Представьте себя в этой ситуации: вы тратите месяцы исследований и тысячи долларов на свое блестящее новое программное обеспечение для управления проектами . Затем, когда он, наконец, заработает, его никто не использует!

Обидно, правда?

Плохое внедрение инструментов - распространенная проблема. Принятие нового программного обеспечения требует управления изменениями , люди часто подходят к новым технологиям с оптимизмом, скептицизмом и цинизмом (что неудивительно, поскольку изменения порождают смешанные эмоции на психологическом уровне).

Пока команды состоят из людей, а не роботов ( что, возможно, не так уж и далеко ), менеджеры проектов могут предвидеть эту проблему на рабочем месте.

Тем не менее, несмотря на мрачные перспективы, надежда есть.

Лучшие практики внедрения программного обеспечения для управления проектами

Вот пять проверенных временем стратегий управления проектами, которые помогут вашей команде использовать ваше новое программное обеспечение для управления проектами.

1. ПОЦЕЛУЙ (Будь простым, глупым)

Это не ракетостроение: если вы выберете слишком сложный инструмент управления проектами, вы рискуете вступить в тяжелую битву, в которой вы проведете бесчисленные часы, преследуя членов команды, которые никогда не воспользуются им. Меня никогда не перестает удивлять, сколько менеджеров проектов выбирают сложное программное обеспечение, потому что они никогда четко не сформулировали ключевые цели своей организации в отношении использования программного обеспечения в первую очередь.

Например, если основные задачи - управление задачами и учет времени , действительно ли вам нужно доплачивать за сложные диаграммы Ганта и заставлять членов команды их использовать? Или если интеграция с Xero или QuickBooks является вашим главным приоритетом, действительно ли вам нужно программное обеспечение, которое имеет 101 дополнительную интеграцию API, которые вы никогда не будете использовать?

Не выбирайте программное обеспечение, потому что в нем много наворотов. Определите ключевые потребности вашей организации и выберите наиболее простое программное обеспечение, которое вы можете , чтобы вы тратили меньше времени на преследование членов команды, чтобы они использовали программное обеспечение, и больше времени на выполнение ваших проектов.

2. Сделайте это как уроки французского

Помните, как в старшей школе мадам Фонтен отказывалась отвечать на ваш вопрос, если вы не говорили по-французски? Лучший способ привлечь членов команды к работе с вашим программным обеспечением для управления проектами - это ответить только через инструменты совместной работы вашего программного обеспечения для управления проектами.

Например, если Майкл хочет получить дополнительный ресурс в своей команде для срочного клиентского проекта, который отстает от дедлайна, скажите ему, что вы с удовольствием рассмотрите запрос, если он зарегистрирует задачу (и назначит ее вам) в вашей программной системе. Этот запрос будет способствовать быстрому освоению Майклом вашей системы и, если вы используете прозрачную систему задач, побудит Майкла просмотреть все другие задачи, назначенные вам в то время, чтобы он мог лучше оценить ваши конкурирующие приоритеты.

Исходя из этого, если вы хотите, чтобы вся команда Майкла использовала ваш инструмент управления проектами еще быстрее, сообщите Майклу, что вы будете рассматривать его запрос только в том случае, если система покажет, что члены его команды регистрируют свои часы и работают на полную мощность. .

3. Поощряйте сотрудников горшком с золотом, пивом или бесплатной едой.

Вы знаете, как дети будут есть овощи, если они знают, что на десерт они собираются получить мороженое?

Что ж, тот же принцип можно применить и к вашим сотрудникам. Это может показаться немного родительским - подкупать членов команды, чтобы они заполняли их табели учета рабочего времени, но если это честно (например, предлагать финансовый бонус за заполнение табеля учета рабочего времени, но не нарушать закон, задерживая регулярную проверку заработной платы сотрудника), и это работает, Тогда почему бы не предложить горшок с золотом, пиво или бесплатную еду в конце радуги?

Одним из успешных примеров этого является рекламная группа The Martin Agency из Ричмонда , в которой работает 500 сотрудников по всему миру. Они вознаграждают сотрудников, которые заполнили свои расписания, декадентскими завтраками с обслуживанием, расслабляющими блюдами-барбекю, сахарными конфетами и успокаивающим горячим шоколадом.

Другой пример - рекламное агентство из Миннесоты Colle + McVoy . Этот умный работодатель создал Tapserver - инновационную систему развертывания пивных бочонков - чтобы вознаграждать сотрудников, заполняющих свои табели учета рабочего времени . Чтобы заработать пиво в «счастливый час», сотрудник просто сканирует свое удостоверение личности, и, если его табели учета рабочего времени актуальны, его стакан наполняется пивом, и они готовы к вечеринке!

4. Привлекайте Ким Кардашьян, а не Билла Гейтса.

Секрет как можно скорее убедить как можно больше членов команды состоит в том, чтобы заручиться помощью социальных авторитетов в вашем офисе (вспомните Ким Кардашьян), а не компьютерных фанатов (например, Билла Гейтса).

Технически подкованные первопроходцы всегда рано встают на борт. Но для остальной части команды решение использовать выбранное вами программное обеспечение основано не на технологиях, а на эмоциях, так что именно здесь на помощь приходят ваши социальные лидеры.

На ранних этапах запуска сосредоточьтесь на том, чтобы «сеть чемпионов» полностью инвестировала в новую технологию, чтобы они могли «обучать других тому, как использовать инструменты в своих интересах», - говорит Дидье Бонне, соавтор проекта Embracing 2013 года. Исследование цифровых технологий, проведенное MIT Sloan Management Review и Capgemini Consulting, в котором приняли участие 1559 руководителей.

«Это самое главное не то, что ранние принять, но авторитеты принять» Майкл С. Mankins, партнер Bain & Company , подчеркивает . «Очень важно вовлечь этих людей в работу как можно раньше».

5. Завоевывайте сердца и умы с помощью печенья для девочек-скаутов "Почему"

Все хотят знать: «Что это для меня?»

Чем раньше вы расскажете о преимуществах программного обеспечения каждому человеку, тем успешнее вы добьетесь того, чтобы члены команды регистрировали свои задачи по проекту и заполняли свои расписания.

Но помните: «Этот инструмент поможет компании сэкономить!» это не «почему», которое будет мотивировать вашу команду. Возьмите урок у молодых девушек, которые продают печенье для девочек-скаутов - да, печенье очень вкусное, но покупка его также заставляет вас чувствовать себя хорошо, потому что вы поддерживаете доброе дело.

Выясните, как сообщить «почему», которое затрагивает эмоциональные струны вашей команды, а также запускает их деловое чутье.

Например, Тим хотел бы, чтобы он мог уйти пораньше по вторникам, чтобы отвезти сына на тренировку по футболу, а Бриджит хотела бы, чтобы она могла иногда навещать своего отца в доме престарелых до наступления вечернего комендантского часа. Их менеджер проекта, Джанет, пытается дать команде немного времени, чтобы уйти пораньше, но руководство не видит, сколько часов она работает. Итак, Джанет говорит своей команде, что если они будут регистрировать все свое время и задачи, они будут вознаграждены осязаемым и желаемым образом. Понимая, что важно для ее команды, и используя это в качестве мотивации, Джанет может убедить свою команду использовать их программное обеспечение для управления проектами.

У вас есть собственные стратегии, которыми вы можете поделиться?

Если у вас есть собственные умные или хитрые стратегии управления проектами, чтобы привлечь команды к работе с их программным обеспечением для управления проектами, поделитесь ими в комментариях ниже. Нам бы очень хотелось их услышать!