Преимущества и недостатки a Small Business Open Office

Современные сотрудники часто рассматривают открытые планы офиса и коворкинг как отличную среду для совместной работы, в которой они могут работать со своими коллегами , а не рядом .

Предположение о том, что открытые офисы - это позитивная среда для совместной работы, основано на предположении, что открытые офисы предоставляют пространство, где люди могут проявлять творческий подход и новаторские идеи.

Звучит замечательно.

К сожалению, на практике это не всегда срабатывает. Большинство офисов открытого типа создают для сотрудников неидеальную рабочую среду. Чаще всего концепция открытого офиса снижает производительность, увеличивает количество больничных, которые берут на себя работники, и усиливает чувство тревоги у сотрудников.

Если вы не спроектируете свой открытый офис правильно, недостатки открытых офисов вполне могут перевесить преимущества.

В ближайшие месяцы и годы малые предприятия будут меньше подходить к вопросу о кабинках или вообще ничего по принципу «все или ничего» и примут сочетание двух стилей под влиянием типа выполняемой работы.

Мне нравится называть эту концепцию « функционально-зависимым офисным дизайном ».

В этой статье мы рассмотрим некоторые из последних исследований офисной среды, плюсов и минусов открытых офисов, а также того, как добиться успеха с функционально-зависимым дизайном офиса.

Прочтите, чтобы узнать, как создать лучший план открытого офиса для вашего малого бизнеса.

Уравновешивание дизайна открытого офиса и удовлетворенности сотрудников

Согласно исследованию, проведенному Gartner в 2017 году, только 9% из 849 сотрудников, которым были назначены частные офисы, были менее чем удовлетворены физическим рабочим пространством, которое им предоставила их организация (полное исследование доступно клиентам Gartner).

Это намного меньше, чем у 25% из 554 респондентов, которые были менее чем удовлетворены назначенными им рабочими местами в офисах открытой планировки без стен.

Открытые офисные пространства были источником дискуссий в последние несколько десятилетий, поскольку сторонники выступали за их экономичную настройку и среду, способствующую сотрудничеству, в то время как недоброжелатели ссылались на их вред для производительности и здоровья сотрудников.

Приведенная выше статистика показывает, что, хотя предприятия переходят к более непринужденной обстановке открытого офиса, сотрудники не обязательно удовлетворены тем, как он работает (или не работает).

В чем преимущества открытых офисов?

1. Их недорого установить.

Правильно, миллениалы и представители поколения Z, ваш работодатель может провозглашать культуру сотрудничества, но в конечном итоге они экономят большие деньги, заставляя вас смотреть прямо в глаза коллеге, сидящему напротив вас.

По крайней мере, в краткосрочной перспективе.

Если вы контролируете все другие расходы, связанные с созданием офисного пространства, покупка 50 регулируемых постоянных столов будет дешевле, чем покупка 50 кабин.

Приблизительные начальные инвестиции между 50 кабинками и 50 постоянными столами. Данные о ценах собраны из Office Interiors и цитат StandDesk в июне 2018 года.

2. Они препятствуют секретам.

Возможно, журналист Джена МакГрегор лучше всего сказала об этом в своей статье в Washington Post, метко озаглавленной «Почему офисы открытой планировки похожи на нудистский пляж».

Открытые офисы позволяют всему быть открытыми для проверки, к лучшему или к худшему.

Положительным аспектом открытого офиса является то, что вы можете слышать о проектах, над которыми работают другие команды, и легко сотрудничать с товарищами по команде, сидящими рядом с вами.

К сожалению, это также означает, что вы услышите, насколько ваш коллега любит тосты с авокадо. Рабочая жизнь полна компромиссов.

Шутки в сторону: устранение физических барьеров в офисе может способствовать формированию более открытой культуры, в которой ценятся инновации и дух товарищества.

3. Они поощряют сотрудничество.

Открытые офисы позволяют сотрудникам, выполняющим разные должностные обязанности, работать рядом и (надеюсь) учиться друг у друга.

Один из приемов, который используют многие компании с открытой планировкой, - это смена рассадки каждые несколько месяцев, чтобы сотрудники могли познакомиться с другими командами и членами руководства. Это может вызвать ощущение того, что руководство «слышит» и признает за индивидуальные достижения, а также побуждает сотрудников работать вместе в разных командах.

«Коллеги могут обращаться друг к другу за советом или помощью без необходимости стучать в дверь или назначать официальную встречу», - говорит Шари Парсонс Миллер из Small Business Chron.

В чем недостатки открытых офисов?

1. Отвлекающие факторы, которые подрывают эффективность и продуктивность сотрудников.

Ученым с 1980 года известно, что существует положительная корреляция между архитектурной и психологической конфиденциальностью, производительностью труда и удовлетворенностью.

Согласно более позднему исследованию, проведенному Чонсу Ким и Ричардом де Дир для журнала экологической психологии :

Другими словами: отдача от предоставления пространств для совместной работы не компенсировала негативных факторов окружающей среды, влияющих на сотрудников.

Вы можете дать своим сотрудникам наушники или предоставить машину белого шума, чтобы блокировать шум, но слишком часто визуальное загрязнение, которое также отвлекает ваших сотрудников, упускается из виду.

Ваши сотрудники смотрят вверх и теряют концентрацию каждый раз, когда кто-то проходит мимо их стола, встает со стула, потягивается, собирается за стол рядом с ними, чтобы сотрудничать… список почти бесконечен.

2. Возможный вред здоровью сотрудников.

Последнее опубликованное исследование прогулов сотрудников в офисах открытого типа показывает, что работники в открытой среде берут на 62% больше отпусков по болезни, чем сотрудники, работающие в более частных рабочих местах.

Новое исследование, опубликованное в Scandinavian Journal of Work, Environment & Health, пришло к выводу, что существует «отрицательная взаимосвязь между количеством коллег, работающих в одном офисе, и их удовлетворенностью работой».

Исследование, проведенное теми же авторами в 2016 году, «показало, что более высокая плотность рабочего места была связана с более высокими психологическими факторами стресса на работе и неудовлетворенностью окружающей средой, которые, в свою очередь, были связаны с ухудшением физического здоровья, эмоциональным и когнитивным раздражением и более низкой умственной работоспособностью».

И количество людей на работе - не единственная проблема; все эти люди производят шум.

Исследователи Хаапакангас, Хонгисто, Варджо и Лахитнен отметили в «Журнале экологической психологии», что усиление отвлекающих факторов является «центральным источником экологического стресса», а «усиление отвлекающих факторов может ухудшить сотрудничество и усилить симптомы стресса».

Если копать еще глубже, нерелевантная речь снижает когнитивные способности сотрудников, согласно исследованию Ядава, Кима, Кабреры и де Дира, опубликованного в Applied Acoustics.

Что все это исследование означает для открытых офисов?

Чем больше людей наблюдают ваши сотрудники во время работы, тем больше отвлекает их внимание. Эти отвлекающие факторы отрицательно сказываются на уровне стресса, удовлетворенности, физическом здоровье и когнитивных способностях работников.

3. Более высокие затраты в долгосрочной перспективе.

«Офисы открытой планировки могут иметь краткосрочные финансовые выгоды, но эти выгоды могут быть ниже, чем затраты, связанные с уменьшением удовлетворенности работой и благополучия», - считают Оттербринг, Парейгис, Вастлунд и др.

Исследование Steelcase показало, что сотрудники открытого офиса теряют 86 минут в день на отвлекающие факторы.

Давайте посчитаем:

Если сотруднику платят 50000 долларов в год за традиционную 40-часовую рабочую неделю, и вы теряете 86 минут каждый день на отвлечение, создаваемое открытым офисом, вы оплачиваете почти весь рабочий день каждую неделю, которую вы не получается. Вы платите этому сотруднику примерно 344 доллара каждые две недели; это 8 944 доллара в год до вычета налогов.

Этот расчет упрощает задачу, но суть ясна: открытые офисы теряют деньги, потому что сотрудники берут больше больничных и не работают эффективно, пока находятся в офисе.

Вместо этого используйте функционально-зависимый дизайн офиса

Итак, что вы можете сделать, чтобы избежать этих недостатков и создать эффективный и продуктивный офис?

Идеальный офис - это сочетание частных пространств, где можно сосредоточиться, и открытых пространств, позволяющих сотрудничать. Если вы не алхимик офисной среды, трудно понять, какая смесь подходит для вашего малого бизнеса. Вам нужно одновременно взять на себя роль организационного психолога и архитектора.

1. Определите и сгруппируйте команды, у которых есть общие цели и стили работы.

Это нормально - сидеть вместе сотрудников с общими целями.

Проблемы возникают, когда вы помещаете две команды с разными целями и стилями общения рядом друг с другом в открытом офисе.

Например, размещение вашего отдела продаж рядом с отделом исследований и разработок - это рецепт для недовольных сотрудников.

Определите стили работы и требования для разных команд и соответствующим образом сгруппируйте их. Команды, которым требуется тишина для написания или написания кода, должны быть сгруппированы, в то время как команды, которые преуспевают в непрерывной среде совместной работы (например, маркетинг и продажи), должны по возможности занимать другое пространство.

По словам Джеммы Ирвинг , научного сотрудника с докторской степенью из Университета Квинсленда, «ключ к успеху - в том, чтобы обеспечить соответствие среды взаимодействиям, которые необходимы сотрудникам для выполнения своей работы».

2. Считайте гибкость частью уравнения среды сотрудников.

Гибкость означает одно: позволять сотрудникам работать там, где они добиваются наилучшего результата.

Это может быть офис, дом или (что менее вероятно) кафе.

Согласно международному исследованию цифровых рабочих мест, проведенному Gartner в 2017 году, 45% респондентов в возрасте от 18 до 25 лет сообщили о наличии гибкости в выборе между различными рабочими пространствами (например, открытыми пространствами и частными пространствами; полное исследование доступно клиентам Gartner).

Это означает, что по крайней мере некоторые из самого молодого поколения работников чувствуют, что могут работать в офисе или вне его, а это означает, что компании уже движутся в правильном направлении со своей рабочей политикой. Будущее за объединением удаленной работы с политикой офисной работы малого бизнеса .

Тот же самый сегмент работников предпочел бы разделить свое время между своим корпоративным офисом и домом (~ 56% из 262 респондентов в возрасте от 18 до 25 лет хотят планировать большую часть своего рабочего времени в офисе, по сравнению с 23%, которые предпочитают работать дома), а не чем работа в поездках или в общественных местах.

Тот же опрос показал, что немногие люди любого возраста хотят работать в общественном месте, например в кафе. Большинство (63% из 2974 респондентов) заявили, что они абсолютно не планируют свое рабочее время в общественном месте. На что это указывает? Насколько рабочие не любят перерывы, не связанные с их работой в течение дня.

Не бойтесь, что ваши сотрудники станут мошенниками, если вы позволите им работать удаленно. Исследование Gartner показывает, что если вы предоставите своим сотрудникам возможность гибкого рабочего пространства, они будут находиться в офисе более половины времени по своему усмотрению.

3. Учитывайте потребность в тихом рабочем месте.

Как упоминалось ранее, в исследовании, опубликованном в Журнале экологической психологии, говорится:

Сотрудники, имеющие возможность уйти в тихое место для работы, демонстрируют рост положительного восприятия своей рабочей среды.

Помните: тихое пространство означает пространство, лишенное звука. Исследования показывают, что «лепета», создаваемого четырьмя людьми, недостаточно для обеспечения полезной звуковой маскировки, и что слышание речи одного человека является самым разрушительным.

Убедитесь, что в вашем офисе достаточно тихих мест, чтобы сотрудникам не приходилось ссориться из-за них, а если у вас недостаточно места для обхода, предусмотрите заранее запланированные блоки времени с ограничениями по времени.

Помните: универсального дизайна офиса не существует.

Сотрудники США проходят период испытаний в стиле Златовласки после разрушения фермы 1960-х годов . Рабочие решили, что полностью закрытые офисы слишком унывают и создают разрозненность, в то время как полностью открытые офисы слишком отвлекают и снижают производительность.

Владельцы бизнеса должны найти свое «самое подходящее», что полностью субъективно.

Не позволяйте резиновой ленте возвращаться к любому концу спектра и используйте более гибкий функционально-зависимый офис, который дополняет производственный стиль вашей команды.