Нам нужно поговорить о деньгах.

Я знаю, что мы только что закончили налоговый сезон, но оставайся со мной.

Я не знаю, когда начнется финансовый год вашей организации, но здесь, в Platforms , наш бюджет на 2017 год вот-вот начнется.

Как простой автор контента, я не играю большой роли в определении бюджета нашей команды. Я просто скрещиваю пальцы каждый год и надеюсь, что мне и дальше будут платить.

Но вы ответственный ИТ-директор , а не бездельник, бывший майор английского языка. И люди рассчитывают не только на зарплату, но и на ресурсы и рекомендации.

Вам нужно потратить время на то, чтобы правильно составить бюджет, убедившись, что у ваших сотрудников и вашей компании есть ресурсы для выполнения своей работы.

Ниже мы обсудим шесть шагов, которые вы можете предпринять, чтобы составить идеальный ИТ-бюджет.

1. Сравните свои расходы на ИТ с вашими конкурентами.

Я знаю, твоя мама, наверное, сказала тебе просто быть собой. Так что извините, если это суровый тревожный сигнал, но просто быть самим собой не всегда летает в деловом мире.

Хотя вам не обязательно следовать за толпой с точки зрения бюджета, вы всегда должны знать, что делает толпа.

Иногда даже ботаникам приходится подстраиваться.

Зная, чем занимаются ваши конкуренты, вы можете лучше сказать своему боссу, как у вас это получается.

Вы должны учитывать, как ваши ИТ-расходы сравниваются с другими, основываясь на нескольких различных факторах.

Сколько компаний аналогичного размера тратят на ИТ?

Особенно в малом бизнесе вам нужно оправдать каждую копейку, которую вы хотите потратить.

Но, как малый бизнес, знаете ли вы (и ваш генеральный директор), что вы потратите на ИТ больший процент своего бюджета, чем средние и корпоративные организации?

Понимание того, как аналогичные организации управляют своими ИТ-отделами, не только поможет вам оправдать расходы, но и поможет вам установить ожидания.

Отслеживание этой информации привело меня в странную кроличью нору, полную диаграмм и сводных таблиц. Для вашего здравого смысла в этой полезной простой инфографике упрощено практическое правило расходов на ИТ . Малые предприятия тратят на ИТ около 6,9% своих доходов, тогда как более крупные компании тратят около половины этой суммы.

Сколько компании вашей отрасли выделяют на ИТ?

Каждый малый бизнес индивидуален. Компании в разных отраслях нуждаются в разных ресурсах и имеют разные ожидания от своих ИТ-отделов .

Например, если вы работаете в банковской сфере или в любой другой отрасли, которая имеет дело с сильно защищенной личной информацией, вам следует ожидать, что вы потратите намного больше на технологии, чем если бы вы работали в менее регулируемой отрасли, такой как розничная торговля.

Опять же, знание того, что происходит в вашей бизнес-экосистеме, помогает вам устанавливать ожидания как для себя, так и для тех, кто утверждает ваш бюджет.

Подчеркните, чем отличается ваша техническая команда

Обратите внимание на ИТ-директоров миллениалов (и старших), потому что это ваш шанс обсудить, что делает вашу команду уникальной.

Теперь, когда вы знаете, что делают все остальные, пришло время указать, чем вы отличаетесь от них и почему.

Вы тратите на фонд заработной платы больше, чем аналогичные компании? Может быть, это потому, что вы уделяете первоочередное внимание выплате более высоких зарплат своим очень талантливым инженерам.

Тратить меньше на оборудование? Укажите, как вы в настоящее время делаете больше с меньшими затратами, чтобы оправдать обновление или объяснить, где вы можете позволить себе перераспределить средства в другую категорию или проект.

2. Узнайте, чем занимается ваша организация.

Итак, теперь ваш генеральный директор знает все о вашем ИТ-отделе и ИТ-отделах ваших конкурентов.

Но ваша техническая команда не существует в пузыре. Теперь ваша очередь узнать, чем занимается остальная часть вашей организации.

В конце концов, ИТ-цели должны соответствовать остальным целям вашего бизнеса, и ваш бюджет должен поддерживать это.

Но как вы должны поддерживать другие отделы, если не знаете, каковы их цели?

Ожидает ли ваша маркетинговая команда, что вам понадобится помощь в интеграции новой системы электронного маркетинга ? Продажи хотят протестировать новую функцию электронной коммерции на вашем сайте?

Если ваша компания уже использует программное обеспечение для служебной аттестации или аналогичную систему, выяснить свои бизнес-цели можно так же просто, как войти в систему или запросить отчет.

В противном случае вы можете предложить своему боссу нечто вроде общекорпоративной системы OKR. Ниже приведены некоторые инструменты, которые вы можете использовать для этого:

• Краткое описание того, как и почему работают OKR
• Как отслеживать OKR в бесплатной системе, такой как Trello
• Бесплатный шаблон от Weekdone отслеживать OKRs в Таблицах Google или Excel

Здесь, в Platforms , наше высшее руководство устанавливает OKR для всей компании. Руководители групп устанавливают командные OKR на основе этих целей, а отдельные члены команды используют свои командные цели для установки индивидуальных OKR. OKR устанавливаются на год и на каждый квартал с регулярным обновлением, чтобы помочь всем не сбиться с пути.

Поскольку бизнес (и весь мир) все больше полагаются на технологии для выполнения своих задач, вам нужно заранее знать, как вы будете работать с другими командами и для них.

Когда вы все работаете вместе, вы можете добиться чего-то великого.

Понимание общих целей вашего бизнеса поможет вам составить собственное представление о том, сколько финансирования получат ваши проекты, и при этом убедиться, что ваши основные проекты поддерживают вашу организацию.

3. Знайте, что у вас есть, и знайте, что вам нужно.

Итак, вы связались со своей отраслью и у своего генерального директора (или того, кто отвечает за отслеживание целей вашего бизнеса).

Теперь пришло время связаться с вашим отделом и перейти к основам составления бюджета: выяснить, что у вас есть, а затем выяснить, что вам нужно.

Соберите все свои ресурсы вместе.

Какое у вас оборудование? Хватит ли этого на предстоящий год? Что насчет программного обеспечения? Когда истекает срок действия ваших лицензий? Если вы нанимаете, достаточно ли у вас мест для размещения новых сотрудников?

И, говоря о ваших сотрудниках, не забывайте учитывать заработную плату. Кто-нибудь из вашей команды собирается повысить зарплату? Вам понадобится новый инженер для предстоящего проекта?

Отслеживайте все, что у вас есть, возможно, с помощью чего-то вроде программного обеспечения для управления ИТ-активами (ITAM). Если вы не совсем готовы приобрести систему управления ИТ-активами, вы можете попробовать решение с менее затратной стороной, например Smartsheet , которое предоставляет несколько бесплатных шаблонов Excel для начала работы.

Убедитесь, что вы используете свои ресурсы в полной мере, и выясните, где у вас есть пробелы. Таким образом вы избежите дублирования и, надеюсь, сделаете меньше незапланированных покупок.

4. Не ограничивайте отслеживание бюджета до наступления срока.

Но, говоря об отслеживании ваших ресурсов, я надеюсь, что вы не будете ждать, пока ваш бюджет не подведет итоги всего, что у вас есть.

Это не должно быть вашим отношением при составлении бюджета.

Что-то вроде программного обеспечения ITAM может помочь вам отслеживать, кто какие ресурсы использует. Но когда вы думаете о том, что нужно вашей команде, не ждите конца финансового года, чтобы это отметить.

Следите за всем, что вы используете, и всем, что вам может понадобиться в течение года. Таким образом, вы не будете изо всех сил думать о вещах в последнюю минуту, и ваша команда не обнаружит, что в наступающем году им не хватает ценных ресурсов, потому что это случайно ускользнуло от вас.

Ведите постоянный список желаний, чтобы ничего не забыть .

5. Привлекайте всех к участию

Говоря о вашем списке желаний, почему бы не сразу обратиться к источнику, чтобы узнать, что нужно вашей команде?

Сделайте ставку на то, чтобы спросить сотрудников вашего отдела, какие инструменты или ресурсы сделают их жизнь проще.

Вы можете провести собрание конкретно по статьям бюджета и приоритетам. Или вы можете попросить всех прислать вам три главных вещи из своих списков желаний.

Как он должен выглядеть, когда вы спрашиваете: «Кто хочет помочь в составлении бюджета?»

Понимание потребностей вашей команды необходимо для составления бюджета, который поможет всем.

Мы уже говорили о том, как ваш ИТ-отдел поддерживает более крупный бизнес. Не спрашивайте свою команду, что им нужно. Задайте себе задачу спросить другие отделы и команды, что им нужно от вас.

Хотя вы возглавляете свою команду, вы никогда не должны диктовать потребности и желания. Получите эту информацию прямо из источника, от вашей собственной команды и от всех остальных.

6. После того, как вы вложите свой бюджет, оставайтесь открытыми для общения.

Но общение с другими не прекращается после того, как вы установили свой бюджет.

Общение - это большое дело.

Помните, я сказал, что вы должны отслеживать, что у вас есть и что вам нужно в течение года?

То же самое касается проверки вашей команды и других команд. Периодическое общение со всеми помогает убедиться, что вы не тратите слишком много средств на определенный проект. Или, если у вас где-то не хватает бюджета, это поможет вам выбрать лучшее место для перераспределения ресурсов.

Опять же, эта проверка может быть такой же простой, как отправка электронного письма соответствующим людям, или может быть такой же сложной, как сидячая встреча.

Не существует установленного правила того, как часто вы должны встречаться со всеми, но в зависимости от того, как часто вам нужно обновлять свой бюджет, одного раза в квартал или один раз в месяц должно быть достаточно.

Это зависит от вас, но, по крайней мере, убедитесь, что все ваши коллеги могут сообщить вам, когда им что-то нужно.

Ознакомьтесь с этими другими бюджетными ресурсами

Как я пытался выразить в этом посте, когда дело касается бюджета, у вас никогда не может быть слишком много информации.

Ознакомьтесь с некоторыми из этих других ресурсов, чтобы:

• Узнайте, как получить максимальную отдачу от своих денег при заключении новых контрактов.
• Помогите вам с теми коммуникативными навыками, о которых мы говорили
• Выделите в своем расписании больше времени для проверки бюджета

Каковы ваши советы по составлению бюджета на ИТ?

Но эй, ты не зашел так далеко, не зная, что делаешь.

Какие у вас есть советы и рекомендации по созданию большого ИТ-бюджета? Дай мне знать в комментариях!