Во многих отношениях правительства очень не похожи на производственные компании. Вы, вероятно, сможете составить свой собственный список отличий с разным уровнем ненормативной лексики. Однако в некоторых очень важных отношениях правительства очень похожи на крупные компании.

Они контролируют активы, платят людям, управляют технологиями, взыскивают долги, имеют документы для управления и контролируют проекты. Оказывается, это делает правительства идеальными кандидатами для систем ERP .

ERP предназначены для предоставления учреждениям единого взгляда на правду и централизованного размещения всех повседневных задач, которые обеспечивают работу сложной системы. Вы можете перемещать проекты и клиентов между отделами - например, выставление счетов , связь , сборы и т. Д. - при этом ведя четкий контрольный журнал.

Точно так же вы можете перемещать проекты из кредиторской задолженности в запасы в систему управления активами. Затем вы можете поместить полученные активы в бухгалтерский пакет для целей амортизации и налогообложения.

Хотя общая модель ERP накладывается на правительства, есть важные различия, которые следует учитывать на этапах планирования и реализации - если вы не большой поклонник неудач .

Важные отличия от внедрения системы ERP в правительстве

Мы поговорим о конкретных проблемах, на которые следует обратить внимание, но, во-первых, давайте на секунду подумаем о том, чем потребности правительств отличаются от потребностей бизнеса. Большинство из них сводятся к структуре и распределению ресурсов, которые имеют очень разные схемы в государственном секторе.

Очевидное первое новое препятствие - это способ распределения средств в правительстве. Годовое бюджетирование оставляет очень мало места для гибкости по мере того, как идут месяцы. Планирование ERP в правительстве означает наличие времени и требований к финансированию заблаговременно .

В то время как у предприятий должны быть аналогичные планы - из всех планов оставлять ERP на последнюю минуту - наихудший - правительствам необходимо работать в рамках очень ограниченных бюджетных циклов и рабочих графиков.

Например, если внедрение ERP в Toyota затягивается, компания может просто выделить средства в следующий бюджет для завершения работы. В правительстве существует реальная вероятность того, что новый бюджет не будет принят с дополнительными средствами или что смена руководства может убить весь процесс на полпути.

Говоря об управлении изменениями, государственные служащие должны иметь планы на случай замены лошадей на полпути. Если ваш мэр будет заменен на этапе реализации или планирования, вам необходимо иметь систему, чтобы либо быстро обновить его, либо продвигаться вперед без одобрения избранного уровня.

Идеальная государственная реализация ERP практически не должна совпадать с назначенными или выборными должностными лицами. Это обеспечило бы максимальную преемственность независимо от политических колебаний. К сожалению, эта система почти наверняка столкнется с трудностями в финансировании, поскольку за финансовые потоки будут отвечать политики.

Тем не менее, вы можете заранее спланировать некоторые из этих проблем, представив и рассмотрев ERP как долгосрочный проект. Никто не должен ожидать значительных изменений эффективности в первый год. Это проект, который позволит сэкономить деньги в течение пяти или десяти лет.

При таком временном горизонте официальные лица могут дать проекту больше свободы действий, чтобы заранее потратить требуемые деньги. Вы также можете обнаружить, что, когда приходят новые избранные люди, они меньше заботятся о сохранении финансирования.

Учитывая все это, внедрение государственных ERP-систем будет лучше всего, когда существует как можно меньше препятствий . Если собрать пять отделов в одной комнате и назначить неназначенного руководителя, который будет выступать в качестве представителя проекта, это поможет вам в долгосрочной перспективе.

У вас будет преемственность, отделение от прихотей избранных должностных лиц и единый контактный центр для всего вашего планирования и стратегии. Короче говоря, лучшая команда для внедрения правительственной ERP - это небольшая команда.

Ловушки, которых нужно остерегаться

Несмотря на то, что у вас небольшая команда, вам необходимо управлять коммуникациями и проблемами во всей организации. Тратить все эти деньги на создание ERP, призванной преодолеть все ваши операционные проблемы, будет выглядеть довольно глупо, если вы никогда не включали в обсуждение кого-либо из общественных работ.

Единственная точка контакта, которую вы создали ранее, теперь должна стать рупором всего отдела. Им необходимо регулярно собирать информацию от всех, кто находится под их наблюдением, и передавать ее в упрощенной форме группе внедрения ERP.

Как и в бизнесе, все это планирование должно происходить на ранней стадии процесса. Коммуникация и планирование - два наиболее важных шага к плавному внедрению ERP. Государственные внедрения особенно чувствительны ко времени из-за характера их финансирования.

Большие расходы могут потребоваться для обсуждения, изменения хода бюджетных слушаний или могут потребоваться дополнительное время для общественного обсуждения. Планируйте заранее, планируйте заранее и планируйте заранее.

Если оставить в стороне вопросы, специфичные для правительства, каждый, кто думает о ERP, должен иметь четкие ожидания в отношении результатов и сроков. Panorama Consulting в своей статье «Реальные причины того, почему реализации ERP не оправдывают ожиданий», называет нереалистичные ожидания второй причиной.

Искаженное восприятие сразу же означает, что неудача почти гарантирована. «Нереалистичные ожидания приводят к нереалистичным бюджетам и распределению ресурсов, что приводит к сокращению углов, когда становится ясно, что ресурсов недостаточно для выполнения работы», - отмечает Panorama.

В итоге

Чтобы государственный орган мог сделать внедрение ERP как можно более безболезненным от начала до конца, необходимо наличие пяти ключей:

1.       Общение рано и часто.
2.       Бюджет проекта, соответствующий более широкому бюджетному процессу правительства.
3.       Четкий набор лидеров для принятия окончательных решений.
4.       Реалистичные ожидания по поводу доставки.
5.       Больше общения.

Если они у вас есть, вы настроены на успех. Подготовка и запуск ERP по-прежнему будет огромным процессом, но вы заложили основу для хорошей реализации.

Если у вас есть хороший план и вы начинаете поиск поставщика, загляните в каталог ERP Platforms . У нас есть более 300 различных вариантов, которые вы можете просмотреть, и вы можете читать обзоры, сравнивать функции и проверять цены.