Успех любого проекта зависит от способности менеджера проекта разработать индивидуальный методический подход к его выполнению, ориентированный на конкретный проект. Подход должен соответствовать потребностям клиента и сильным сторонам его команды. Создание эффективной структуры работы требует большого внимания и не является той ролью, которую может взять на себя каждый .

Конечно, большинство менеджеров проектов знают, что управление рабочим процессом - или любая другая мера успеха управления проектами - важна, но как сделать это правильно, часто бывает непонятно. Любой опытный руководитель проекта знает, что для выяснения лучших советов и приемов по управлению проектами необходимо время и опыт.

И советы опытных менеджеров проектов.

Успех управления проектом

Демонстрация этих навыков отличает вас от других менеджеров проектов и повышает ваши шансы на трудоустройство и эффективность. Воспользуйтесь этим списком, чтобы освежить в памяти семь шагов к успеху в управлении проектами в 2017 году и узнать, как сделать этот год лучшим в своей карьере.

1. Планируйте свой день, используя методы тайм-менеджмента.

Как менеджер проекта, навыки управления временем важны, потому что вы имеете дело с широким кругом задач, требующих быстрого выполнения. Планирование дня будет иметь большое значение для вашей организованности и повышения вашей продуктивности. Помогите в планировании задач с помощью программного обеспечения для управления проектами, которое поможет вам отслеживать работу вас и вашей команды.

Если вы не очень разбираетесь в технологиях, простой список дел также может стать отличным организационным инструментом. Расставьте приоритеты для наиболее важных задач, поместив их вверху списка, а менее важные - внизу. Визуальный план ваших повседневных задач помогает вам идти в ногу со временем и знать время.

2. Вовлекайте заинтересованные стороны в важные обсуждения проекта.

Хотя у вас будет много обязанностей в отношении проекта, не пренебрегайте своими клиентами.

Хорошая коммуникация важна для того, чтобы держать обе стороны в курсе развития проекта, ограничивать расползание объема и информировать об изменяющихся требованиях. У некоторых клиентов могут быть разные ожидания, когда дело доходит до общения, поэтому обязательно установите частоту и тип общения (например, электронные письма, телефонные звонки и личные разговоры) в начале вашего проекта.

Раннее определение коммуникационных ожиданий помогает уменьшить неуверенность заинтересованных сторон в частоте и доставке коммуникаций. Кроме того, это может помочь вам установить границы, когда вы можете свободно говорить о проекте и когда вы слишком заняты, чтобы разговаривать (если, конечно, это не чрезвычайная ситуация).

3. Регулярно общайтесь со своей командой.

«Я думаю, что все важные советы можно резюмировать метафорой: вы должны быть похожи на директора оркестра в своей команде с подробным планом проекта в качестве баллов». - Хосе Игнасио Бернальдо де Кирос Очоа

Ежедневное командное общение помогает держать под контролем недопонимание и нечеткие требования. Информирование вашей команды на каждом этапе проекта имеет важное значение для успеха управления проектом.

Например, исследование, опубликованное компанией Procedure Technology, показало, что хорошие коммуникативные навыки являются краеугольным камнем управления проектами. В ходе исследования было изучено более 300 «руководителей строительных проектов, архитекторов, менеджеров по строительству, инженеров и геодезистов», а также их успехи и неудачи в различных строительных проектах. Некоторые выводы исследования были следующими:

Респонденты высоко оценили влияние коммуникативных навыков руководителей строительных проектов на успех управления проектом. На втором месте стоит способность менеджеров строительных проектов общаться на успех в области управления временем, качеством, затратами и коммуникациями. На третьем месте находится управление масштабом и рисками, на четвертом - финансовый менеджмент… Менеджер строительного проекта должен эффективно информировать о стоимости, времени и качестве как трех из четырех краеугольных факторов, от которых зависит успех проекта, за которыми следует масштаб. Время влияет на стоимость, и стоимость сообщается клиенту, должностным лицам и заинтересованным сторонам для выполнения проекта в рамках утвержденного бюджета и вовремя, в соответствии с запросом клиента - объем. Менеджер проекта должен быть лидером, чтобы эффективно общаться со всеми сторонами. Успешное выполнение строительного проекта в значительной степени зависит от способностей руководителя строительного проекта как коммуникатора, чтобы вести команду и успешно управлять строительным проектом ... Коммуникация - это функция, которая объединяет затраты, объем и время для достижения качественного продукта и может рассматриваться как имеющая краеугольная функция [в управлении проектами].

Другими словами, частое четкое общение положительно влияет на то, как члены команды рассматривают своего руководителя проекта как лидера, помогает контролировать качество продукта и продолжительность проекта, а также способствует успешному управлению рисками и объемом.

Кроме того, исследование показало, что некоторые методы коммуникации более эффективны при общении всесторонним и действенным образом, чем другие. Исследователи обнаружили, что общение лучше всего работает в следующем порядке, от наиболее до наименее эффективного:

1. Электронное общение (с использованием соответствующих инструментов проекта)
2. Письменное сообщение
3. Устное общение
4. Визуальная связь
5. Невербальная коммуникация

Мой собственный опыт как руководителя проекта отражает результаты этого исследования.

Заметив, что одному из моих коллег трудно уложиться в сроки, я столкнулся с ситуацией и попытался найти решение, которое принесло бы пользу всей моей команде. Мы начали использовать онлайн-диспетчер задач под названием Asana , который повысил продуктивность не только моего коллеги, но и всей команды, помогая им отслеживать их повседневные задачи.

Я смог решить эту незначительную проблему до того, как она повлияла на проект, потому что у меня был постоянный обмен информацией между мной и моей командой. Не убежден? Вы можете изучить альтернативы Asana, чтобы найти программные решения с аналогичными функциями.

4. Предвидеть неудачи проекта.

Даже самые продуманные планы часто идут наперекосяк.

Помните, что даже при тщательном планировании и внимании к деталям ваш проект может столкнуться с некоторыми проблемами. Обратите внимание на жалобы от заинтересованных сторон или коллег, а также на другие предупреждающие знаки, такие как пропущенный срок или перерасход средств, о том, что может быть проблема.

Предотвращение кризиса обеспечит бесперебойную работу вашего проекта, сэкономит вам много времени и позволит вам, вашей команде и вашим заинтересованным сторонам быть уверенными в том, что проект будет продвигаться вперед.

К сожалению, не всех осложнений можно избежать. Навыки антикризисного управления необходимы для того, чтобы справиться с неожиданностями. Руководители проектов должны быть гибкими и прагматичными. Импровизируйте и принимайте точные решения, когда это необходимо.

Препятствия, с которыми вы столкнетесь, дадут вам шанс преуспеть в качестве руководителя проекта, если вы будете учиться на своих решениях.

5. Знайте свои ограничения как руководителя проекта.

Слишком много проектов обречены на провал с самого начала из-за нереалистичных ожиданий. Установление невыполнимых сроков и возложение слишком большого количества работы на ваших коллег наверняка приведет к небрежной работе и часто пропускаемым срокам.

Ошибки и несвоевременная работа могут сбить ваш проект с курса, требуя исправлений, продления сроков, подрыва доверия заинтересованных сторон и разочарованной команды.

Потратив время на то, чтобы познакомиться со своей командой, вы сможете понять их сильные и слабые стороны. Это может помочь вам в распределении задач на основе навыков каждого коллеги. Делегирование задач правильному человеку очень важно, потому что успех зависит от того, насколько хорошо члены команды могут выполнять свои задачи.

6. Сосредоточьтесь на деталях.

Распространенная проблема, с которой сталкиваются менеджеры проектов, - это несоответствие целей проекта целям организации. Хороший менеджер проекта разработает стратегический план проекта, который приведет к общему успеху бизнеса.

Знайте объем своего проекта наизусть и не выходите за рамки требований проекта. Слишком легко потеряться в мелких деталях и забыть, на чем вы сосредоточены, поэтому хорошо спланированный объем проекта имеет важное значение для успеха.

Наличие заранее определенного графика и бюджета поможет вам сохранить хорошую основу для вашего проекта, наряду с основными этапами проекта, проверками и письменным списком требований.

7. Будьте в курсе последних тенденций в области управления проектами.

Повышение квалификации важно и очень полезно для управления проектами. К сожалению, из-за высокой рабочей нагрузки и стресса, связанного с работой полный рабочий день, может быть трудно найти время для расширения своих навыков. К счастью, научиться управлению проектами в Интернете довольно легко , и некоторые компании даже возместят вам стоимость краткосрочных курсов.

Профессиональное развитие никогда не должно останавливаться. Персонал постоянно меняется, добавляются новые инструменты повышения производительности и роли в управлении проектами, которых не было всего пять лет назад.

Обеспечение успеха управления проектами

По сути, менеджер проекта должен быть экспертом в лидерских, коммуникативных и организационных навыках. В условиях высокой нагрузки и стресса очень важно иметь навыки, необходимые для того, чтобы привести вас к финишу. Подотчетность и осведомленность обо всех аспектах вашего проекта приведет вас к успеху в управлении проектом.

Какие советы по успеху проекта я упустил? Что-нибудь из этого вам не подходит? Дайте нам знать в комментариях ниже!