Ваш новый инструмент для совместной работы больше вредит продуктивности команды, чем помогает? Если так, давайте исправим.

Исследования показывают, что сильное общение является одним из наиболее важных факторов успеха проекта, поэтому успешные команды должны использовать самые эффективные доступные инструменты, чтобы обеспечить хорошее общение в команде.

Но что вы делаете в качестве менеджера, когда вкладываете средства в новый инструмент для совместной работы, только для того, чтобы обнаружить, что ваша команда использует его, чтобы постоянно болтать о шоу свиданий и своих командах по фэнтези-футболу, подлизываться над фотографиями домашних животных друг друга и тайно жаловаться на вас и твои коллеги-менеджеры?

3 недостатка обмена мгновенными сообщениями на рабочем месте

Во-первых, сделайте глубокий вдох, все будет хорошо. Ваша команда использует этот инструмент для общения, и это хорошо, даже если можно внести некоторые изменения, чтобы уменьшить отвлекающие факторы и повысить продуктивность.

Программное обеспечение для совместной работы - это не просто дань моде, поэтому всем придется к нему привыкнуть. Рынок программного обеспечения для совместной работы на рабочем месте уже огромен - оценивается в 2,7 миллиарда долларов в 2018 году - и Gartner ожидает, что он продолжит быстро расти, по оценкам, до 4,8 миллиарда долларов к 2023 году ( полный отчет доступен для подписчиков )

С другой стороны, если ваш новый инструмент для совместной работы действительно отвлекает, не позволяя вашей команде работать вовремя, вам необходимо принять меры. Однако то, что это за действие, будет иметь большое влияние на то, как ваша команда отреагирует, и получите ли вы положительный результат или просто ухудшите ситуацию.

Давайте рассмотрим три проблемы обмена сообщениями на рабочем месте и способы их решения.

1. Ваша команда болтает как сумасшедшая, но очень мало о работе

Вы никогда не откажетесь от разговора с кулером полностью. Если вы запретите нерабочий чат в своем инструменте совместной работы, ваша команда будет использовать электронную почту. Если вы попытаетесь ограничить переписку по электронной почте, они будут стоять возле кулера для воды и разговаривать. Если вы отключите им воду, они уйдут, и вам будет предъявлен иск. Ключ в том, чтобы принять тот факт, что общение в инструменте совместной работы произойдет, и выделить для него место, чтобы оно не отвлекало напрямую от реального рабочего общения.

Поощряйте отдельные каналы для таких тем, как домашние животные, книги и подкасты. Затем, если кто-то начнет рассказывать о новом крутом ресторане на канале обновлений проекта, аккуратно перенаправьте его на канал #lunchspots.

Кроме того, никогда не стоит недооценивать, насколько важен ваш инструмент для совместной работы, чтобы удаленные члены команды чувствовали себя частью вашей локальной команды . Если цена укрепления облигаций - это небольшая болтовня в Интернете, оно того стоит.

Как говорит пользователь Инкин на Reddit : «Я профессионал. Доверься мне делать свою работу. Шутки с друзьями во время работы заставляют меня больше любить свою работу, что заставляет меня выполнять работу более качественно ».

2. После внедрения нового инструмента для совместной работы производительность снизилась.

Любая новая технология может на время отвлекать сотрудников, поскольку они исследуют ее возможности. Инструменты для совместной работы могут быть особенно интригующими с их постоянными уведомлениями и мгновенным удовлетворением.

Некоторые сотрудники могут использовать это как передышку от работы, не причиняя ей вреда. Но у других могут возникнуть проблемы с отключением, когда им нужно сосредоточиться на важной задаче. Если вы заметили, что кто-то борется с этим, предложите им использовать функции фокусировки, которые предлагает большинство инструментов для совместной работы.

Например, в Asana есть функция откладывания входящих сообщений, которая скрывает все уведомления в течение часа, чтобы вы могли сосредоточиться на текущей задаче. Вы можете включить эту функцию и другие функции, щелкнув свой профиль в правом верхнем углу, затем «Настройки моего профиля», а затем «Хаки», как показано на снимке экрана ниже.

Включение отложенного сигнала для входящих сообщений в Asana ( источник )

Конечно, это не мешает пользователям постоянно проверять наличие новых сообщений самостоятельно или отвлекаться на свои смартфоны , но это только начало.

Администраторы могут даже установить по умолчанию часы «не беспокоить» для своих групп, если они действительно хотят получить доступ к ним. Следует поощрять людей использовать свой инструмент для совместной работы, чтобы устанавливать для себя напоминания, например, планировать время без головы в приложении.

Еще один полезный совет, предложенный Slack, - изменить внешний вид боковой панели, чтобы скрыть неактивные каналы и разговоры, чтобы они меньше отвлекали.

Делаем вашу боковую панель менее отвлекающей в Slack ( Источник )

3. Ваша команда использует частные каналы, чтобы поделиться своим недовольством и выступить против вас.

Если ваша команда объединяется против вас, вам нужно немедленно сокрушить их революцию железным кулаком. Шучу, конечно. Но если вы обнаружите, что у вашей команды есть частный канал, который они используют, чтобы поделиться своими проблемами и разочарованиями, проблема, скорее всего, больше на вашей стороне, чем на их стороне.

Не обзывая их, вы должны дать понять, что хотите открытого общения, готовы выслушать их проблемы и вместе работать над их решением. Если вы не хотите или не можете этого делать, вам не следует быть менеджером.

После того, как вы откроете линии общения, не ждите, что личное обсуждение уйдет, но знайте, что некоторая конструктивная дискуссия полезна и что, обеспечив вашей команде возможность выразить свои коллективные опасения, ваша команда станет сильнее. в долгосрочной перспективе.

Каковы ваши самые большие проблемы с обменом мгновенными сообщениями на рабочем месте?

Как руководитель проекта и руководитель группы, с какими самыми большими проблемами вы столкнулись при внедрении нового инструмента для совместной работы? Я хотел бы услышать их в комментариях, или вы можете связаться со мной в Twitter @AndrewJosConrad .

Кроме того, чтобы постоянно отвлекаться, следите за нашим блогом по управлению проектами, чтобы получать частые обновления с советами по всему, от использования программного обеспечения для управления проектами до повышения производительности до превращения управления проектами в управление программами.

Примечание. Приложения, выбранные в этой статье, являются примерами для демонстрации функции в контексте и не предназначены для одобрения или рекомендаций. Они были получены из источников, которые на момент публикации считались надежными.