Малые предприятия могут пересмотреть свои текущие контракты на предоставление программного обеспечения как услуги (SaaS) и пересмотреть условия, чтобы сэкономить деньги в свете кризиса COVID-19.

ПРИМЕЧАНИЕ. Эта статья предназначена для информирования наших читателей о проблемах, связанных с ведением бизнеса в США. Он никоим образом не предназначен для предоставления юридических консультаций или поддержки определенного курса действий. Для получения совета по вашей конкретной ситуации проконсультируйтесь со своим юрисконсультом.

Для свадебного фотографа и фотографа-портретиста Аланы Линденфельд решение о пересмотре ее контрактов SaaS было легким. Вспышка COVID-19 остановила нормальные бизнес-процессы, и Линденфельду пришлось сократить расходы, чтобы остаться на плаву.

«Мне пришлось понизить версию некоторого программного обеспечения, чтобы сократить расходы в то время, когда мне по закону не разрешено снимать какие-либо сеансы или свадьбы», - сказал Линденфельд.

Она смогла сэкономить деньги на подписках Adobe и Pixieset, связавшись с обоими поставщиками и призвав другие малые предприятия сделать то же самое:

Малые предприятия могут пересматривать контракты SaaS, чтобы сэкономить деньги во время экономического спада. По данным Gartner, 36% предприятий вели переговоры или планируют согласовать новые условия с поставщиками и вендорами ( полное исследование доступно клиентам ).

Вот подробное описание того, как вы можете сделать то же самое и как работает процесс повторных переговоров.

5 шагов для пересмотра ваших контрактов на программное обеспечение.

1. Переоцените свои потребности в программном обеспечении.

COVID-19 изменил способ работы предприятий, заставив многих быстро перейти от культуры работы в офисе к культуре удаленной работы . Потребности этих предприятий в программном обеспечении также изменились.

Гирдхари Саран, руководитель отдела маркетинга SurveySensum , понял, что пришло время переоценить контракты на программное обеспечение бизнеса после подсчета убытков, вызванных COVID-19:

Чтобы начать этот процесс, Саран и его команда составили список всех активных подписок на программное обеспечение и разделили их на три категории:

1. Необходимо продолжить : программное обеспечение, которое имеет решающее значение для бизнес-процессов, даже если поставщик не предложит скидку.
2. Можно выжить без : эти ежемесячные подписки приятно иметь, но не полностью необходимы.
3. Новые потребности : эта категория возникла в результате перехода компании к удаленной работе и необходимости программного обеспечения для облегчения удаленного сотрудничества и общения с другими членами команды и клиентами.

2. Прочтите свой контракт, включая мелкий шрифт.

После того, как вы определите контракты, которые хотите пересмотреть, важно прочитать контракт и понять его условия, прежде чем обращаться к поставщику программного обеспечения.

Мария Вероника Саладино , корпоративный поверенный, в настоящее время помогающий компаниям в пересмотре контрактов на программное обеспечение, предлагает компаниям ответить на следующие вопросы по программному обеспечению, которое они назначили для пересмотра на первом этапе:

• Что в настоящее время предусматривает существующий контракт?
• При каких условиях договор будет расторгнут?
• Есть ли в контракте пункт о пересмотре условий контракта в случае кризиса или экономического спада?
• Что в существующем контракте будет считаться нарушением?
• Какие действия предпримет поставщик, если вы не сможете производить платежи?
• Есть ли положение о форс-мажоре, которое освободило бы вас от контракта перед лицом обстоятельств, не зависящих от вас (например, пандемии)?

Что такое форс-мажор?

Положение о форс-мажоре освобождает стороны от договора в случае обстоятельств, не зависящих от сторон, которые могут сделать необоснованным или невозможным ожидать от стороны выполнения договорных обязательств.

Эти обстоятельства могут включать войну, стихийные бедствия, забастовки или неожиданное законодательство и, как правило, пандемии .

По данным Gartner, 18% организаций уже применили положения контрактов о форс-мажорных обстоятельствах из-за COVID-19, а 37% рассматривают их ( полное исследование доступно для клиентов ).

Решение о применении оговорки о форс-мажоре не следует воспринимать легкомысленно, и вы должны подумать, как это повлияет на ваши долгосрочные отношения с поставщиком.

«Недостатком попытки спровоцировать форс-мажор является то, что вы можете отравить воду в отношениях, которые хотите поддерживать с этим поставщиком на долгие годы», - сказал Эрик Талли из Columbia Law в интервью Gartner ( полное исследование доступно для клиентов ).

Оговорки о форс-мажорных обстоятельствах предназначены для защиты предприятий, но также могут повредить отношениям с поставщиками. Перед тем, как применить этот пункт, вам следует обратиться за советом к стороннему консультанту.

3. Узнайте, что ваш поставщик SaaS уже делает для обслуживания клиентов.

Прежде чем Линденфельд обратилась к поставщикам программного обеспечения, она исследовала, что эти поставщики уже делают для клиентов:

Многие поставщики SaaS уже предоставляют бесплатный или льготный доступ к инструментам, которые помогают компаниям оставаться на плаву.

Например, HubSpot предлагает свой пакет для малого бизнеса по сниженной цене и увеличивает лимиты для существующих клиентов, а Adzooma предлагает всю свою платформу бесплатно до 1 июня 2020 года.

Эти поставщики SaaS и многие другие уже предлагают бесплатный или льготный доступ к своим платформам, чтобы поддержать мнение «мы в этом вместе» и продемонстрировать свою поддержку бизнес-сообществу.

4. Решите, что вы хотите получить от повторных переговоров.

Прежде чем обращаться к поставщику программного обеспечения, знайте, что вы хотите получить от переговоров. Нил Эндрю, основатель PPC Protect , сказал:

Некоторым предприятиям может потребоваться или пожелать расторгнуть свой контракт, в то время как другие стремятся приостановить или отложить платежи, применить скидки, уменьшить функциональность, чтобы сэкономить деньги, или временно увеличить функциональность для удовлетворения новых потребностей своего бизнеса.

Подумайте, что вы хотите получить от повторных переговоров и в чем готовы пойти на компромисс. Некоторые поставщики SaaS могут не захотеть полностью отказаться от контракта, но могут снизить стоимость вашей подписки за счет уменьшения функциональности или количества лицензий.

«Поставщики SaaS предпочли бы убедиться, что они получают хоть какой-то денежный поток, а не совсем его отсутствие», - сказал Эндрю. «Хорошие поставщики SaaS будут стремиться к установлению ценных долгосрочных отношений, предлагая максимально возможную помощь».

5. Будьте прозрачными и чуткими, и имейте запасной план.

Компании должны быть прозрачными в своем финансовом положении и чутко относиться к поставщикам программного обеспечения.

«Мы сочувствуем нашим клиентам и никогда не хотим, чтобы они чувствовали себя обманутыми», - сказал Джош Сандерс, руководитель проекта в Alpha Bravo Development. «Если компания описывает, как их бизнес терпит убытки, что-то можно решить».

Гирдхари Саран обратился к поставщику CRM своей компании и четко объяснил их финансовое положение: их оплата за использование платформы теперь была финансовым затруднением в свете потери доходов из-за COVID-19. В результате им удалось заключить сделку.

Будьте откровенны в разговоре с поставщиком программного обеспечения, но не забывайте также проявлять чуткость. Это тяжелое время для всех.

Шон Макдермотт, основатель RedMonocle и Windward Consulting Group , хотел напомнить компаниям, что производители программного обеспечения в настоящее время также испытывают трудности:

Поставщики SaaS сильно зависят от доходов от подписки, и, хотя они не могут полностью отказаться от контракта, они могут быть готовы помочь клиентам найти разумное решение. Если нет, рассмотрите альтернативные программные решения.

У Сарана был положительный опыт достижения взаимовыгодного решения с его платформой CRM, но он не смог достичь аналогичного решения с его поставщиками программного обеспечения для видеоконференцсвязи и вебинаров .

До COVID-19 его компания оплачивала план на 100 человек. Когда команды стали удаленными, спрос на удаленное общение увеличился. Саран хотел временно обновить свой план, чтобы принять до 500 посетителей, но не мог позволить себе увеличения стоимости. Он безуспешно пытался договориться с поставщиком, но в конечном итоге перешел к альтернативному, сопоставимому решению с более низкой стоимостью и расширенной функциональностью.

«Функции можно заменить, хорошего обслуживания клиентов не может быть», - сказал Итан Тауб, основатель Goalry , который также выбрал альтернативные решения после того, как компания отказалась идти на компромисс по условиям контракта.

Пересмотр контрактов на программное обеспечение во время кризисов может помочь малому бизнесу сэкономить деньги

Сокращение расходов во время кризиса может помочь малому бизнесу остаться на плаву и избежать увольнений, и компании могут искать только свои контракты SaaS.

COVID-19 поставил уникальные проблемы для каждой отрасли, сделав гибкость между предприятиями необходимостью, чтобы выдержать этот экономический шторм. Работайте вместе, чтобы находить взаимовыгодные решения и помнить о проблемах других предприятий.

ПРИМЕЧАНИЕ. Приложения, выбранные в этой статье, являются примерами и не предназначены для одобрения или рекомендаций.