Процесс, имеющий цель (часть 2): 4 инициативы по повышению эффективности сотрудников, которые помогут малому бизнесу достичь целей роста

Основная бизнес-цель для малого и среднего бизнеса (SMB) на пути к 2020 году - рост, то есть рост доходов, клиентской базы, линейки продуктов и т. Д.

Тем не менее, малые и средние предприятия сталкиваются с серьезными проблемами, пытаясь достичь своих целей роста, в том числе:

• Используя правильную технологию
• Наем нужных людей
• Мотивация и удержание персонала

Итак, как предприятиям малого и среднего бизнеса преодолеть эти проблемы и увеличить выпуск продукции, не увеличивая затраты на ту же величину? Повышая эффективность сотрудников.

Повышение производительности труда может помочь малому и среднему бизнесу добиться роста без увеличения числа занятых или количества отработанных часов.

По нашим оценкам, без значительного повышения эффективности сотрудников 40% малых и средних предприятий в США не смогут достичь своих целей роста.

См. « Часть первую » для более подробного ознакомления с нашим исследованием.

В этой статье мы представим стратегическую дорожную карту, которой должны следовать малые и средние предприятия, чтобы повысить эффективность сотрудников в своей организации. Это усилие называется «процессом с целью».

Эта дорожная карта может помочь малым предприятиям создать культуру производительности, в которой сотрудники будут иметь правильные инструменты для максимального повышения производительности, а также пройти обучение и развитие навыков, которые отделяют высокопроизводительных сотрудников от обычных работников.

Ключевым моментом является воспитание лидерского мышления, которое допускает изменения, а затем сосредоточение внимания на постоянном улучшении внутренних процессов, чтобы гарантировать, что они улучшают, а не препятствуют производительности.

Мы продолжим изучение этих тем в нашем предстоящем исследовании по управлению проектами (PM), чтобы помочь вам выполнить приведенные ниже рекомендации.
 

 Почему это важно?  Мотивация и удержание сотрудников - одна из трех основных проблем, с которыми сталкиваются малые и средние предприятия при достижении целей роста. Когда сотрудники не мотивированы и не вовлечены в работу, они менее продуктивны.

 Какое решение?  Высокопроизводительные сотрудники не появляются из ниоткуда, и малые предприятия должны создавать правильную среду, способствующую повышению производительности. Создание политик, обеспечивающих направление и структуру корпоративной культуры, поможет вам найти и удержать нужных сотрудников, в то время как отсутствие продуманных процессов снизит производительность.

 С чего начать:  создайте рабочее место, которое способствует повышению эффективности сотрудников, расширяя возможности сотрудников и позволяя им быть лучшими.

1. Инвестируйте в инструменты для повышения производительности . Более 60% времени сотрудника тратится на задачи, не связанные с ролями (например, ответы на электронную почту и поиск информации). Инструменты, оптимизирующие эти функции, могут повысить производительность на 20–25% .
2. Улучшение использования ресурсов . Оптимальным для производительности является загрузка около 80%, однако большинство малых предприятий стараются работать ближе к 100%, что отрицательно сказывается на производительности.
3. Оцените рабочие процессы. Сформируйте межведомственную команду руководителей и бизнес-лидеров и работайте вместе, чтобы определить культуру вашей компании и вспомогательные процессы.

При оценке учитывайте следующее:

• Физическое рабочее пространство: открытый офис или кабинки?

• Удаленные команды: есть ли у вас политика удаленных сотрудников или вы требуете, чтобы сотрудники приходили в офис?

• Рабочее время: следует ли вводить строгий рабочий день с 8:00 до 17:00 или разрешить гибкий график работы?

• Коммуникация: есть ли у вас план коммуникации и иерархия инструментов, чтобы сотрудники знали, какой инструмент использовать для какого типа коммуникации?

• Стиль управления: каков правильный баланс между надзором руководства и производительностью сотрудников, чтобы вы могли поддерживать их заинтересованность и мотивацию?

 Почему это важно?  В малых и средних предприятиях не хватает формальных навыков управления персоналом. Вероятно, что на большинстве малых предприятий работает всего несколько сертифицированных менеджеров проектов.

Несмотря на отсутствие формального обучения и сертификации, многие люди (от руководителей команд до руководителей предприятий) в то или иное время оказываются руководителями проектов. Это «случайные руководители проектов».

 Какое решение?  Эффективное управление людьми и проектами необходимо для достижения целей роста. Чтобы успешно реализовать проект, несмотря на отсутствие формальных навыков управления проектами, малые предприятия должны развивать и поддерживать этих «случайных менеджеров проектов».

 Как начать:  развивать культуру лидерства, которая поощряет случайных руководителей проектов, которые могут управлять операционными изменениями с помощью следующих четырех действий:

1. Поощряйте возникающее лидерство и инновации. Статичное лидерство и процессы не позволяют организациям реагировать на изменяющиеся рыночные условия, но поощрение людей к тому, чтобы бросить вызов статус-кво, улучшит моральный дух и эффективность сотрудников.
2. Признать «неформальные» усилия PM (без назначенного менеджера проекта и специального набора инструментов) равными формальным и предоставить адекватные ресурсы. Сюда входят не только люди и бюджет, необходимые для выполнения работы, но и специальные инструменты для управления документацией, поощрения сотрудничества и повышения прозрачности.
3. Учитывайте функциональные обязанности случайного менеджера проекта при планировании сроков и графиков. Помните, что случайные руководители проектов должны совмещать свои обычные повседневные обязанности с координацией проекта.
4. Предоставьте сотрудникам возможности для развития навыков межличностного общения следующего уровня. Это необходимые навыки для управления людьми, координации с заинтересованными сторонами и работы в кросс-функциональных командах. Содействуйте развитию с помощью программ наставничества, обучения на рабочем месте или планирования преемственности.

 Почему это важно?  Проблемы, возникающие из-за плохого управления заинтересованными сторонами, являются одними из основных причин неудач проекта. Если проекты терпят неудачу, предприятия не могут достичь своих целей роста.

Заинтересованные стороны - это любое лицо, отдел или организация, которые участвуют в завершении проекта и вкладывают время и / или ресурсы в этот процесс. Управление заинтересованными сторонами означает знание того, как успешно общаться с участниками, как справляться с изменениями, поддерживать взаимодействие на протяжении всего процесса и доводить проект до реализации.

 Какое решение?  Улучшение управления заинтересованными сторонами увеличит показатели успешности проектов и заложит основу, которая поможет малому и среднему бизнесу достичь своих целей роста.

Лидерство помогает лучше понять возможности и ограничения сотрудников, а также их способность к изменениям. Таким образом, они смогут лучше управлять своими сотрудниками через это изменение.

 С чего начать:  понять ключевые заинтересованные стороны и понять, что для них значит успех, чтобы сотрудники были сосредоточены на правильных действиях, выполнив следующие три действия:

1. Определите заинтересованные стороны и их приоритеты. Помните, что заинтересованные стороны - это любое лицо, отдел или организация, которые участвуют в реализации проекта.
2. Проанализируйте влияние и интерес заинтересованных сторон . Понять претензии каждой заинтересованной стороны к проекту, а также уровень их заинтересованности и поддержки. Заинтересованные стороны с высоким влиянием / высокой заинтересованностью являются «ключевыми заинтересованными сторонами», и их участие должно быть приоритетным в ходе проекта.
3. Разработайте коммуникационные стратегии. Адаптируйте коммуникацию к потребностям ваших заинтересованных сторон. Определите подходящие инструменты, настройте планы общения и создайте (и поддерживайте) график общения.

 Почему это важно?  Большинство малых и средних предприятий все еще развивают навыки управления изменениями и не освоили тактику руководства изменениями.

Однако традиционное управление изменениями (обычно это нисходящий метод, при котором руководство диктует, как и когда меняться) может фактически усилить сопротивление и изменить усталость (что приведет к неэффективности сотрудников).

 Какое решение?  Руководство изменениями (также известное как изменение с открытым исходным кодом) - более эффективный метод содействия изменениям, поскольку он включает воодушевление и вовлечение сотрудников в действия.

Внедрение тактики руководства изменениями может увеличить вероятность успеха изменений с 34% до 58% и повысить производительность труда сотрудников (сотрудники будут тратить на изменения почти на 13 часов в неделю меньше).

 С чего начать:  создайте команду лидеров, которая знает, когда пора меняться, каков правильный тип и объем изменений и как мотивировать людей через это изменение. Эти три действия помогут вам создать эту команду:

1. Переход к смене руководства. Gartner рекомендует использовать модель ESCAPE, чтобы выйти за рамки управления изменениями и сменить руководство. В этой модели используются шесть шагов - представление, совместное использование, составление, привлечение, разрешение и включение - чтобы вдохновлять и вовлекать сотрудников через изменения (полный отчет доступен клиентам Gartner).
2. Сосредоточьтесь на управлении талантами. Шестьдесят шесть процентов факторов успеха изменений связаны с талантом. Управляйте и отслеживайте возможности сотрудников и индивидуальные стили принятия, чтобы сообщать об изменениях таким образом, чтобы нацеливать их на готовность к изменениям каждого сотрудника.
3. Поймите способность ваших сотрудников к изменениям. Если работники сопротивляются изменениям, примите меры, чтобы понять, почему. Предоставьте им необходимые инструменты, обучение и график, чтобы они могли эффективно справляться с изменениями.