Как рассчитать рентабельность инвестиций бухгалтерского программного обеспечения

Когда мы росли, мы звали мою маму и ее сестру Купон Крис и Барбара по выгодной цене. Они знали, как растянуть доллар, и проехали половину города, чтобы сэкономить семь центов за галлон на бензине или попросить менеджера оплатить истекший 10% купон на скидку в ресторане.

Став молодым взрослым, я по-новому взглянул на бережливость моей матери и стал ценить ее. Внезапно поиск творческих способов растянуть тонкую зарплату перестал быть таким забавным.

Но с возрастом и опытом я также научился распознавать, когда «экономия» денег в конечном итоге обходится вам дорого. Например: если вы едете в торговый центр через три города, чтобы сэкономить несколько долларов на носках нестандартной формы.

То же самое и с вашим бизнесом. Если вы каждую неделю тратите часы на добавление данных о продажах в электронную таблицу, вы можете сэкономить время, вложив средства в программное обеспечение для бухгалтерского учета .

И хотя вам не нужно быть Уорреном Баффетом, чтобы знать, что тратить 5 долларов на бензин, чтобы сэкономить 2 доллара на носках, - плохая инвестиция, определить рентабельность программного обеспечения для бухгалтерского учета не так просто.

Простой расчет рентабельности инвестиций (ROI) очень полезен в обоих сценариях. Я знаю, работая в Platforms , это программное обеспечение для бизнеса может сэкономить ваше время и деньги. Но вместо того, чтобы просить вас просто поверить мне на слово, эта статья покажет вам, как выполнить расчет, чтобы доказать это.

Сколько ты можешь сэкономить? Что ж, все зависит от того, какое программное обеспечение вы выберете, и от специфики вашего бизнеса. Но даже на низком уровне, если вы платите 20 долларов в час за бухгалтерский труд, а бухгалтерское программное обеспечение экономит даже всего три часа труда в неделю, вы сэкономите более 3000 долларов в год.

То, сколько именно ваш бизнес может сэкономить, зависит от нескольких факторов, поэтому давайте посмотрим.

Как рассчитать ROI

Теоретически рассчитать рентабельность инвестиций несложно:

Используя эту формулу, наш пример носков со скидкой, приведенный выше, даст:

Отрицательный ROI означает, что моя мама теряла 8 долларов на каждой поездке. Вы хотите, чтобы ваш ROI был положительным числом, иначе вы потеряете деньги.

Это возвращает нас к покупке программного обеспечения для бухгалтерского учета. Если вы подумываете об инвестициях в бухгалтерское программное обеспечение для своего малого бизнеса, вы определенно хотите знать, будет ли это стоить вам или сэкономить деньги в долгосрочной перспективе.

Так как же рассчитать рентабельность инвестиций в бухгалтерское программное обеспечение? К сожалению, это не так просто, как в примере с носками, но мы можем это сделать.

Для начала необходимо определить стоимость бухгалтерского программного обеспечения.

Сколько стоит бухгалтерское программное обеспечение?

Бухгалтерское программное обеспечение стоит 37,92 доллара.

Просто шучу. Стоимость бухгалтерского учета программного обеспечения колеблется в широких пределах, от свободного вплоть до тысячи долларов в месяц.

Помимо установленной цены на программное обеспечение, вам также необходимо учесть дополнительные расходы, такие как:

• Обучение персонала
• Обслуживание
• Перенос и хранение данных
• Техподдержка

Я знаю, о чем ты думаешь ...

«Подожди, разве ты не сказал« бесплатно »? Если есть бесплатное программное обеспечение для бухгалтерского учета, почему бы мне не выбрать его, а затем я могу просто поставить ноль в калькулятор и получить очень большую рентабельность инвестиций? »

К сожалению, не все так просто.

Есть отличное бесплатное программное обеспечение для бухгалтерского учета . Но у бесплатного программного обеспечения для бизнеса всегда есть скрытые затраты: например, критические функции, заблокированные за платный доступ, ограничения по хранению и количеству пользователей, а также отсутствие технической поддержки.

Если ваше бесплатное программное обеспечение требует от вас вдвое больше времени на выполнение простых задач или оставляет вас в подвешенном состоянии, когда что-то пойдет не так, вы можете поставить ноль в графе «стоимость инвестиций», но ваша переменная «прибыль от инвестиций» будет принять удар.

Что приводит нас к…

В чем ценность бухгалтерского программного обеспечения?

Бухгалтерское программное обеспечение может сэкономить вашему бизнесу 75 438 долларов в год.

Опять шучу. Стоимость программного обеспечения для бухгалтерского учета зависит от размера вашего бизнеса, количества транзакций в месяц и суммы, которую вы платите за бухгалтерские услуги. Эти факторы затрудняют определение этой переменной в ваших расчетах.

Вам нужно будет выполнить домашнее задание, ответив на следующие вопросы:

• Сколько я плачу за бухгалтерские услуги?
• Сколько времени я (или мои сотрудники) каждый месяц трачу на бухгалтерский учет?
• Сколько времени я могу сэкономить каждый месяц с новой системой бухгалтерского учета?

Для простоты предположим, что у вас есть два сотрудника - Луи и Лоретта, которые ведут бухгалтерский учет. Их совокупная почасовая оплата составляет 50 долларов в час.

Теперь нам нужно выяснить, сколько часов у Луи и Лоретты уходит на выполнение всех задач, связанных с бухгалтерским учетом, необходимых вашей организации за месяц, с использованием традиционных методов, таких как электронная таблица или - да здравствует мысль - физическая бухгалтерская книга.

Это число, очевидно, будет широко варьироваться в зависимости от вашей организации и системы, которую вы используете, но общий совет, который я могу предложить, - это использовать программное обеспечение для учета рабочего времени или приложение, чтобы получить наиболее точную оценку.

Теперь, чтобы увидеть, сколько времени может сэкономить программное обеспечение для бухгалтерского учета, вы можете протестировать новое решение за один период оплаты. Многие программные продукты предлагают бесплатные 30-дневные пробные версии.

Но для целей этого упражнения предположим, что - с использованием некоторой комбинации электронных таблиц и записных книжек - Луи и Лоретте требуется около десяти часов в неделю каждому, чтобы вести всю бухгалтерию вашего малого бизнеса в порядке. Это в общей сложности около 80 часов в месяц, или почти 1000 часов в год, если учесть резкие скачки налогов в конце года .

Видите, как это можно сложить?

Если вы платите кому-то 50 000 долларов в год за почасовую оплату бухгалтерии, и есть способ сделать эту работу более эффективной, разве вам это не интересно?

Скажем, например, Луи и Лоретта могли справиться со своими бухгалтерскими задачами вдвое быстрее, используя бухгалтерское программное обеспечение для автоматизации таких процессов, как кредиторская и дебиторская задолженность, выставление счетов и выставление счетов, отслеживание расходов, начисление заработной платы и управление налогами.

Теперь вы платите около 25000 долларов в год за то, чтобы выполнять ту же работу (и с меньшей вероятностью человеческой ошибки) за половину времени.

В этом случае бухгалтерское программное обеспечение имеет финансовую стоимость 25 000 долларов в год с дополнительным бонусом в виде большей точности и высвобождения времени ваших сотрудников для других задач. Теперь, когда инвестиции в бухгалтерское программное обеспечение кажутся не такими уж плохими, не так ли?

Как рассчитать ROI бухгалтерского программного обеспечения

Теперь, когда у нас есть приблизительное представление о стоимости программного обеспечения для бухгалтерского учета и диапазоне цен на программное обеспечение для бухгалтерского учета, мы можем заполнить пробелы в нашем расчете рентабельности инвестиций с начала этой статьи. Чтобы освежить память:

Итак, в нашем теоретическом примере мы сэкономили 25 000 долларов в год на бухгалтерских расходах. Это наша прибыль от инвестиций.

QuickBooks , одна из самых популярных программ для бухгалтерского учета на рынке, стоит от 10 долларов в месяц за самый базовый пакет. Но Луи и Лоретта уже достаточно долго барахтаются в нем с дряблыми электронными таблицами и потрепанными блокнотами, так что давайте потратимся и угостим их пакетом Essentials (17 долларов в месяц) с Enhanced Payroll (19 долларов в месяц + 2 доллара на сотрудника в месяц) .

Допустим, в вашем бизнесе 40 сотрудников, и теперь мы рассчитываем на 117 долларов в месяц .

QuickBooks, как и многие поставщики, предлагает бесплатную круглосуточную техническую поддержку для всех платных планов.

Но давайте учтем первоначальные вложения в 1000 долларов, чтобы обучить Луи и Лоретту использованию нового решения.

Теперь мы рассчитываем на 2404 доллара в первый год использования нового программного обеспечения для бухгалтерского учета.

Хорошо, теперь, когда у нас есть все переменные, давайте выполним расчет ROI:

Это возврат инвестиций почти 940% . Это очень хорошо. Это экономия 22 596 долларов в год , что в сумме дает около 5000 пар носков со скидкой.

Представьте, что ваш малый бизнес может сделать с этими деньгами ... вы можете купить новый грузовик для доставки, нанять нового менеджера по социальным сетям, повысить зарплату или устроить барбекю для компании-качалки.

Конечно, эти цифры гипотетические, и в реальной жизни не всегда все так однозначно.

Надеюсь, что, если вы почерпнете что-нибудь из этого упражнения, так это то, что очень трудно потерять деньги, инвестируя в бухгалтерское программное обеспечение. Но это не значит, что это невозможно. Например, вы можете инвестировать в бухгалтерское программное обеспечение, разработанное для предприятия с 1000 сотрудниками, для вашего предприятия по печати футболок, состоящего из одного человека. Это не было бы хорошей инвестицией.

Однако отдел продаж любого уважаемого поставщика не позволил бы кому-либо совершить такую ​​безрассудную ошибку.

Бухгалтерское программное обеспечение здесь, чтобы помочь

Это упражнение продемонстрировало упрощенную версию расчета рентабельности инвестиций для бухгалтерского программного обеспечения. В реальной деловой среде существует бесчисленное множество факторов, которые влияют на вашу фактическую рентабельность инвестиций, от эффективности сотрудников до инфляции.

Но не позволяйте этому отвлекать вас от сути: бухгалтерское программное обеспечение может сэкономить время и деньги вашего бизнеса . И имейте в виду, что эта экономия с годами умножается по мере того, как ваши сотрудники становятся более опытными в использовании своего нового программного обеспечения.