Хотите вернуть потерянное время? Конечно, у вас.

Представьте, насколько вы были бы продуктивны, если бы выиграли время, которое привыкли терять из-за ручных и повторяющихся задач.

Когда вы отвечаете на запрос предложений , время - драгоценный товар. Ваша задача - помочь вашей организации расти за счет постоянного поиска новых возможностей для бизнеса. Эти возможности приходят в форме запросов предложений (RFP), на которые вы должны незамедлительно и блестяще ответить.

В недавнем опросе RFPIO о привычках ответов более половины респондентов показали, что они сжимают эту высокоприоритетную задачу в свой обычный рабочий день - даже работая в нерабочее время и в выходные дни, чтобы заполнить RFP до крайнего срока.

Ответ на запрос предложения требует большой организационной командной работы. Это коллективная работа, охватывающая несколько отделов - от продаж до ИТ, от маркетинга до юриспруденции.

Огромное финансовое влияние запросов предложений сводится к затратам на ресурсы, когда компании тратят тысячи человеко-часов на ручной процесс, который можно облегчить с помощью технологий. Именно здесь программное обеспечение RFP выходит на сцену и привлекает внимание, помогая компаниям сэкономить в среднем 40%.

Здесь мы рассмотрим пять основных причин, с которыми сталкиваются ответчики на запросы предложений, и способы, которыми программное обеспечение запросов предложений может помочь им сэкономить свое время.

Виновник времени №1: сложный импорт

Типичный ответ на запрос предложения может занять от 20 до 40 часов ручной работы . И если вы спросите любого менеджера по предложениям, в чем главный виновник, он ответит: импорт и экспорт.

При импорте один вопрос может потребовать нескольких ответов (нужен ли вам XYZ? Если да, каков ваш бюджет?), Что может удвоить или утроить время, необходимое для импорта вопроса. Вы, наверное, видели RFP в электронной таблице с бесконечными строками и столбцами, поэтому вы знаете, насколько непреодолимой кажется задача начать новый проект ответа на RFP.

Как программное обеспечение RFP помогает

С помощью программного обеспечения вы можете импортировать ответы на запросы предложений из исходного источника, включая документы, электронные таблицы, а некоторые системы даже позволяют импортировать из PDF-файлов.

И было бы неплохо, если бы вы могли выполнить эту задачу с меньшими затратами на копирование и вставку? Программное обеспечение RFP делает это возможным, так что вы можете тратить больше времени на подготовку качественных ответов, а не на обсуждение документов.

Виновник времени # 2: неэффективное командное сотрудничество

Для каждого ответа на запрос предложения требуется тесное сотрудничество команды, а использование только электронной почты для совместной работы означает, что что-то неизбежно будет упущено. В конце концов, средний профессионал получает более 100 писем каждый день .

Одно пропущенное электронное письмо, и руководитель предложения может в полночь стучаться в дверь профильного эксперта (SME), потому что крайний срок RFP - следующее утро, а у них отсутствует важная информация.

Команды продаж также являются неотъемлемой частью процесса запроса предложений, встречаясь с запрашивающими, чтобы лучше понять потребности и приоритеты запроса предложений. В отчете Salesforce о состоянии продаж 45% респондентов говорят, что чрезмерные административные задачи, такие как ручной ввод данных, являются наиболее неэффективным внутренним процессом и одной из самых больших проблем с продажами.

Как программное обеспечение RFP помогает

Чтобы гарантировать поддержку со стороны отдела продаж, лучше всего работать на их условиях, используя их любимый инструмент - CRM . Программное обеспечение RFP, которое интегрируется с популярными инструментами CRM, такими как Salesforce, позволит вашему отделу продаж больше сосредоточиться на своей работе.

Интеграция с популярными инструментами для общения и совместной работы, такими как Slack, также может быть полезна для устранения перебоев по электронной почте и ощущения пожарной тревоги, когда должен быть подан запрос предложений, если что-то пропущено.

Виновник времени # 3: неорганизованная библиотека ответов

Что вы делаете, когда сталкиваетесь с запросом предложения, который включает в себя анкету безопасности, содержащую более 2000 вопросов? (И, кстати, тысячи вопросов - это реальность для организаций, а не драматизация для этого поста).

Даже имея под рукой множество технологий, большинство компаний хранят свои ответы на запросы предложений бессистемно: скрытые в электронных письмах, скрытые в электронных таблицах, потеряны в папках и т. Д.

Если вы бедняга с гигантским вопросником безопасности, обширная библиотека готовых ответов на распространенные вопросы RFP может значительно ускорить процесс ответа на RFP.

Правильная настройка и регулярное обслуживание имеют большое значение как для эффективности, так и для качества. С другой стороны, неорганизованная библиотека ответов замедлит работу команды, поэтому потратить время на правильную настройку библиотеки задолго до даты запроса предложения стоит того.

Запланируйте регулярные аудиты контента, чтобы определить, актуальны ли ответы. Сильные и актуальные ответы с большей вероятностью выиграют ставку. Частота аудита вашей библиотеки ответов в конечном итоге зависит от количества запросов предложений, на которые отвечает ваша организация, но они должны проводиться, по крайней мере, один раз в год.

Как программное обеспечение RFP помогает

Возможности библиотеки ответов в программном обеспечении RFP обеспечивают централизованное хранилище упорядоченной информации для вашей команды. Функции аудита контента также должны быть встроены, чтобы помочь вам оставаться на вершине обслуживания.

Сделайте еще один шаг вперед с библиотекой ответов, которая имеет функцию автоответа, чтобы быстро найти лучший ответ за гораздо меньшее время.

Виновник времени №4: запутанный процесс проверки

Процесс проверки имеет решающее значение для конечного продукта RFP , поскольку новый бизнес зависит от ваших ответов. Для этого необходимо участие нескольких членов команды из разных отделов.

Без опыта этих малых и средних предприятий ответ на запрос предложения не будет таким подробным. Однако общеизвестно, что МСП сложно отследить для получения входных данных. Кроме того, отведенные им разделы часто носят очень технический характер, а иногда содержат много технического жаргона. Это может затруднить понимание ответов обычным человеком для их просмотра.

Как программное обеспечение RFP помогает

Представьте себе ... полный доступ к прогрессу каждого SME и возможность назначать рецензентов в правильном порядке, чтобы своевременно завершить ответ. Когда у вас такой уровень видимости, гораздо меньше догадок и меньше путаницы, когда у вас есть этот тип расширенного рабочего процесса.

Получите контроль, эффективно отслеживая статус ответа на запрос предложения и идеи, чтобы вы могли улучшить весь процесс.

Виновник времени # 5: несогласованность при экспорте

Когда вы собираетесь пересечь финишную черту со своим запросом предложений, вы чувствуете себя потрясающе - если только вы не приближаетесь к крайнему сроку в 22:00 в среду, потому что процесс экспорта занимает вечность.

Это тот момент, когда можно потратить часы на форматирование ответов в единый результат. Ответы на запросы предложений также должны соответствовать бренду и видению вашей организации. Вы беретесь за обмен сообщениями в процессе проверки, но здесь вы сосредотачиваетесь на внешнем виде.

Последовательность является ключевым моментом при экспорте. Когда все члены команды, участвующие в RFP, используют свои предпочтительные шрифты и интервалы, вы получаете беспорядок.

Как программное обеспечение RFP помогает

Когда вы используете программное обеспечение RFP, не имеет значения, является ли Марта приверженцем 11 пунктов. Times New Roman, а Роберт - большой поклонник 18-пт. Comic Sans (по какой-то странной причине).

С помощью программного обеспечения RFP есть два способа экспортировать RFP:

1. Экспорт в источник. Это обязательно, если у вас есть определенные правила форматирования, которым нужно следовать, и вы не хотите изменять исходный документ.
2. Экспорт в шаблон. Это обеспечивает гибкость использования определенных шаблонов для каждого типа ответа и возможность настройки фирменных шаблонов.

С программным обеспечением RFP последовательный экспорт возможен без особых усилий. Система сделает всю работу за вас и выровняет все - от шрифтов и цветов до маркеров и межстрочного интервала. Тогда, кто бы ни вносил последние штрихи в RFP, будь то маркетинг или руководитель предложения, не нужно тратить часы на полировку результатов.

Отслеживание процесса ответа на запрос предложения

«Поразительно 97% организаций считают, что управление проектами имеет решающее значение для эффективности бизнеса и успеха организации». - PricewaterhouseCoopers

Для компаний, отвечающих на запросы предложений, ручные и повторяющиеся задачи прошлого по-прежнему являются обычным явлением. Программное обеспечение RFP выводит из этого тупика неэффективности, вызывая положительный сдвиг, помогая командам работать более продуктивно и целенаправленно.

Сегодня существует бесчисленное множество технологий, обеспечивающих успех команды, но не менее важен выбранный подход для достижения такого уровня успеха. Наличие надежного процесса до поступления запроса предложений снимет нагрузку на время и ресурсы, которую испытывает ваша организация.

Программное обеспечение RFP имеет множество преимуществ , каждое из которых указывает на достижение целей любой растущей компании: повышение эффективности и большие возможности.

Для получения дополнительной информации о программном обеспечении RFP:

• Как ответить на запрос предложения
• Списки программного обеспечения Platforms RFP

Автор: Бритт Скрабанек

Биография: Как менеджер по связям с общественностью RFPIO, Бритт стремится вдохновлять ответивших на запросы предложений контентом и ресурсами, которые поддерживают их дело. Бритт, энергичный контент-менеджер B2B с пятидесятилетним опытом ведения блогов, считает, что контент-маркетинг может оказать реальное влияние на любой бизнес, желающий его принять.