Использование интеграций для создания ERP-системы QuickBooks

QuickBooks является самым популярным бухгалтерским программным обеспечением для малого бизнеса на рынке с более чем шестью миллионами клиентов, предлагая широкий спектр предложений для предприятий от уровня индивидуальных предпринимателей до предприятий.

В результате программное обеспечение должно быть достаточно гибким, чтобы двигаться и расти вместе с бизнесом. Нет смысла строить «липких» клиентов только для того, чтобы терять их, когда они набирают 50 сотрудников.

Как и другие поставщики программного обеспечения для бухгалтерского учета, такие как Xero и Sage, QuickBooks добился гибкости, отчасти благодаря надежному набору интеграций.

Сегодня мы рассмотрим расширение QuickBooks в сфере планирования ресурсов предприятия (ERP) с помощью рыночных предложений программного обеспечения.

Несмотря на то, что на рынке существует множество бесплатных или открытых предложений ERP , объем этих предложений и перспектива отказа от привычных QuickBooks часто оказываются достаточно устрашающими, чтобы удержать предприятия от перехода на новые технологии, когда они должны.

Любая растущая компания, которая избегает внедрения ERP, может столкнуться с проблемами эффективности, планирования и финансирования, пытаясь собрать воедино движущиеся части растущего бизнеса.

Прикрепив функциональность ERP к QuickBooks, вы можете вернуть часть этой эффективности, не тратя целое состояние или совершая масштабный технологический сдвиг.

Что такое программное обеспечение ERP и чем оно помогает?

Прежде чем мы углубимся в варианты и пути, доступные малому бизнесу, давайте поговорим об ERP.

Программное обеспечение для планирования ресурсов предприятия - это набор программных модулей, которые объединяют в одном месте функции финансов, планирования, производства, инвентаризации и управления персоналом (среди прочего). Опираясь на общий набор определений и наборов данных, ERP позволяют сложным предприятиям получить четкое представление о своих операциях.

Представьте себе розничного продавца, который после открытия делает и продает игрушечную машинку. Продажи и наличные регистрируются, и мир движется вперед.

Теперь представьте, что розничный торговец - это многомиллионный глобальный бизнес с производственным подразделением, которое считает продажи при создании продукта, складской операцией, которая считает продажи при отгрузке продуктов, и торговым подразделением, которое считает продажи при размещении заказа. Бухгалтерия компании считает продажи только после подтверждения чека.

Такому бизнесу сложно ответить на вопрос: «Сколько мы планируем сделать в продажах в следующем квартале?» Как правило, финансовый двигатель бизнеса способствует принятию ERP (или ее отсутствию).

Построение ERP-системы

Чтобы построить ERP-систему, нам нужна сильная финансовая база и база данных.

Войдите в бухгалтерское программное обеспечение .

Поверх ядра финансовых данных вы можете расположить любые модули ERP, которые подходят для вашего бизнеса. В то время как традиционные ERP-системы - огромные, часто фантастически дорогие чудовища - обычно забиты модулями независимо от необходимости, современные ERP-системы являются модульными и гибкими.

Если вам не нужен производственный модуль, его не будет. Построение ERP поверх базовой системы бухгалтерского учета воссоздает эту модульность, но предлагает больше поставщиков для будущих дополнений, чем классическая ERP с одним поставщиком, и все это в поисках финансовой истины вашего бизнеса.

ERP-файлы.

Подключение QuickBooks

Это возвращает нас к QuickBooks (хотя многие из имеющихся на рынке расширяемых систем бухгалтерского учета предлагают те же функции). Чтобы создать собственный эквивалент ERP, вам нужно выбрать между QuickBooks Online Plus и Desktop Enterprise. Первый масштабируется и может быть доступен где угодно, но ему не хватает некоторых инструментов и инструментов для производства.

Fundera провела отличное онлайн-сравнение с корпоративным, чтобы разобраться в различиях между ними. В этой статье мы сосредоточимся на Desktop Enterprise, поскольку он хорошо справляется с инвентаризацией. Это также предпочтительный вариант для крупных предприятий.

Магазин приложений QuickBooks

QuickBooks помещает все свои приложения в одно место - QuickBooks App Store . Вы можете искать, фильтровать и находить, какое именно приложение вам нужно для построения вашей ERP.

В то время как есть некоторые свободные варианты в магазине, большинство приложений являются расходами вы должны будете планировать. Например: Fishbowl - одна из самых популярных производственных интеграций для QuickBooks, ее стоимость начинается с 10 095 долларов. Даже успешный бизнес не откажется от таких денег по прихоти.

Прежде чем приступить к созданию, ознакомьтесь с предложениями магазина приложений и почувствуйте, что доступно. QuickBooks собирает обзоры, и многие из доступных вариантов также были рассмотрены на Platforms .

Создание вашего стека ERP

После того, как вы выбрали свой вариант QuickBooks, вы можете погрузиться в реальное построение ERP. Если вы не знаете, с чего начать, не волнуйтесь.

Я расскажу о двух приложениях - HandiFox и Method: CRM - чтобы помочь вам на пути к успеху ERP. Оба приложения занимают лидирующие позиции в своих категориях QuickBooks App Store - инвентарь и CRM соответственно.

Это даст вам представление о том, что требуется для запуска и запуска ERP-системы на магистрали QuickBooks.

HandiFox: интеграция управления запасами с QuickBooks

HandiFox выпускается в двух версиях: Start и Pro. Start содержит большинство инструментов управления запасами, которыми известен бренд, в то время как Pro добавляет некоторые параметры клиентов и биллинга. Мы расскажем о начале ниже.

HandiFox улучшает интерфейс QuickBooks для управления запасами. Хотя QuickBooks имеет некоторую возможность отслеживания, взаимодействие с вашими данными непросто. HandiFox делает данные визуально привлекательными и доступными таким образом, чтобы поддерживать ежедневные задачи инвентаризации.

HandiFox в действии.

Причины его использования:

• HandiFox позволяет сканировать штрих-коды с помощью мобильного телефона. Если вы получаете, отправляете или перемещаете инвентарь, вы можете сделать все это с помощью мобильного интерфейса HandiFox. Затем данные помещаются в QuickBooks для обновления ваших финансовых отчетов.
• Помните, как я назвал одну версию истины одним из основных преимуществ ERP? С приложением для управления запасами, прикрепленным к передней части вашей системы, вы можете легко отслеживать, оценивать и управлять запасами, не создавая несколько версий того, что у вас есть под рукой. Ваши финансовые записи будут отражать записи вашей системы управления запасами, что будет способствовать более точному прогнозированию спроса и пониманию активов.
• Приложения для управления запасами, такие как HandiFox, предоставляют вам доступ к дополнительным уровням данных инвентаризации. Хотя QuickBooks может хранить данные о стоимости и подсчете, он не предназначен для самостоятельного отслеживания номеров партий или мест размещения. HandiFox накладывает все это на ваши существующие данные, что позволяет вам лучше отслеживать и выбирать инвентарь, поскольку он обновляет QuickBooks соответствующей информацией.

Метод: CRM: интеграция CRM с QuickBooks

Метод делает для людей то же, что и HandiFox для вещей. Хотя QuickBooks хранит некоторую информацию о клиентах, по которой вы можете создавать несколько отчетов, это, прежде всего, платформа для бухгалтерского учета.

С интеграцией CRM вы сделаете блестящее лицо данными клиентов QuickBooks, не создавая новый и немного другой набор данных, как это было бы с автономной CRM .

Причины его использования:

• Метод: CRM синхронизирует изменения информации о ваших клиентах с QuickBooks, поддерживая ту единственную версию истины, которую мы ищем.
• Как и HandiFox, Method также накладывает новые уровни данных, касающихся контактов, историй покупок и взаимодействий, а также эффективности маркетинговой кампании. Он берет базовые данные, которые позволяют QuickBooks функционировать, и помещает сверху дополнительные данные, которые помогут вашему бизнесу процветать.

• Метод: CRM позволяет добавить платежный портал на свой веб-сайт, создавать маркетинговые кампании по электронной почте с использованием ваших контактов QuickBook и отслеживать потенциальных клиентов, не запутывая вашу базу данных. Это означает, что больше не нужно пролистывать страницы клиентов, которых вы представили. Вместо этого эти потенциальные клиенты живут в Method, пока не станут реальными клиентами и не будут переведены в QuickBooks.

Обеспечение бесперебойной работы QuickBooks ERP

Если вы сможете найти подходящую интеграцию для своего бизнеса, вы сможете поддерживать в своей компании одну версию истины. Больше не нужно говорить о том, сколько вы продали, какие продукты и где находятся, и кому сколько заплатили.

Выбранные вами варианты интеграции должны в значительной степени зависеть от типа вашего бизнеса. Я думаю, что CRM - хороший выбор для всех, но выбор производства, складирования и управления персоналом зависит от отрасли.

Если есть другие приложения QuickBooks, которые вы используете в своем бизнесе, сообщите всем в комментариях ниже. Если система для самостоятельной сборки не подходит для вашего бизнеса, загляните в каталог ERP Platforms , который включает более 400 вариантов программного обеспечения.