Small Business: Ваша политика отпусков по болезни нуждается в обновлении

«У меня желудочный вирус».

"У меня болит горло."

«Я просто не могу перестать кашлять».

Сотрудники отправляют вам сообщение о том, что они заболели, а затем они чудесным образом выздоравливают в течение дня или двух. Менеджеры постоянно наблюдают за этим.

Я как менеджер признаюсь: бывает. Сотрудники действительно заболевают, и через день-два им становится лучше. Иногда.

Но когда стало «нормой» получать рано утром электронное письмо от сотрудника, в котором говорится, что он болен, когда им действительно нужен выходной? Когда менеджеры стали полицией больничных касс?

Изначально концепция больничных дней была создана для того, чтобы сотрудники не злоупотребляли отдыхом и помогали отслеживать рабочую среду, в которой сотрудники болели чаще, чем в других сферах бизнеса.

Я испытал обе стороны ситуации. Мне приходилось брать неоплачиваемый отпуск по болезни в качестве сотрудника, работающего неполный рабочий день, когда я не болел, и я видел, как мои непосредственные подчиненные изо всех сил старались убедиться, что я знаю, что они берут отпуск по болезни.

Модель политики в отношении отпуска по болезни архаична, и ее корректировка давно просрочена. Владельцы бизнеса должны перейти к политике неопределенного оплачиваемого отпуска к 2020 году, чтобы оставаться конкурентоспособными по сравнению с другими компенсационными пакетами для малого и среднего бизнеса (SMB).

В этой статье я расскажу о тенденциях политики в отношении PTO, которые проявились за последние 15 лет, о том, как традиционная модель отпуска по болезни вредит отношениям между работодателем и сотрудником и как сформировать современную, неопределенную политику в отношении PTO, которая способствует положительному рабочему месту. настроения.

Умные владельцы бизнеса уже переходят к современной политике PTO

World at Work опросил 5524 специалиста по льготам и обнаружил, что количество предприятий, использующих традиционную политику отпусков (определение и распределение отпусков по болезни, отпусков и личного времени), снизилось с 71% в 2002 году до 51% в 2016 году.

Напротив, количество компаний, использующих современную политику PTO, увеличилось с 28% в 2002 году до 43% в 2016 году.

Я ожидаю, что эта тенденция сохранится, поскольку сотрудники просят большей гибкости в своих графиках работы. Количество компаний, применяющих современную политику отпусков, к 2020 году превысит количество компаний, предлагающих традиционную политику отпусков.

Тенденция традиционной политики отпусков по сравнению с принятием современной политики PTO в компаниях США ( Источник )

Позвольте мне сказать прямо: малые предприятия должны по- прежнему выделять своим сотрудникам заранее определенное количество выходных дней.

Однако малому и среднему бизнесу не следует использовать устаревшие термины «больничный» или «отпуск по болезни», а вместо этого следует определять все выходные как оплачиваемое время (PTO).

Больные вынуждают сотрудников идти на компромисс

Иногда людям просто нужен выходной.

Это кажется простым утверждением, но в малом бизнесе его часто упускают из виду или не принимают во внимание.

Подумайте о множестве недугов, о которых нелегко сообщить по электронной почте или по телефону. Может быть, сотруднику нужен перерыв в психическом здоровье, или он устал после бессонной ночи, или ему нужно пойти в DMV и у него нет лишнего отпуска.

Я бы предпочел, чтобы мои сотрудники говорили мне, что им нужен выходной, чем заявляли бы о желудочном гриппе, когда его нет. Отношения, построенные на доверии и взаимном уважении, приводят к повышению качества работы и преданности делу.

Вы можете создать культуру честности в своем малом бизнесе, устранив триггеры для ложного общения.

Больные побуждают сотрудников чувствовать себя виноватыми из-за того, что им нужен выходной

Может быть, это всего лишь я, но когда я был сотрудником на работе с высоким уровнем стресса и нуждался в выходном, я чувствовал себя ужасно из-за того, что мне нужно было это время.

Возможность того, что мой менеджер посчитает меня слабым, привела к тому, что у меня был выходной, в котором я чувствовал себя виноватым, когда я не получил расслабления, в котором я нуждался в первую очередь

Назначение больничных дней заставляет сотрудников чувствовать, что они должны заболеть, когда им нужен выходной. Больной, как грипп, но не болен, как умственно усталый.

Выходной не следует рассматривать как слабость, а скорее как способ для ваших сотрудников сохранить свое здоровье, как физическое, так и моральное. Подумайте об этом: у сотрудников в США, которые перегружены работой , уровень смертности такой же, как у тех, кто подвергается воздействию пассивного курения. Это беспокоит.

Показатели заболеваемости, выраженные в диагностированных врачом состояниях здоровья, связанных с пассивным курением, высокими требованиями к работе и продолжительным рабочим днем, на основе метаанализа 228 исследований, оценивающих влияние стрессоров на рабочем месте на здоровье ( Источник )

Переход на модель неопределенного PTO позволяет сотрудникам сказать своему руководителю: «Я беру выходной». Никаких вопросов, никакого чувства вины и никаких неблагоприятных последствий для здоровья.

Больные ставят руководство в неловкое положение

У каждой истории есть две стороны.

Конечно, руководству необходимо знать, почему сотрудника нет в офисе, когда они запланированы. Однако действительно ли менеджерам нужно знать причину, если поведение не является привычным?

Хорошие менеджеры хотят знать, что происходит в жизни их сотрудников, но им также не нужно помогать увековечивать ложь или нарушать конфиденциальность сотрудников.

По словам Гретхен Ван Влимен , вице-президента чикагской кадровой консалтинговой компании StratEX, определяя выделенное сотруднику время вне офиса как PTO, «вы говорите сотрудникам, что это PTO, просто возьмите его» .

Сотрудникам не нужно придумывать причину, и менеджерам не нужно беспокоиться о том, что сотрудники лгут им.

4 способа создать лучшую культуру труда без больничных

1. Четко напишите свою политику в отношении PTO.

Если вы не собираетесь проводить различие между личным временем и временем по болезни, вы должны четко указать это при написании политики PTO. Убедитесь, что ваши сотрудники не думают, что они получают все свое личное время в дополнение к больничным.

А если из-за болезни вашим сотрудникам нужно взять больше, чем отведено отведенное им PTO? Вы должны будете соблюдать положения Закона о семейных и медицинских отпусках :

2. Инвестируйте в программное обеспечение для учета рабочего времени.

Вам нужно знать, когда ваши сотрудники не работают. Все просто.

Но вам также необходимо знать, когда сотрудник демонстрирует закономерности использования своего отпуска, независимо от того, для чего он нужен.

Используйте программное обеспечение для учета рабочего времени, чтобы определить, берет ли сотрудник каждую пятницу выходной, чтобы дать себе трехдневный уик-энд в ущерб вашему бизнесу, или чтобы узнать, не превысили ли они выделенное количество выходных.

Если вы обнаружите какое-либо странное поведение сотрудника при уходе, сядьте с ним и обсудите, что происходит в его жизни. В их личной жизни может происходить что-то, о чем вы не знаете, или они не удовлетворены своей работой. Вы не узнаете, пока не спросите.

3. Познакомьтесь со своими сотрудниками

Знакомство с вашими сотрудниками отлично влияет на отношения между работодателем и сотрудником. Это поможет вам распознать рабочие модели и выявить причуды, которые улучшат ваши рабочие отношения.

Знакомство друг с другом также помогает вам распознать, когда сотрудник ведет себя «неуместно» и, возможно, ему нужен перерыв.

Невозможно узнать, берет ли ваш сотрудник свой PTO из-за потери семьи или потому, что он сгорел, если он не скажет вам. В любом случае лучше знать, как помочь своим сотрудникам, а не наказывать их за использование свободного времени.

Не знаете, с чего начать? Ознакомьтесь с этим замечательным ресурсом, чтобы лучше узнать своих сотрудников.

4. Как можно раньше определить «злоупотребление МОМ»

ВОМ не то.

Если они не являются государственными служащими или подрядчиками США, работодатели не обязаны предоставлять работникам PTO. По данным Министерства труда:

Это означает, что когда вы вписываете 20 рабочих дней в контракт с сотрудником, это награда за исключительную работу или привилегию за согласие на работу. Конечно, в наши дни это стандартно для большинства рабочих мест с полной занятостью, но остается верным то, что владельцам малого бизнеса не нужно платить сотрудникам за те дни, когда они не работают.

В совокупности эти факты могут привести к неправильному использованию МОМ. Это произойдет. В конце концов, каждый владелец малого бизнеса сталкивается с одним уполномоченным сотрудником, который хочет работать в свободное время, независимо от политики компании в отношении PTO.

Ключ к предотвращению злоупотреблений в отношении МОМ - это с самого начала определить, что означает «злоупотребление». Возможно, ваша политика гласит, что PTO не может использоваться более трех пятниц подряд без разрешения или что отсутствие более трех дней необходимо сообщить заранее, чтобы команда могла подготовиться. Убедитесь, что ваши сотрудники знают, что приемлемо, а что нет.

Однако помните, что не будьте слишком строгими в определениях, иначе вы повредите общей цели обеспечения гибкости в работе.

Если вы хотите изменить свою политику в отношении PTO, проконсультируйтесь с экспертом по трудовому праву.

Закон о труде чрезвычайно сложен, и вы можете понести ответственность, если ваши полисы PTO составлены неправильно.

Рассмотрите текущую политику PTO вашего малого бизнеса и приспособьте ее к более современной политике для улучшения ваших сотрудников. Однако перед тем, как приступить к полной модернизации, проявите должную осмотрительность и проконсультируйтесь с юристом по трудовым спорам о том, как реструктурировать свои политики PTO.