Пять шагов, чтобы избежать сбоя ERP

Согласно отчету Panorama Consulting, опубликованному в прошлом году, количество неудач при внедрении ERP (Enterprise Resource Planning) растет . Нет ничего удивительного в том, что одну из сложнейших существующих программных систем трудно реализовать, но причины, лежащие в основе такой частоты отказов, могут вас удивить.

В отчете Deloitte подробно описаны десять основных препятствий на пути успешного внедрения ERP . Ни одна из главных проблем не имела ничего общего с самим программным обеспечением. Все они были ориентированы на команду, общение или на сотрудников. Вообще говоря, все эти проблемы связаны с управлением изменениями.

Компания, которая проводит капитальный ремонт любой системы, должна быть готова к изменениям на всех затронутых уровнях. Такой продукт, как ERP, затронет каждый уровень.

Управление изменениями - сложный процесс, но при внедрении любой ERP-системы потребуется пять огромных шагов, чтобы подготовиться к успеху.

1. Заручитесь поддержкой всей организации.

Если вы собираетесь изменить способ работы каждого человека в своем бизнесе, вам нужно убедить их, что они должны помочь вам наладить работу. Это может быть неприятным процессом, если вы: а) работаете с «старожилами», которые знают и любят нынешнюю систему, б) лишают кого-то авторитета или кажущейся автономии, или в) на самом деле не помогаете людям.

По первым двум вопросам вам необходимо четко объяснить, почему вносимые изменения принесут пользу вашей аудитории. Я бы хотел сказать, что все в конечном итоге прислушаются к разуму, но это неправда. Если у вас есть четкое экономическое обоснование для вашей новой ERP, но вы все еще получаете отказ, вам просто нужно привлечь руководство на новый уровень. Вступление лучше всего, когда оно добровольное, но некоторым людям просто нужно сказать, чтобы они выполняли свою работу.

Если вы столкнулись с последней проблемой, вы попали в более сложную ситуацию. ERP, которая причиняет вред членам вашей организации - либо давая им больше работы, либо усложняя работу, которую они выполняют, - вряд ли будет правильным решением. Если вы столкнетесь с сопротивлением хорошо информированного и точного несогласного, не просто заметьте его под ковер - устраните проблему.

2. Составьте четкий (гибкий) график

Внедрение ERP - это огромная задача, и никто не любит оставаться в неведении. Даже ваши самые сильные сторонники могут покинуть корабль, если дела затянутся слишком долго. Вы можете только сказать людям, что на следующей неделе все будет лучше, прежде чем они перестанут вам верить. К сожалению, внедрение ERP имеет тенденцию превышать первоначальные оценки времени .

Прежде чем сесть и рассказать всем, когда что-то происходит, дайте им реалистичное представление о том, сколько времени обычно занимает и сколько времени это может длиться. Диапазоны хороши. Мы уже определили, что технология будет работать, теперь вам просто нужно, чтобы люди продолжали вкладываться в проект.

Регулярные и прозрачные обновления о ходе проекта будут иметь ключевое значение, поэтому убедитесь, что с первого дня запланированы электронные письма, встречи или звонки.

3. Слушайте, слушайте, слушайте

Если вы не хотите, чтобы в ваших руках была община, вы должны выслушать команду. Если вы направите корабль в айсберг, люди выбросят вас за борт. Если вы все столкнетесь с айсбергом, вы просто начнете спасаться вместе. Это была морская метафора - собрать все в одном месте.

Компания, которая работает вместе, вместе добивается успеха. Во время регулярных звонков, которые вы организовали, получайте отзывы от сотрудников о том, как идут дела в их подразделении. Проводите опросы, интервьюируйте сотрудников и разговаривайте с людьми, которые ежедневно переносят изменения.

Чем раньше вы обнаружите проблемы, тем скорее вы исправите курс.

4. Тренируйте всех, прежде чем начинать жить.

Когда вы выйдете на финишную прямую, весь ваш персонал может быть настолько сосредоточен на цели, что не сможет пройти надлежащую подготовку. Это может показаться очевидным, но если люди не понимают, как использовать новую систему, они не будут использовать новую систему - или, что еще хуже, они будут использовать новую систему.

В рамках вашего технического планирования вы проведете некоторую очистку данных в вашей текущей системе . Это означает, что с новой ERP нужно начинать со свежего набора данных. Если вы не дадите людям надлежащего обучения, они сразу же вернутся к старым привычкам, посмеиваясь над чистыми данными.

Вы можете получить учебный пакет вместе с ERP, или вам, возможно, придется выйти на улицу, чтобы найти специализированного инструктора. Такие компании, как Junction Solutions и Panorama Consulting, предлагают такого рода обучение и могут быть невероятно полезны перед запуском.

5. Послушайте еще раз

Ха-ха - Попался. После того, как вы выслушали жалобы людей, вы подумали, что можно просто покончить со всем этим и перейти к экономии денег и победам больших данных. Нет, тебе нужно вернуться и послушать еще раз.

В общем, из-за сбоев в общении проекты терпят неудачу. Проведенное Gartner исследование неудач проектов в 2012 году показало, что многие проекты пострадали от того, что «планировщики не задают правильные вопросы». Это приводит к нереалистичным ожиданиям, расширению масштабов и другим проблемам, связанным с успехом проекта.

Держите каналы связи открытыми на протяжении всего процесса внедрения, и вы резко увеличите свои шансы на успех.

Вывод

Внедрение новой системы ERP - одна из самых сложных ИТ-задач, с которыми может столкнуться компания. Будучи подготовленным, вы можете настроить себя на успех, а не на поражение. Только не забудьте:

• Получите адекватный бай-ин
• Составьте график, чтобы все могли сослаться на него
• Получите обратную связь заранее
• Обучите свой персонал
• Часто получайте отзывы

Дополнительные советы по внедрению и выбору ERP можно найти в блоге о логистике Platforms . Если вы ищете систему ERP, загляните в наш полный каталог ERP .

Заголовок Рэйчел Вилле