Хотите сэкономить деньги и повысить успешность проекта и продуктивность команды? Рассмотрите возможность создания офиса управления проектами.

Там есть старое управление проектами говорят , что управление трудной командой проекта, как выпас кошки .

Конечно, опытные менеджеры проектов знают, как использовать программное обеспечение для управления проектами , навыки межличностного общения и разумное планирование, чтобы загнать этих котят в ловушку, но что вы будете делать, когда ваша организация выросла до такой степени, что ваши коллеги-менеджеры - единственные, кто нуждается в выпасе?

Если ваш бизнес работает над несколькими проектами одновременно, если у вас больше, чем несколько менеджеров проектов, если у вас есть запросы по проектам из нескольких отделов, если ваши проектные группы испытывают трудности с коммуникацией и если вы хотите централизовать управление проектами обучения в вашей организации, ваш бизнес может быть готов к переходу на офис управления проектами (PMO).

Определение PMO

Как проще всего описать офисы управления проектами? Менеджеры проектов управляют проектами, а PMO - менеджерами проектов.

PMO существуют почти столько же, сколько и само управление проектами или, по крайней мере, управление портфелем проектов (управление множеством проектов). Должен был существовать какой-то центральный узел, координирующий многие компоненты, которые входили в масштабные проекты, такие как Великая пирамида и Великая китайская стена, даже если эти центры явно не назывались офисами управления проектами.

Институт управления проектами предполагает , что первый ОУП по имени был разработан американской армии авиационного корпуса в 1930 году для контроля за разработкой новых самолетов , как Боинг Р-26 Peashooter и Martin B-10 бомбардировщик. Военный PMO США развивался по мере развития более сложных программ, таких как ракетные системы большой дальности и космические корабли.

Согласно презентации PMI об эволюции PMO :

К 1980-м годам быстрое распространение компьютерных технологий и программного обеспечения для бизнеса позволило широко внедрить PMO в частном секторе. С тех пор офисы управления проектами стали основой любой крупномасштабной операции с множеством текущих проектов в разных департаментах.

PMO могут использовать документацию, такую ​​как свод знаний по управлению проектами (PMBOK), для поддержки стандартов и служить в качестве справочного материала для решения беспрецедентных проблем.

То, как на самом деле выглядит каждый PMO с точки зрения структуры и состава, варьируется от организации к организации в зависимости от размера и сложности, но у каждого PMO должна быть схожая цель: организовать и облегчить управление проектами во всей организации.

Зачем мне нужен PMO и какую пользу мне принесет PMO?

Подобно вертолетной площадке или публичному размещению акций, офисы управления проектами могут быть одной из тех вещей, которые, кажется, предназначены только для крупных корпораций. Но это не так.

Отчет PMO Solutions о состоянии офиса управления проектами (PMO) за 2016 год показал, что 85% организаций (малых, средних и крупных) уже имеют офисы управления проектами. И хотя крупные фирмы (годовой доход более 1 миллиарда долларов) завышают эту статистику, причем почти 95% в лагере PMO, значительное большинство малых (менее 100 миллионов долларов) и средних (от 100 миллионов до 1 миллиарда долларов) фирм также имеют PMO, на 75% и 83% соответственно.

Имейте в виду, что определение малого бизнеса в PM Solutions значительно сокращает. Строительная фирма со 100 сотрудниками, зарабатывающая 90 миллионов долларов в год, почти наверняка нуждается в PMO, в то время как кофейня с пятью сотрудниками, зарабатывающая 100000 долларов в год, почти наверняка не нуждается.

Итак, вместо того, чтобы сосредотачиваться на том, должен ли ваш бизнес иметь или не должен иметь PMO, давайте посмотрим, как PMO может принести пользу вашему SMB, чтобы вы могли решить для себя.

Аналитик Gartner Майкл Хэнфорд ( полная статья доступна клиентам Gartner ) пишет, что PMO может принести пользу вашему бизнесу, облегчая:

• Более быстрое, качественное и оптимальное принятие решений и возможность гарантировать, что вы всегда работаете над наиболее ценными возможностями

Повышение производительности проекта (выполнение большего за те же деньги, время и ресурсы)

Более гибкая и гибкая организация, которая может лучше удовлетворять меняющиеся потребности бизнеса

Снижение затрат и плановых рисков по проектам

Статистика подтверждает эти выводы. PM Solutions Research обнаружила, что организации с PMO превосходят те, у которых их нет, по следующим параметрам:

• На 33% больше проектов реализовано в рамках бюджета

Повышение удовлетворенности клиентов на 27%

Повышение производительности на 25%

43% улучшение согласованности проектов с целями фирмы

25% снижение количества неудачных проектов

Экономия $ 175 000 на каждый проект

Создание PMO - проверенный способ сэкономить деньги, повысить успешность проекта и продуктивность команды. Так почему бы каждой команде не создать PMO? Давайте взглянем.

3. Каковы признаки того, что пришло время для PMO?

Если у вас небольшая команда, работающая над одним или двумя проектами одновременно, и у вас не было проблем с коммуникацией или распределением ресурсов, скорее всего, у вас все в порядке без PMO.

Но как только ваша команда вырастет до уровня, когда у вас будет больше, чем просто несколько менеджеров проектов, работающих над несколькими одновременными проектами в разных отделах, PMO может помочь вашим командам лучше общаться, обмениваться знаниями и ресурсами и координировать проекты для максимальной эффективности.

В своей статье « Нужен ли вашему малому и среднему бизнесу офис для управления проектами?» Эйлин О'Лафлин, старший аналитик по управлению проектами Platforms , выделяет четыре ключевых показателя, за которыми бизнес-лидеры должны следить, чтобы определить, готовы ли они к созданию PMO:

1. Количество менеджеров проектов

Количество и сложность проектов в портфеле

Ожидаемый рост (для команды и / или организации)

Запросы на проекты, поступающие из нескольких отделов

Хотя не существует единого порогового значения, которому следовало бы следовать именно тогда, когда вам нужно создать PMO, отслеживание этих показателей вместе с способностью вашей команды успешно реализовывать проекты может дать вам хорошее представление о том, следует ли вам создавать PMO или нет.

По словам О'Лафлина, хорошее практическое правило состоит в том, что если у вас четыре или более руководителей проектов, если вы растете более чем на 15% в год, если вы получаете запросы на проекты от нескольких отделов, если вы у вас проблемы со связью, и если вы хотите внедрить обучение управлению проектами в своей организации, вы готовы к PMO.

Не готовы к полноценному PMO? Рассмотрим виртуальный PMO

Может быть сложно подумать о создании офиса управления проектами с нуля: где они будут сидеть? Сколько еще кофе они выпьют? Нужны ли им собственные футболки? Но это будет менее пугающе, если вы подойдете к своему первому PMO как к собранию ресурсов и открытию каналов связи.

Допустим, у вас есть пять менеджеров проектов, которые пытаются координировать различные проекты в разных отделах и, возможно, даже между сайтами. Хорошее начало - запустить специальный канал в вашем инструменте совместной работы и назначить старшего менеджера проекта в качестве лидера вашего PMO, который будет руководить вашим виртуальным PMO, помогать координировать проекты между отделами, облегчать общение и делиться ресурсами.

Нужны дополнительные ресурсы для управления проектами? Следите за обновлениями в нашем блоге по управлению проектами , в том числе за этими недавними статьями:

• Брейнрайтинг против мозгового штурма: пришло время вашей команде внести изменения

Влияние технологий на успех управления проектами: инвестирование в PM Tech для развития вашего малого бизнеса

3 проблемы управления проектами, с которыми сталкиваются руководители проектов в малом бизнесе (и как их решить!)