Как ответить на запрос предложения

Ответ на запрос предложений (RFP) кажется основной задачей, но это может стать поворотным моментом в развитии вашего бизнеса. Предложения - это сопроводительное письмо и резюме для вашего бизнеса. Каждый раз, когда вы отправляете предложение, вы фактически переходите на новую работу.

Точно так же, как сопроводительное письмо, начинающееся со слов «Привет, ребята», или резюме, включающее «Навыки редактирования Corpy», могут испортить ваши шансы, плохая презентация в предложении может испортить ваш процент побед по RFP.

Сегодня мы рассмотрим, как лучше понять предложение, как структурировать ответ (какое программное обеспечение может помочь ), а затем мы закончим несколькими приемами, чтобы вывести ваши предложения на новый уровень.

Более глубокое понимание запросов предложений

В RFP есть основы, на которых будет сосредоточено внимание каждое отвечающее предприятие - объем работы, сроки, бюджет и портфель работ - все сразу приходит в голову. Это тот же самый основной список, который вы бы включили, если бы подавали заявку на работу. Что вы можете сделать, когда вы можете это сделать, сколько это стоит и что вы делали в прошлом?

Я предполагаю, что вы можете вытащить эти детали из запроса, тем более что почти все они отмечены в документе.

Если вы хотите преуспеть в написании предложения, вам нужно изучить другие разделы запроса предложений. Как выглядит история этой организации? Кто все управляет? Какие долгосрочные цели и препятствия очевидны в запросе?

В New Media Campaigns есть руководство по написанию RFP веб-дизайна, которое я предлагаю вам попробовать. Обратите особое внимание на разделы «Почему это важно», усеивающие руководство. Например, предыстория организации важна, потому что она делает «более вероятным [то, что запрашивающий] найдет организацию, которая хорошо подходит как для [ее] целей, так и для процессов».

Это не просто совет для автора запроса предложения, это также совет для отвечающего. Ваш бизнес находится в уникальном положении, чтобы помочь бизнесу, и объяснение того, как они идеально подходят вам, является важной частью успешного предложения.

Внимательное прочтение запроса предложений также может помочь вам понять, как структурировать свою презентацию. Вернемся на секунду к соискателям. Одна из самых распространенных ошибок собеседований, которую я вижу, поступающие впервые - это непонимание того, какую ценность я хочу от них.

Они любят культуру Каптерры. Им нравится гибкость. Они супер милые. Они хотят работать с умными людьми. Они повторяют эти вещи снова и снова на собеседовании, но это не то, что мне нужно от сотрудника - это наименьшее препятствие, которое нужно преодолеть при приеме на работу.

Когда вы составляете предложение, думайте о конкретном решении, которое вы предлагаете клиенту, а не только о том, насколько вы в целом аккуратны. У них есть проблема X, и они хотят ее решить. Что они сказали в RFP, чтобы понять, как они хотят решить эту проблему? Бьюсь об заклад, ответ не такой: «Они хотят работать с хорошей компанией».

Внимание к деталям, касающимся долгосрочных целей и организационных структур, может быть разницей между победой и поражением.

Планируйте, планируйте и планируйте

Если бы мне пришлось переименовать этот блог - кстати, он называется Knocking Down Doors - я бы переименовал его в «Планирование прибыли» или что-то в этом роде. Примерно девять из десяти бизнес-проблем можно решить с помощью простого планирования.

После того, как вы разорвали запрос предложения и выжали из него все до последней капли, самое время систематизировать информацию, которую вы получили. PandaDoc говорит, что предложения должны быть легкими для восприятия и максимально короткими. Я собираюсь занять немного более оруэлловскую позицию и повторить его утверждение: «Если есть возможность вырезать слово, всегда вырезайте его».

Сохранить чистоту своей прозы можно только в том случае, если вы все спланируете заранее. Говорить вне манжеты - это хороший навык, но это не то, как вы проводите презентацию. Сопоставьте свои слова с требованиями RFP и не стесняйтесь дублировать язык запроса. Если там написано «платежный шлюз», а вы обычно говорите «платежный процессор», сделайте себе одолжение и придерживайтесь «шлюза».

Опять же, вы не можете справиться ни с чем из этого, не поняв сначала, на что направлено предложение. Чтобы упростить задачу , вот базовый макет вашего предложения, взятый из RFP365 .

1. Скажите им, чего они хотят. Здесь вы доказываете, что понимаете цели проекта и сосредотачиваетесь на самом важном.
2. Скажите им, кто вы. Это резюме того, кого вы привлечете к проекту и почему они подходят для этого . Сосредоточьтесь на опыте, который отражает потребности, представленные в первом разделе.
3. Сделайте обзор сроков и затрат. Укажите вехи, указанные в RFP, и убедитесь, что вы составили правдоподобный план. Четко объясните, как работают ваши расценки и биллинг, и как будут производиться платежи.
4. Сообщите им подробности. Здесь вы выкладываете более важные вещи. Кто что будет делать и как они это сделают? Каковы потенциальные проблемы с достижением вех и как их смягчить? Относитесь оптимистично к своим навыкам, но никогда не приукрашивайте проблемы.
5. Покажите свою предыдущую работу. Резюме к сопроводительному письму вашего предложения. «Вот пять организаций, подобных вашей, которым мы помогали в прошлом».

Если вы будете придерживаться этой базовой схемы, вы сможете сосредоточить свои усилия на содержании предложения, а не на его форме.

Три уловки, чтобы получить больше рабочих мест

Если бы мне пришлось переименовать этот блог - кстати, он называется Knocking Down Doors - я бы переименовал его в «Общение за деньги» или что-то в этом роде.

Если вы хотите получать больше предложений на постоянной основе, вы не можете просто оставить это при чтении RFP и составлении ответа. Это отличный способ получить несколько рабочих мест, но не способ по-настоящему развивать свой бизнес.

Снова вернемся к соискателям. Если вы действительно хотите работать, что может быть более ценным, чем знать кого-то изнутри? Этот друг, который может продвинуть ваше резюме вперед, рассказать менеджеру по найму о том, насколько вы умны, и рассказать вам, что действительно нужно компании.

• Первый шаг к получению большего количества вакансий - связаться с организацией до того, как предложение будет отправлено. Поговорите с контактным лицом, встретитесь с любым, кто будет с вами разговаривать, и получите контакт, с которым вы сможете поговорить и получить ответы. Чем лучше вы понимаете реальные потребности организации, тем больше вероятность, что они положительно отнесутся к вашему предложению. Вам также не повредит встретиться хотя бы с некоторыми лицами, принимающими решения.
  
• Уловка номер два, относитесь к ней как к соревнованию - она ​​первая. Помните парня, который только что говорил о том, какой он классный, не понимая моих бизнес-потребностей? Он будет 100 процентов времени терять работу из-за парня, который придет и расскажет о его потрясающих идеях, как сделать Platforms лучше. Этот парень знает, что мне нужно выбирать между ним и пятью другими людьми, поэтому он относится к интервью как к месту, чтобы продемонстрировать то, что он знает, и доказать, что он единственный человек, который может решить мои проблемы. Предложение должно быть составлено таким образом, чтобы вы получили работу, а не только для того, чтобы указать ваше имя в шляпе. Общение с людьми в организации или в вашем сетевом сообществе
  
  - может помочь вам понять, кому еще интересна эта работа. Преодолейте свои недостатки, прежде чем они станут проблемой. Ваш бизнес меньше или моложе, или использует Mac вместо ПК, или что бы там ни было. Подумайте, сможете ли вы превратить это в пункт продажи. Если вы не можете, по крайней мере, рассмотрите его и продемонстрируйте, что это не повлияет на вашу способность выполнять работу.
  
• Наконец, добавьте в него немного шика. Вам не нужно отправлять коробку шоколадных конфет или прибегать к каким-либо уловкам, чтобы получить работу, но не помешает сопоставить ваше предложение с бизнесом, которым вы управляете. Если вы всецело относитесь к своей команде, включите в предложение несколько снимков в голову. Добавляйте красивые фотографии ваших предыдущих работ. Разложите документ так, как будто он вам небезразличен, а не так, как если бы вы только что загрузили первый шаблон, появившийся в Google. Найдите способ сделать ваше предложение незабываемым, но не слишком сладким.
  

Все, что вы можете сделать, чтобы сделать что-то большее - встречаться с людьми, бороться за работу, делать все возможное, - поможет. Чем больше вы вкладываете в предложение, тем больше у вас шансов получить от него выгоду.

Последний шаг

Из любви к собакам попросите кого-нибудь отредактировать вещь. Платите кому-нибудь за редактирование. Нет ничего более раздражающего, чем получить прекрасное, хорошо проработанное предложение, а затем переполнить его ошибками. Никакое предварительное общение не изменит чьего-либо мнения, когда вы подадите «Propoasl».

В остальном вы должны быть готовы к работе. Если вам повезло с любыми советами, которыми вы готовы поделиться, напишите в комментариях или напишите мне по электронной почте . Удачи.