Малые предприятия знают, что их выживание зависит от прибыльности или, по крайней мере, от безубыточности. В опросе Gartner, проведенном среди 699 предприятий малого и среднего бизнеса (SMB) в США, руководители отметили, что «рост доходов» является их главной бизнес-целью.

У каждого малого бизнеса разные источники дохода. Однако предприятия малого и среднего бизнеса, которые приносят больше доходов, часто успешно устраняют расточительные процессы. Согласно исследованиям , неэффективные бизнес-процессы «ежегодно обходятся многим организациям от 20% до 30% их доходов».

В условиях малого бизнеса основной причиной неэффективности являются трудоемкие процессы, такие как использование электронных таблиц для отслеживания задач, рабочего времени сотрудников и других процессов управления проектами. На все это в Excel у сотрудников уходит часы!

Один из способов радикального повышения эффективности малых и средних предприятий - использование правильных технологий для автоматизации всех ручных процессов .

Salesforce обследование почти 500 владельцев малого бизнеса и руководители отмечают , что автоматизация является растущей тенденцией среди многих малых и средних предприятий. В нем говорится, что многие растущие малые предприятия «вероятно, будут использовать или исследовать» такие технологии, как искусственный интеллект (ИИ) и подключенные приложения, для расширения автоматизации процессов.

Управление проектами - это один из процессов, который малый бизнес автоматизирует с помощью новых технологий, таких как чат-боты на базе искусственного интеллекта, дроны и прогнозная аналитика. В этом отчете рассматривается, как малые и средние предприятия могут использовать эти три технологии для повышения эффективности и увеличения доходов.

Прогноз 1. Интерфейсы для общения (чат-боты) автоматизируют командную совместную работу.

Пользовательские интерфейсы для общения (UI) делятся на две группы: голосовые помощники и чат-боты. Оба являются инструментами на основе искусственного интеллекта, которые радикально меняют то, как люди взаимодействуют с вычислительными устройствами.

Популярным примером голосового помощника является Amazon Alexa , который может создавать списки дел, устанавливать оповещения о задачах и даже совершать покупки. Кроме того, существует процветающий «каталог чат-ботов» в инструменте совместной работы над проектами Slack, который автоматизирует такие разнообразные задачи, как отслеживание посещаемости сотрудников и планирование командных обедов.

Преимущества для малого и среднего бизнеса

Малые предприятия могут использовать технологии диалогового пользовательского интерфейса (UI), чтобы сократить время и усилия, необходимые для выполнения различных задач управления проектами.

Тем не менее, технология голосового помощника для управления проектами все еще находится на начальной стадии и доступна только через устройства с поддержкой Alexa или Google Home.

Неудивительно, что чат-боты лидируют в автоматизации управления проектами. Они помогают малому бизнесу автоматизировать повторяющиеся задачи, такие как отслеживание статуса проекта с помощью простых текстовых команд.

Chatbots подходят для малого бизнеса , потому что они относительно легко построить, благодаря легко доступным руководствам для начинающих и относительно недорогие сторонних Chatbot платформы , таких как fireflies.ai и stratejos.ai .

Чат-боты также предлагают множество преимуществ, таких как повышение эффективности, сокращение времени, необходимого для организации встреч или настройки напоминаний о задачах, получение аналитических сведений из данных и отслеживание наиболее эффективных участников проекта.

Поразительно, насколько далеко за короткое время продвинулись технологии пользовательского интерфейса для общения, особенно чат-боты. В отчете Gartner прогнозируется, что «в 2020 году будет создано и развернуто больше ботов и чат-ботов по всему миру, чем новых мобильных приложений в этом году» (контент доступен клиентам Gartner).

Чтобы поместить вышеупомянутый прогноз в контекст, отчет Statista показывает, что 6 140 приложений для Android было выпущено в день только в первом квартале 2018 года. На основе этих данных мы можем оценить, что к 1 кварталу 2020 года будет создаваться в среднем 12 000 чат-ботов в день!

Малому бизнесу обязательно стоит присоединиться к этой подножке. Согласно оценке Software Advice , к 2021 году малые и средние предприятия будут внедрять диалоговые интерфейсы для повышения эффективности своих внутренних и внешних процессов. Малым и средним предприятиям следует начать использовать эту технологию, начиная с чат-ботов, для автоматизации задач и бизнес-процессов.

Вот пример небольшого маркетингового агентства, которое использует Slackbot, чтобы уменьшить ручные усилия при продвижении контента в каналах социальных сетей:

Чат-боты автоматизируют публикацию контента; облегчить сотрудничество
 ПЕРЕД РАЗГОВОРОМ Пользовательский интерфейс:  Ladder.io, маркетинговая фирма цифрового роста в Вашингтоне, округ Колумбия, столкнулась с проблемами, связанными с сотрудниками, которые совместно размещали социальный контент, поскольку команда была разбросана по всему миру. Разные часовые пояса затрудняли согласование подходящего времени для публикации контента.

 Интерфейс ПОСЛЕ РАЗГОВОРА:  Чтобы решить эту проблему, Ladder.io использовал чат-бота Howdy для автоматизации процессов публикации социального контента. Сотрудники использовали трехэтапный метод автоматизации процесса публикации контента, который можно было легко повторить:

• Они добавили инструкции для членов команды о том, каким контентом поделиться, название социального канала и т. Д. В электронной таблице Google.

• Они связали этот лист с рабочим процессом задачи для чат-бота Howdy, «обучив» его в канале Slack с помощью пользовательских сценариев команд с косой чертой .

• Наконец, они запустили бота в Slack, который уведомил всех сотрудников и отправил им несколько напоминаний для ответа.

Внедрение чат-бота привело к увеличению обмена контентом на 225% .

Прогноз 2: дроны автоматизируют управление строительными проектами

Дроны нашли применение в различных отраслях, включая сельское хозяйство, страхование и даже новостные агентства . Одна из отраслей, о которой в последнее время много говорится в новостях об использовании дронов, - это строительство.

В отчете Dronelife.com рассказывается о различных применениях дронов в строительстве для:

• Съемка рабочего места: с помощью дронов составить карту участка теперь быстро, легко и точнее.

• Измерение материалов: оценка запасов строительных материалов, таких как песок и гравий, выполняется быстрее и точнее.

• Трехмерное моделирование топографии: преобразование аэрофотоснимков структур и ландшафтов в трехмерные модели осуществляется легко, поскольку программное обеспечение дронов интегрировано со стандартными инструментами проектирования.

Преимущества для малого и среднего бизнеса

С 2015 года Федеральное управление гражданской авиации (FAA) предоставило множество исключений в отношении использования личных дронов, что сделало их недорогими и доступными для коммерческих целей.

В отчете, посвященном технологиям, используемым малым бизнесом , Тирена Дингельдейн, контент-менеджер Platforms , подчеркивает, что малые предприятия, которые продают продукты и имеют цепочку поставок, должны начать рассматривать технологию дронов.

Благодаря благоприятным федеральным нормам, технологии дронов значительно продвинулись вперед всего за несколько лет. Настало время для малых строительных предприятий использовать эту технологию и получить немедленные преимущества для бизнеса, в том числе:

• Автоматизация сбора информации: используя дроны, вы можете быстро делать снимки топографии, на которые в противном случае потребовались бы дни пешком.

• Обнаружение угроз на рабочем месте: в качестве систем наблюдения дроны могут обследовать строительную площадку и предупреждать команду и клиентов о любых проблемах, которые могут привести к задержкам в реализации проекта . Например, дроны могут помочь выявить загрязнение почвы, вызванное промышленными или сельскохозяйственными химикатами.

Объясняя, почему малые и средние предприятия должны использовать дроны , Эйлин О'Лафлин, старший аналитик по контенту в Software Advice, говорит, что «стирание границ между личными дронами и коммерческими целями делает эту технологию прямо в руках небольших строительных фирм и использует дроны в строительстве - разумное вложение для малого и среднего бизнеса ».

В отчете Software Advice о главных революционных технологиях для малого и среднего бизнеса говорится, что многие компании развернут варианты дронов к 2022 году для достижения стратегических преимуществ в своей отрасли. Gartner прогнозирует, что к 2019 году (контент доступен клиентам Gartner) не менее 10% персональных дронов будут обслуживать как личные, так и коммерческие потребности.

Малым строительным компаниям обязательно стоит подумать о технологиях дронов, потому что они доступны и доступны.

Вот пример того, как подрядчик использовал дроны для измерения объема, что привело к огромной экономии средств:

Дроны сокращают расходы благодаря точным объемным измерениям
 ПЕРЕД Дронов:  высотный сайт в Вирджинии , необходимый для обнаружения загрязнения почвы. Перед подрядчиком стояла сложная задача - измерить точное количество грунта, которое необходимо вытащить с загруженного участка.

 ПОСЛЕ ДРОНОВ: Чтобы решить эту проблему, они наняли  Uplift Data Partners (UDP), поставщика услуг дронов. Компания запускала дроны над строительной площадкой, чтобы провести точные измерения объема загрязненной почвы и отследить количество, которое необходимо вывозить за пределы площадки.

Ключевыми преимуществами были:

• Драгоценное время сотрудников было сэкономлено, поскольку им не приходилось выполнять вычисления, поскольку дроны автоматизировали съемку местности и измерили точный объем загрязненной почвы.

• Были зафиксированы точные измерения объема, поскольку дроны были точнее человеческих расчетов.

Конечным результатом стала экономия 32 000 долларов за счет экономии часов рабочего времени сотрудников. Подрядчик мог легко справляться с очисткой загрязненной почвы каждый день после того, как дроны рассчитали точный объем.

Кроме того, аутсорсинг компании по производству дронов помог подрядчику сэкономить деньги, которые были бы ушли на покупку оборудования и сопутствующих технологий. Это было быстрое решение, но при этом рентабельное.

Прогноз 3: прогнозная аналитика автоматизирует принятие решений

Прогнозная аналитика помогает предприятиям принимать быстрые, основанные на данных решения по управлению ресурсами. Это делается с использованием таких методов, как регрессионный анализ и прогнозное моделирование.

Например, предприятия могут моделировать сценарии «что, если» и прогнозировать результаты, например: « Что, если разработчик программного обеспечения не сможет работать на этой неделе?» Или что, если мы передадим часть проекта на аутсорсинг третьей стороне?

Помимо использования сценариев «что, если» для понимания влияния решения на бюджеты и сроки проекта, прогнозная аналитика помогает предприятиям быстрее принимать решения о распределении ресурсов. Это делается с помощью информационных панелей, которые помогают компаниям визуализировать навыки, роли и отделы сотрудников.

Преимущества для малого и среднего бизнеса

Ручное отслеживание ресурсов с помощью листов Excel не только обременительно, но и подвержено ошибкам. Неточные оценки ресурсов приводят к задержке сроков выполнения проекта, что в конечном итоге может привести к потере бизнеса. Это дорого обойдется малому бизнесу, у которого обычно небольшая клиентура.

Использование прогнозной аналитики для прогнозирования ресурсных рисков, которые могут негативно повлиять на проект, помогает малым предприятиям лучше распределять свои ресурсы. Инструменты управления проектами со встроенной или интегрированной функцией прогнозной аналитики могут помочь малому и среднему бизнесу принимать разумные решения, которые дают множество преимуществ, таких как:

• Выявление и подготовка к рискам проекта с помощью сценариев «что, если»

• Снижение затрат в результате того, что сотрудники не привязаны к соответствующим задачам в зависимости от их доступности, навыков и опыта.

• Обеспечение своевременной сдачи проекта за счет правильной оценки сроков выполнения задач

• Понимание эффективного использования ресурсов с помощью прогнозных моделей

Согласно отчету Software Advice , «к 2020 году прогнозная аналитика нарушит процесс принятия решений малым и средним предприятиями во всех отраслях и бизнес-функциях». Малые предприятия, внедрившие эту технологию, уже видят ее преимущества.

Например, прогнозная аналитика помогает небольшим производственным компаниям анализировать предыдущие отчеты о техническом обслуживании, чтобы предсказать будущие отказы машин. А небольшие маркетинговые агентства могут определять подходящих влиятельных лиц для социальной защиты с помощью программного обеспечения для прогнозной аналитики.

Согласно отчету Gartner , «к 2020 году прогнозная и предписывающая аналитика привлечет 40% новых инвестиций предприятий в бизнес-аналитику и аналитику» (контент, доступный клиентам Gartner). Это показывает, насколько крупные компании будут полагаться на прогнозную аналитику, чтобы помочь им принимать стратегические бизнес-решения.

Помня об этом прогнозе, малый бизнес должен начать определять бизнес-функции, которые можно улучшить с помощью прогнозной аналитики. Вы можете начать с улучшения управления ресурсами для успешного управления проектами.

Вот пример того, как предиктивная аналитика помогла бизнесу добиться эффективного управления ресурсами:

Прогнозная аналитика экономит время сотрудников; помогает понять их рабочую нагрузку
 ПЕРЕД ПРОГНОЗНОЙ АНАЛИТИКОЙ:  Fortive, поставщик технологических решений, используется для расчета распределения ресурсов с использованием таблиц Excel. В результате приоритезация проекта основывалась на том, кто чем хотел заниматься, а не на достоверных расчетах.

Это привело к плохой производительности проектов, многие проекты остались незавершенными, а сотрудники были перегружены своей тяжелой рабочей нагрузкой.

 Пользовательский интерфейс ПОСЛЕ РАЗГОВОРА:  Fortive использовала решение Tempus Resource от Prosymmetry для автоматизации планирования ресурсов. Это привело к огромной экономии времени, поскольку ввод данных, отслеживание изменений и визуализация емкости ресурсов можно было выполнять в одном месте.

Кроме того, возможности прогнозного моделирования этого инструмента позволили Fortive протестировать результаты различных сценариев «что, если». В результате неэффективность проектов, вызванная просчетами ресурсных мощностей, была значительно снижена.

Узнайте больше об этих новых технологиях

Независимо от отрасли, в которой работает ваш малый бизнес, вы должны знать, какое влияние на бизнес окажут новые технологии управления проектами и отраслевые тенденции.

Чтобы узнать больше о тенденциях в области программного обеспечения для управления проектами, прочитайте наш отчет о пяти важнейших тенденциях в области управления проектами, сформировавшихся в 2018 году .

А если вы ищете программное обеспечение для управления проектами , сравните цены поставщиков, скриншоты и обзоры лучших бесплатных инструментов управления проектами с открытым исходным кодом на нашем веб-сайте бесплатно.

Кроме того, ознакомьтесь с этими ресурсами, которые помогут вам понять варианты использования и возможности различного программного обеспечения для управления проектами:

• ПО для управления ИТ-проектами
• Программное обеспечение для отслеживания проектов
• Программное обеспечение для управления портфелем проектов

ИНФОРМАЦИЯ ОБ ОСНОВНЫХ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ТЕНДЕНЦИЯХ GARTNER ДЛЯ ИССЛЕДОВАНИЯ SMBS

Gartner провела этот опрос в апреле и мае 2017 года среди 699 компаний малого и среднего бизнеса в США, в которых работает более 10 сотрудников, а годовой доход составляет менее 100 миллионов долларов США. В опрос не были включены некоммерческие организации. Квалифицированные респонденты принимают решения или оказывают значительное влияние на решения, связанные с приобретением технологий для своей организации.