Эти передовые методы управления изменениями могут минимизировать затраты и максимизировать выгоды от изменений для вашей команды.

В 1990-х Шерил Кроу пела о положительных аспектах перемен в своей песне « Изменение принесло бы вам пользу ».

Если бы она хотела взять на себя ответственность, Кроу могла бы выпустить гораздо менее запоминающееся продолжение этого хита под названием «Слишком много перемен могут быть разрушительными».

Представьте, что однажды утром в понедельник вы пришли в офис и обнаружили, что вам прибавили зарплату, кухня была отремонтирована, а старые неэффективные кофеварка и микроволновая печь заменены новой техникой.

Это изменение пойдет вам на пользу!

А теперь представьте, что вы приходите и обнаруживаете, что ваш менеджер и трое ваших коллег ушли, проект стоимостью 1 миллион долларов, над которым вы работаете, увеличился вдвое, вы переезжаете в новый офис в 10 милях отсюда, и вам нужно переехать в новый. система управления проектами . Затем представьте, что это происходит раз в два месяца в течение года.

Такое большое изменение может разрушить вашу компанию (и ваше здравомыслие тоже).

Стоимость чрезмерных и ненужных изменений

Суть изменений в том, что мы все можем с ними справиться, как и вся наша жизнь, но вам следует иметь дело с изменениями только тогда, когда они необходимы и способствуют вашему долгосрочному счастью и успеху в бизнесе. Чрезмерные, ненужные изменения утомят вашу команду, приведут к разочарованию, снижению качества работы и высокой текучести кадров.

При неправильном обращении изменение - это негативный опыт для вашей команды, а негативный опыт будет гноиться и разрушать ваш бизнес изнутри.

По данным Gartner ( полный отчет доступен клиентам ):

Повторяющийся негативный опыт может ослабить ваших сотрудников.

Gartner отмечает, что ( исследование доступно клиентам Gartner ):

Если вы постоянно подвергаете свою команду негативным изменениям, вы копаете себе яму. С другой стороны, если вы можете превратить изменения в положительный опыт, вы получите признание за неизбежные негативные моменты (например, когда ваша сеть выходит из строя за неделю до ключевой вехи проекта).

Хорошее управление изменениями также полезно для бизнеса. По оценкам Gartner, только 34% всех усилий по изменению являются очевидными успехами, но исследовательская компания Prosci обнаружила, что компании с отличным управлением изменениями в шесть раз чаще достигают своих целей, чем компании с плохим управлением изменениями.

Ваша цель - минимизировать затраты и максимизировать выгоды от изменений. Давайте посмотрим, как это сделать.

4 передовых практики управления изменениями для менеджеров проектов

По мнению Gartner, ключом к минимизации затрат и максимизации выгод является использование подхода с открытым исходным кодом к управлению изменениями (полный отчет доступен клиентам Gartner).

Что мы подразумеваем под подходом с открытым исходным кодом?

Разработчики программного обеспечения с открытым исходным кодом делают свой код общедоступным, чтобы каждый мог взаимодействовать с программным обеспечением и потенциально улучшать его. Подумайте о том, как Википедия стала крупнейшей в мире онлайн-энциклопедией, позволив любому человеку в мире вносить и изменять записи.

Точно так же подход с открытым исходным кодом к управлению изменениями означает открытие процесса для сотрудников, на которые повлияет изменение. Другими словами: привлечение этих людей к активной роли в планировании, коммуникации и выполнении процесса управления изменениями от начала до конца.

4 способа сделать так, чтобы подход с открытым исходным кодом к управлению изменениями работал

1. Ответьте на вопрос "почему?" прежде чем совершать какие-либо изменения

Мы уже рассмотрели стоимость негативного опыта перемен. Одна из худших вещей, которую вы можете сделать в качестве менеджера и бизнес-лидера, - это провести в своей команде изменения, которые негативно отразятся на них, но не принесут каких-либо преимуществ и не способствуют достижению целей вашей организации.

Прежде чем совершать какие-либо изменения, спросите себя, своих коллег-менеджеров и своих сотрудников, какие преимущества принесет предлагаемое изменение. Если выявленные выгоды не перевешивают затраты (включая количество людей, которые это затронет и сколько времени это займет, в дополнение к финансовым затратам), еще раз подумайте, действительно ли это изменение необходимо.

Выявление и документирование «почему» изменения также поможет на более поздних этапах процесса, когда неизбежно кто-то спросит: «Почему мы делаем это снова?»

Элиза Олдинг , вице-президент Gartner по исследованиям, отмечает, что «люди лучше учатся и лучше реагируют на последовательные объяснения изменений, и делают это наиболее охотно, если они представлены в рамках сюжетной линии».

Рекомендация: распространите свою убедительную общую сюжетную линию по всей организации, используя сеть равноправных защитников, чтобы делиться и переводить сообщения и передавать отзывы своей руководящей команде.

2. Адаптируйте свой подход к ситуации.

Программное обеспечение с открытым исходным кодом легко адаптируется, поскольку его можно изменять в соответствии с любой ситуацией. Таким же образом вам следует подходить к своей стратегии управления изменениями.

Ваша политика управления изменениями должна быть гибкой и открытой, а не жесткой.

Масштаб изменения, с которым вы работаете, имеет большое значение. Если вы добавляете незначительную функцию, для реализации которой в один прекрасный день требуется команда из двух человек, вам, вероятно, не понадобится комитет по планированию, который бы ее контролировал. С другой стороны, если вы удваиваете объем проекта с участием нескольких команд, вам нужно действовать более осознанно и тщательно.

Несмотря на то, что даже самое маленькое изменение должно следовать за последовательностью «план-выполнение-мониторинг», сложность каждого из этих этапов зависит от масштаба изменения. Гораздо важнее иметь организационную способность адаптироваться к изменениям, чем иметь определенный контрольный список шагов для управления изменениями. А способность к управлению организационными изменениями проистекает из расширения возможностей ваших сотрудников играть активную роль.

Рекомендация: работайте над тем, чтобы изменить свою организационную культуру от установки на данность к изменениям к установке на рост к изменениям. По словам вице-аналитика Gartner Нила Осмонда, установка на рост «раскрывает творческий потенциал, снижает страх перед неудачей, способствует адаптации, развивает сотрудничество и способствует непрерывному обучению».

3. Предоставьте сотрудникам возможность играть активную роль

Смотрите на свою команду как на проводников изменений, а не как на объекты перемен. Другими словами, они продвигают изменения, которые необходимы и выгодны им и бизнесу, а не те изменения, которые происходят с ними, нравится им это или нет, потому что это хорошо для бизнеса.

Предоставьте своим сотрудникам всю информацию и инструменты, которые им необходимы, чтобы стать активными, заинтересованными участниками процесса изменений. Спросите их мнение на этапе планирования.

После того, как вы привержены изменению, распространите информацию, описывающую все преимущества изменения, чтобы они были мотивированы внести свой вклад и даже помочь направить процесс управления изменениями. Поощряйте их общаться в процессе изменений по выделенному каналу в вашем инструменте совместной работы .

Рекомендация: Допустим, ваша команда переезжает в новый офис. Как можно скорее объясните им, почему. Назначьте руководителей групп, которые будут сопровождать их во время переезда и раздадут упаковочные ящики по их столам перед переездом, чтобы они могли сами упаковать свои вещи. Когда они прибудут в новый офис, их ждут приветственные посылки, которые сделают переезд положительным опытом.

4. Используйте диалог, а не монолог.

Один из верных способов утомить ваших сотрудников и заставить их отключиться - это декламировать длинные директивы, не останавливаясь, чтобы выслушать их ответ. Игнорирование стороны разговора со стороны ваших сотрудников может привести к «недоверию, замешательству и беспокойству», согласно Gartner.

Рекомендация: на раннем этапе процесса сообщите своим сотрудникам, что их вопросы и отзывы приветствуются и ценятся, и назначьте спонсоров изменений, которые могут помочь ответить на их вопросы и направить обратную связь по соответствующим каналам. Перед тем, как произойдут какие-либо серьезные изменения, проведите встречу с сотрудниками в мэрии.

Вот несколько подсказок для начала обсуждения:

• Какие ключевые изменения внедряются в рамках этого процесса?

Какие основные движущие силы повлияли на решение о внесении этого изменения?

Каковы сроки этого изменения?

Какие проблемы призвано решить это изменение и как будет измеряться успех?

Изменение навсегда

По оценке Gartner, используя изменение с открытым исходным кодом вместо изменения сверху вниз, организации могут увидеть следующие преимущества:

• Вероятность успеха изменения увеличилась на 24%

Время внедрения сократилось на 33%.

Время, затрачиваемое на изменения, сократилось почти на 13 часов в неделю на одного сотрудника

Как вы подходите к управлению изменениями? Вы постоянно пытаетесь что-то перепутать, чтобы ваши сотрудники были в тонусе? (Если так, вам, вероятно, следует прекратить это.) Или вы все еще пользуетесь факсимильными аппаратами и пишущими машинками, потому что «вы всегда так поступали»? В любом случае есть способ лучше.

Чтобы продолжить читать о передовых методах управления изменениями, ознакомьтесь с другими статьями нашего блога по управлению проектами:

• Разработка плана управления изменениями: руководство для новичков

7 шагов к идеальному управлению изменениями

Lego для Netflix: Истории о важности эффективного управления изменениями