.

«Если это не бесплатно, то это не для меня», - таков был девиз Биллингса, когда дело касалось программного обеспечения для управления проектами для его компании.

Несмотря на предложения его менеджеров по обслуживанию на местах, что пора перейти на платный продукт, Биллингс настаивал на том, что их бесплатное программное обеспечение для управления проектами было достаточно хорошим.

«Если бы свободные программы были достаточно хороши, чтобы вырастить эту компанию из подростка, косящего лужайки своего соседа, в компанию из 30 человек с более чем 100 клиентами, я буду проклят, если это будет недостаточно для нас сейчас», - хвастался он.

Опять же, это мужчина, который проводит ежегодную праздничную вечеринку в местном боулинг-клубе, потому что владелец является клиентом и позволяет ему бесплатно пользоваться комнатой для вечеринок (хотя сотрудникам все равно приходилось платить по 2 доллара за аренду обуви). Фьюжн-группа племянника Биллингса в стиле ска-гранж, The Sweater Daddies, предоставила музыкальное развлечение в обмен на кредиты на общественные работы.

Другими словами, Биллингс никогда не собирался платить за программное обеспечение для управления проектами, пока существовала бесплатная альтернатива .

Если, конечно, кто-то не привел очень веских аргументов.

Доступное программное обеспечение для управления проектами

Реба Гринуэй, самый технически подкованный полевой менеджер Shady Acres, годами безуспешно пыталась убедить своего босса перейти на ProjektMan.pm - их бесплатную программу управления проектами с открытым исходным кодом. Но по мере того, как их организация продолжала расти, ограничения программного обеспечения становились очевидными.

Бригады появлялись на рабочих местах не в тот день, потому что они не сообщали о сроках. Рабочие приходили только для того, чтобы обнаружить, что озеленение уже было выполнено другой бригадой, потому что они не использовали диаграммы Ганта . И команды приезжали только с парочкой травокосилок, чтобы обработать лужайку площадью пять акров, потому что они не управляли своими ресурсами. Все это из-за несовершенного программного обеспечения для управления проектами.

«Я знаю, как сильно ты любишь экономить, Грег», - сказал Гринуэй однажды за обедом в буфете с пиццей «все, что тебе нужно». «Но это ограниченное программное обеспечение становится настоящей головной болью. Мы плохо работаем и теряем клиентов. Пора обновляться! »

Как бы он ни пытался это отрицать, он сам отвечал достаточно гневных звонков, чтобы знать, что удовлетворенность клиентов снижается. Он знал, что для успеха его бизнеса некоторые расходы должны будут расти вместе с клиентской базой. Он все еще не использовал ту же газонокосилку Black & Decker, с которой начал работать 20 лет назад, возможно, пришло время обновить и его программное обеспечение.

«Хорошо, я слушаю», - сказал он, вытирая соус маринара класса C с уголка рта.

1. Доступные инструменты PM в качестве альтернативы

Гринуэй подождала, пока парочка хулиганов в праздничных шляпах отойдет от своей будки, затем перешла на свое поле.

«То, что мы решили платить за программное обеспечение для управления проектами, не означает, что мы должны платить много. Небольшие деньги могут иметь большое значение , особенно для такой относительно небольшой организации, как наша », - сказала она. «Мы можем опробовать несколько вариантов с бесплатной пробной версией, а некоторые, например Asana или Wrike, останутся бесплатными для небольших групп».

По мнению Гринуэя, отчет об исследовании Gartner - Подходят ли вам недорогие или открытые варианты инструментов управления проектами? - говорит: «Инструменты PM часто доступны для бесплатных пробных версий или даже бесплатного использования для небольшого числа пользователей, и они могут удовлетворить потребности PM пользователей с более низким уровнем зрелости».

2. Скрытые затраты на бесплатные инструменты PM

«Как вы думаете, сколько денег мы сэкономили, используя это программное обеспечение с открытым исходным кодом?» - спросил Гринуэй.

«Ну, я знаю, что ноль в месяц - это меньше, чем любая сумма в долларах в месяц», - ответил Биллингс, прежде чем демонстративно откусить кусок пиццы «Мексиканская фиеста».

«Я понимаю это, но как насчет денег, которые нам пришлось потратить на то, чтобы этот ловкий консультант из Хартфорда приехал обучать нас? Или как насчет того, чтобы на прошлой неделе нам пришлось пригласить этого мышонка из Nerd Patrol, чтобы переустановить программное обеспечение после того, как оно было повреждено на трех наших ноутбуках? » Гринуэй напомнил своему боссу.

Биллингс нахмурился, вспомнив, как он выписывал эти чеки, затем сделал глоток гавайского пунша из полупрозрачного красного пластикового стаканчика.

Gartner напоминает пользователям: «Учитывайте стоимость обучения, управления и обслуживания приложения» при рассмотрении стоимости программного обеспечения для управления проектами, и что открытый исходный код «не всегда дает значительные (совокупная стоимость владения) преимущества по сравнению с проприетарными альтернативами. . »

Биллингс откинулся назад и подумал про себя: «А сколько денег я потратил за эти годы, чтобы поддерживать это« бесплатное »программное обеспечение?»

3. Инновации в средствах управления проектами с открытым исходным кодом.

Биллингс чувствовал, что он проигрывает этот аргумент с большим отрывом, и ему нужно сохранить лицо. Вспомнив что-то, что он читал в Интернете о преимуществах программного обеспечения с открытым исходным кодом , он привел контраргумент.

«Да, наше ужасное программное обеспечение с открытым исходным кодом улучшается каждый день сообществом разработчиков и умников, которые добавляют новые функции, делают ProjektMan.pm более безопасным, исправляют ошибки и помогают таким пользователям, как мы, с технической поддержкой», - сказал он. собраны.

Прежде чем ответить, Гринуэй остановилась, чтобы откусить кусочек шпината. Она знала, что переход на новое программное обеспечение будет трудным даже в оптимальных условиях, поэтому ей нужно было убедить своего начальника в том, что это того стоит.

«В идеальном мире все это было бы правдой. Но на самом деле наше программное обеспечение PM не обновлялось с 2014 года. На прошлой неделе оно вышло из строя, потому что оно устарело, и когда мы попытались получить помощь на онлайн-форумах, мы обнаружили, что стали первыми посетителями почти за шесть месяцев ». она сказала. «Не говоря уже о том, что наши данные могут быть скомпрометированы, и мы даже не узнаем об этом. Мне очень жаль, Грег, но сообщество разработчиков программного обеспечения отказалось от ProjektMan.pm ».

Согласно Gartner, «большинство примеров инноваций было на новых передовых рынках, таких как большие данные, мобильная связь, облачные технологии, веб-разработка и машинное обучение, а не в более устоявшихся областях, таких как PM».

Понимая, что его главный ход об инновациях с открытым исходным кодом был серьезным дуновением, Биллингс резко упал на свое место.

4. Проприетарное программное обеспечение PM прост в использовании.

«Не смотрите на оплату программного обеспечения для управления проектами как на поражение, - утешала Гринуэй своего босса. «Только подумайте, сколько еще времени у нас будет на то, чтобы сосредоточиться на создании красивых ландшафтов для наших клиентов, вместо того, чтобы бороться с громоздкой и загадочной альтернативой с открытым исходным кодом. Чем меньше времени мы проводим в офисе, тем счастливее будут наши клиенты ».

Биллингс кивнул и уныло откусил сладкий кусок пепперони и сосиски.

«В любом случае открытый исходный код никогда не подходил нашей команде. Он лучше всего подходит для пользователей, которые хорошо разбираются в программировании и устранении неполадок. Мы не предназначены для того, чтобы сидеть взаперти за клавиатурой, мы живем на солнце с пятнами травы на коленях и грязью под ногтями », - сказала она. «Разве не было бы хорошо иметь команду поддержки, которая справится с компьютерными вещами?»

Как подтверждает Gartner, «недорогие решения с открытым исходным кодом исторически лучше всего проявляли себя в средах, в которых работают высокотехнологичные пользователи, такие как ИТ-специалисты и разработчики программного обеспечения. Эти пользователи знакомы и хорошо знакомы с внутренней работой технологии на уровне исходного кода ».

Гринуэй знал, что Биллингс не хотел иметь ничего общего с исходным кодом.

5. Попробуйте доступное программное обеспечение для управления проектами.

«Как и новая косилка, новое программное обеспечение для управления проектами - это инвестиция», - сказал Гринуэй. «И точно так же, как мы тестируем новую косилку Husqvarna с нулевым поворотом за 8000 долларов перед покупкой, мы также можем опробовать наше новое программное обеспечение для управления проектами, прежде чем инвестировать. Обучение и замена оборудования будет нелегким делом, и это не будет бесплатным, но мы будем рады, что сделали это в долгосрочной перспективе ».

Gartner обнаружила, что пробные версии «дают каждому возможность опробовать (программное обеспечение) перед покупкой. Пользователи должны видеть, является ли интерфейс интуитивно понятным, а заинтересованные стороны нуждаются в уверенности в том, что решение решает реальную, реальную проблему ».

Фактически, большинство покупателей перед принятием решения продемонстрировали только две системы PM .

Концепция тест-драйва, казалось, несколько ослабила беспокойство Биллингса, позволив ему отведать кусок десертной пиццы.

Готовы ли вы к доступному программному обеспечению для управления проектами?

Если вы похожи на Грега и не хотите платить за программное обеспечение для управления проектами, возможно, пришло время опробовать несколько популярных вариантов . Если вы похожи на Реба, и ваша команда добилась успеха с доступным программным обеспечением для управления проектами, пожалуйста, оставьте отзыв !