FLEXTERA Фронтальный документооборот

Система управления электронным документооборотом для организации, контроля и автоматизации процессов движения документов в организации. Обеспечивает полный контроль над документами, управление версиями, согласование и утверждение, а также хранение и архивирование документов.

Альтернативные названия:

• FLEXTERA Электронный документооборот

Основные возможности:

• Управление документами - загрузка, организация и управление документами
• Жизненный цикл документа - отслеживание этапов создания и обработки
• Маршрутизация документов - автоматическое направление документов на согласование
• Согласование и утверждение - процесс согласования с несколькими уровнями
• Управление версиями - отслеживание и контроль версий документов
• Контроль доступа - управление правами доступа к документам
• Подписание документов - электронное подписание
• Поиск и фильтрация - быстрый поиск документов
• История документов - полная история изменений
• Уведомления - оповещение о статусе документов
• Интеграция
• Хранилище - долгосрочное хранение документов
• Архивирование - автоматическое архивирование старых документов
• Отчетность - формирование отчетов по документообороту

Типы документов:

• Входящие документы - документы от внешних контрагентов
• Исходящие документы - документы, отправляемые из организации
• Внутренние документы - документы, созданные внутри организации
• Служебные записки - служебная корреспонденция
• Приказы и распоряжения - управленческие документы
• Контракты и договоры - юридические документы
• Счета и акты - финансовые документы
• Технические документы - инструкции и руководства

Функции маршрутизации:

• Автоматическая маршрутизация - автоматическое направление документов
• Условная маршрутизация - направление в зависимости от условий
• Параллельное согласование - одновременное согласование несколькими лицами
• Последовательное согласование - согласование в определенном порядке
• Делегирование - возможность делегирования ответственности
• Ускоренное согласование - согласование в ограниченный срок

Функции контроля:

• Статус документа - отслеживание текущего статуса
• Сроки согласования - контроль соблюдения сроков
• Напоминания - автоматические напоминания
• Эскалация - автоматическое направление при задержке
• Контроль исполнения - проверка выполнения поручений
• Мониторинг процессов - наблюдение за ходом процессов

Применение:

• Крупные организации и корпорации
• Банки и финансовые учреждения
• Государственные учреждения
• Компании с международными связями
• Компании со сложной структурой управления
• Компании с высокими требованиями к документообороту
• Консалтинговые и юридические фирмы
• Страховые компании

Интеграции:

• Системы управления предприятием (ERP)
• Системы CRM
• Системы управления проектами
• Email-системы
• Системы учета и финансов
• LDAP и Active Directory
• Системы хранения файлов
• Системы электронной подписи

Технические характеристики:

• Тип ПО - система управления электронным документооборотом
• Развертывание - локальное или облачное
• Архитектура - модульная архитектура
• Доступ - веб-интерфейс, мобильное приложение
• Масштабируемость - поддержка больших объемов документов
• Производительность - быстрая обработка документов
• Безопасность - шифрование, управление доступом
• Интеграции - API для подключения к другим системам
• Хранилище - полнотекстовый поиск и индексация

Функции администратора:

• Управление пользователями - создание учетных записей
• Управление ролями - назначение ролей и прав
• Управление шаблонами - создание шаблонов документов
• Управление процессами - настройка маршрутизации
• Настройка уведомлений - управление правилами оповещений
• Мониторинг системы - отслеживание работы
• Резервное копирование - сохранение данных
• Аудит - логирование операций

Основные отчеты:

• Отчет по движению документов
• Отчет по согласованию
• Отчет по просроченным документам
• Отчет по активности пользователей
• Отчет по нагрузке на согласующих
• Статистика документооборота

Преимущества:

• Автоматизация - автоматизация процессов документооборота
• Контроль - полный контроль над документами
• Эффективность - ускорение процессов согласования
• Прозрачность - полная видимость статуса документов
• Безопасность - защита конфиденциальной информации
• Соответствие - соответствие нормативным требованиям
• Архивирование - долгосрочное сохранение документов
• Интеграция - подключение к существующим системам
• Удобство - простота в использовании

Возможности FLEXTERA платформы:

• Модульная архитектура
• Гибкие процессы согласования
• Интеграция с системами организации
• Высокая надежность и масштабируемость
• Поддержка больших объемов документов

Стандарты и соответствие:

• Электронный документооборот - соответствие требованиям ФЗ об электронной подписи
• Защита информации - соответствие требованиям защиты данных
• Аудит - логирование в соответствии с требованиями

Правовые аспекты:

• Разработчик - ООО «ДИАСОФТ»
• Передача прав - переход от ООО «Диасофт Системы» к ООО «Диасофт» в порядке универсального правопреемства
• Правовое основание - передаточный акт согласно ст. 1241 Гражданского кодекса РФ
• Назначение - система управления электронным документооборотом