1. Статьи
  2. 6 шагов к созданию надежного бизнес-обоснования для программного обеспечения для управления проектами (с бесплатным шаблоном!)
Для доступа к заказчикам и разработчикам необходимо авторизоваться
4 октября 2021 в 11:33

Узнайте, как создать бизнес-обоснование и обеспечить финансирование инвестиций в программное обеспечение для управления проектами.

неопределенный

Если вы хотите приобрести первое программное обеспечение для управления проектами (PM) для своей команды или хотите обновить существующую систему, вам придется составить экономическое обоснование, чтобы оправдать инвестиции для руководителей.

Хотя многие руководители бизнеса считают, что технология PM имеет решающее значение для успеха их бизнеса, бюджеты ограничены. Руководители должны принимать стратегические решения относительно того, какие инициативы следует финансировать, а какие отложить.

Мы проведем вас через шестиступенчатую модель построения бизнес-обоснования, от которого будет сложно отказаться даже самому бережливому человеку, принимающему решения.

Мы также составили шаблон бизнес-кейса (его можно загрузить бесплатно!), Чтобы помочь вам подготовиться к презентации.

Ваше 6-шаговое руководство по созданию бизнес-обоснования для программного обеспечения для управления проектами

Следующие шаги основаны на методике разработки бизнес-кейсов Gartner на 360 градусов ( полный отчет доступен клиентам Gartner ).

Эти рекомендации помогут вам более эффективно сформулировать выгоды от инвестиций, помогут вам получить финансирование и получить спонсорскую поддержку для проекта.

неопределенный

1. Задайте задачу

Сразу же вам нужно выделить, как программное обеспечение PM может решать проблемы, с которыми вы сталкиваетесь, и / или цели, которые вы пытаетесь достичь. Хитрость здесь в том, чтобы связать проблемы, с которыми вы сталкиваетесь, с интересами руководителей, которым вы представляете. Цели вашей команды / отдела уже должны согласовываться со стратегическими бизнес-целями, например, с целями роста или экономии, поэтому установить эту связь не должно быть слишком сложно.

Например, если ваша аудитория в первую очередь заботится об экономии, сосредоточьтесь на том, как проблемы, с которыми вы сталкиваетесь, обходятся организации в деньгах из-за операционной неэффективности, перерасхода средств по проекту и т. Д.

Кроме того, вы должны выяснить, почему необходимо принять меры сейчас, чтобы исправить эти проблемы и привить чувство безотлагательности лицам, принимающим решения.

Например, если ваша аудитория в первую очередь заботится о сбережениях, расскажите им, во сколько неэффективность обошлась организации до сих пор или во сколько обойдется организациям бездействие, если они решат не финансировать инвестиции в это время.

 КЛЮЧЕВЫЙ ВЫВОД При представлении вашего бизнес-кейса руководителям согласовывайте ваше предложение с их интересами (т. Е. Бизнес-целями, с которыми  связан их индивидуальный успех). Таким образом, они рассматривают вложения в программное обеспечение для управления персоналом как инструмент, который не только поможет вашей команде достичь своих целей, но и поможет им достичь более крупных бизнес-целей.

2. Предложите решение

Теперь, когда вы привлекли их внимание, представьте руководителям план того, как вы будете использовать программное обеспечение PM для решения проблем, с которыми вы сталкиваетесь. Обязательно выделите, как программное обеспечение PM решает конкретные проблемы, а не только то, как оно поддерживает ваши текущие процессы.

Хитрость здесь в том, чтобы показать, почему необходимы инвестиции в программное обеспечение PM. Это означает, почему вам нужно инвестировать в программное обеспечение PM, а не использовать другой инструмент или существующее программное обеспечение для бизнеса.

В вашем плане также следует учитывать людей, процессы и технологии, на которые влияют инвестиции:

  • Функции и возможности, которые должен предоставить инструмент.
  • Развертывание (например, облачное или установленное / локальное).
  • Другие технологические соображения (миграция данных, интеграция с другим программным обеспечением для бизнеса, время простоя и т. Д.).
  • Процессы / рабочие процессы, которые изменятся, и как это повлияет на различных заинтересованных сторон.
 КЛЮЧЕВЫЙ ВЫВОД При представлении своего решения опишите  , как вы будете использовать программное обеспечение PM для решения ваших проблем (например, какие функции вам нужны, предпочтительный метод развертывания), а также почему инвестиции в программное обеспечение PM, в частности, имеют решающее значение для преодоления проблем. вы сталкиваетесь (например, с тем, что предлагает программное обеспечение PM по сравнению с другим инструментом).

3. Обозначьте затраты на инвестиции в программное обеспечение PM.

Затем вам нужно разбить затраты, связанные с программным обеспечением PM:

  • Материальные затраты, такие как ожидаемая годовая стоимость инвестиций (т. Е. Приблизительное количество необходимых лицензий на программное обеспечение и ориентировочная цена этих лицензий *).
  • Нематериальные затраты, такие как время, необходимое для внедрения и изучения новой системы, и потеря производительности за это время. Эти затраты труднее измерить количественно, но все же важно упомянуть здесь.
  • Общая стоимость владения , которая учитывает долгосрочную стоимость инвестиций, плюс стоимость операций, чтобы показать ценность инвестиций с течением времени.

* Возможно, у вас еще нет ценовых предложений от поставщиков, но вы можете получить представление о том, какой ежегодный бюджет ваши коллеги составляют, а также о том, сколько они планируют потратить на одну пользовательскую лицензию, из нашего исследовательского отчета «Какие предприятия малого и среднего бизнеса составляют бюджет для проекта. Management Tech в 2019 году ».

На этом этапе вы хотите представить руководителям только контрольные показатели высокого уровня, а не забрасывать их деталями. Однако вам следует подготовиться с конкретными деталями на случай, если возникнут дополнительные вопросы.

Например, будут ли разным заинтересованным сторонам понадобиться разные типы пользовательских лицензий (лицензии администратора, пользователя и сотрудника)? Как долго, по вашему мнению, вы будете использовать это программное обеспечение, прежде чем вам придется полностью менять инструменты / поставщиков?

 КЛЮЧЕВОЙ ВЫВОД При определении затрат обязательно учитывайте  как физические затраты, такие как количество и стоимость лицензий на программное обеспечение, так и затраты, которые труднее измерить количественно, такие как время простоя, необходимое для обучения, и снижение производительности по мере того, как пользователи осваивают новый система.

4. Обозначьте выгоды от инвестиций в программное обеспечение PM.

Теперь, когда вы обрисовали в общих чертах затраты, пришло время выделить ожидаемые преимущества, связанные с программным обеспечением PM:

  • Ощутимая выгода, такая как экономия времени и денег за счет сокращения перерасхода средств и избыточных инициатив, а также улучшения использования ресурсов.
  • Нематериальные выгоды, такие как устранение разрозненности и облегчение сотрудничества, а также улучшение целостности данных и принятия решений. Эти преимущества труднее измерить количественно, но они являются критическим аспектом возврата ваших инвестиций (ROI).

Говоря об окупаемости инвестиций, вы также хотите обсудить, как руководители должны думать и оценивать успешность инвестиций в программное обеспечение для управления персоналом.

Мгновенные преимущества, такие как снижение затрат и экономия времени, обязательно привлекут их внимание. Однако настоящая и долгосрочная ценность программного обеспечения PM заключается в вашей способности использовать исторические данные, чтобы делать более надежные оценки и прогнозы для будущих инициатив.

Опять же, ключевым моментом здесь является сосредоточение внимания на уникальных преимуществах программного обеспечения PM, которых не было бы в альтернативном инструменте. В частности: создание единого источника правды, который улучшает видимость, целостность данных и принятие решений.

 КЛЮЧЕВОЙ ВЫВОД  Обязательно перечислите как ощутимые выгоды (например, экономию времени и денег), так и нематериальные выгоды, которые труднее определить, но которые являются важной частью вашей рентабельности инвестиций (например, более тесное сотрудничество, более надежные оценки). Подчеркните преимущества, присущие программному обеспечению PM, которых не может предоставить другой инструмент.

5. Предоставьте график

Затем вам нужно представить временную шкалу руководителям, чтобы убедиться, что вы оба находитесь на одной странице, в зависимости от того, сколько времени займет процесс оценки и внедрения программного обеспечения PM *.

* Используйте данные ваших коллег, чтобы представить руководителям точный график. В нашем «Отчете о пользователях программного обеспечения для управления проектами за 2019 год» содержится статистика о том, сколько времени компании обычно тратят на оценку инструментов, сколько инструментов они демонстрируют перед покупкой и сколько времени они тратят на внедрение нового решения.

Установление точного графика работы с руководителями важно по двум ключевым причинам:

  1. Многие из преимуществ программного обеспечения PM будут отложены, то есть вы не увидите их и не почувствуете их эффекта в течение нескольких месяцев после внедрения нового инструмента. Это связано с тем, что требуется время, чтобы собрать данные о производительности, которые можно использовать для принятия более обоснованных решений в будущем.
  2. Ваша организация почувствует стоимость инвестиций до того, как вы осознаете выгоду. Не только физические затраты, но и потеря времени и производительности, когда пользователи претерпевают изменения. Такое падение продуктивности является нормальным явлением, поэтому важно точно определять ожидания.

Не предприняв этого шага, руководители могут легко ошибочно назвать вложения неудачными, что затруднит получение финансирования в будущем.

 КЛЮЧЕВОЙ ВЫВОД  Обязательно установите ожидания относительно того, сколько времени вы потратите на оценку программного обеспечения и внедрение нового инструмента. Убедитесь, что все заинтересованные стороны согласны с тем, сколько времени пройдет, прежде чем вы начнете получать прибыль от своих инвестиций.

6. Используйте управление изменениями

Этот последний шаг имеет решающее значение для обеспечения поддержки вашего предложения со стороны руководства. Большинство усилий по организационным изменениям терпят неудачу , и руководители это знают. По их мнению, может быть менее рискованно отказываться от вашего предложения, полностью избегая усилий по внесению изменений, чем поддержать то, которое может оказаться безуспешным.

Вам нужно противостоять этим страхам лицом к лицу - не ждите, пока ваша аудитория поднимет их:

  1. Напомните им об опасности и цене бездействия (которые вы обозначили на шаге 1).
  2. Признайте, что организации часто становятся жертвами ошибок управления изменениями, а затем изложите передовые методы, которым вы планируете следовать, чтобы избежать тех же ошибок.

Признавая, а затем отвергая потенциальные ингибиторы, вы поможете укрепить доверие и поддержку своего предложения.

И, конечно же, если ваше экономическое обоснование будет одобрено, использование передовых методов управления изменениями во время развертывания нового программного обеспечения PM поможет вам получить поддержку и поддержать принятие инструмента пользователями. Протоколы управления изменениями, которые следует учитывать, включают создание планов коммуникации, использование культурных хаков и привлечение суперпользователей.

 КЛЮЧЕВЫЙ ВЫВОД Заканчивая презентацию бизнес-кейса, опишите  , как вы планируете использовать передовой опыт управления изменениями, чтобы повысить вероятность успешного внедрения. Демонстрация того, что вы осведомлены о том, насколько распространены неудачи изменений, и что вы планируете принимать меры предосторожности, чтобы избежать этих ошибок, поможет вам заручиться поддержкой руководства и поддержкой вашего предложения.

Загрузите наш бесплатный шаблон бизнес-кейса

Выполнение шести шагов, описанных выше, поможет вам создать непробиваемое бизнес-обоснование, а наш бесплатный шаблон бизнес-кейса поможет вам четко и эффективно представить свой план руководству. Загрузите копию для своей следующей презентации!

Бизнес-кейс для титульного слайда программного обеспечения для управления проектами
( PowerPoint , Google Slides )

После утверждения вашего бизнес-кейса (что означает, что вы получили финансирование, а также исполнительного спонсора), пора приступить к оценке конкретных решений. Вот несколько ресурсов, которые помогут вам начать работу:

Перейдите в наш каталог программного обеспечения для управления проектами . Оказавшись там, вы можете фильтровать продукты на основе конкретных функций и читать отзывы пользователей, чтобы найти лучшее решение для ваших нужд.

Ознакомьтесь с некоторыми из наших недавних сравнений продуктов, в которых выделяются лучшие решения по таким критериям, как простота использования и соотношение цены и качества:

Ищете программное обеспечение для управления проектами? Ознакомьтесь со списком лучших программных решений для управления проектами Platforms .