Если бы только в сутках было 25 часов, особенно для организаторов мероприятий.

Организация мероприятий требует много времени и внимания, чтобы успешно объединить десятки или сотни людей без сучка и задоринки. К сожалению, жизнь не останавливается и не начинается тогда, когда вам это нужно, поэтому вам нужно поддерживать контроль над своей производительностью, пока вы управляете своими гостями, сотрудниками и поставщиками.

Существуют программные инструменты и приложения для управления событиями, которые вы можете использовать, чтобы повысить свою продуктивность, но несколько дополнительных ежедневных практик помогут обеспечить максимальную продуктивность.

Читайте дальше, чтобы узнать о трех советах по продуктивности, которые вы можете реализовать сегодня, чтобы улучшить свои результаты и снизить ежедневный стресс в качестве организатора мероприятий.

1. Не проверяйте электронную почту, когда просыпаетесь впервые.

Это привычка, с которой я борюсь с собой. Просыпаясь утром, я первым делом хочу проверить свой телефон на наличие текстовых сообщений, уведомлений и электронных писем. Проблема с этой привычкой в ​​том, что я не бодрствую, когда просыпаюсь, и это приводит к проблемам при расстановке приоритетов и удалении писем.

через Giphy

Когда вы не бдительны, вы делаете ошибки, и последнее, что вам нужно, - это удалить важные электронные письма или забыть ответить на одно из этих сообщений. Подобные ошибки в конечном итоге будут стоить вам важного клиента или отбросить ваше мероприятие, потому что вы пропустили важную информацию.

Вместо этого, если вы хотите что-то почитать утром, когда просыпаетесь, сделайте это своим временем для новостей и проверки в социальных сетях. Это простая задача, не требующая критического мышления или организационных навыков.

Вскоре после того, как вы приедете в офис, вам следует уделить первоочередное внимание чтению электронной почты.

По данным Daily Mail, наше самое продуктивное время - около 10 часов утра, когда мы оставили позади спад после сна. Исследования также показали, что просмотр электронной почты - самая сложная задача дня, так почему бы не заняться ею в наиболее продуктивное для вас время дня?

После того, как вы взялись за свой почтовый ящик, вы готовы выполнить любые связанные с событием задачи, с которыми вы столкнетесь в этот день.

2. Разделите задачи

Каждое мероприятие - это масштабный проект, в котором нужно учитывать множество движущихся частей и переменных. Есть провайдеры, которых можно нанять, места для исследования, гости, которых можно пригласить, оборудование для транспортировки и маркетинговые стратегии, которые нужно реализовать. Единственный способ преодолеть это чудовище - это разбить его на маленькие кусочки и работать над ними по одному.

Недавно я прочитал книгу Дэвида Аллена « Как сделать все » и обнаружил несколько полезных советов о том, как упростить выполнение моих задач на работе. Аллен включает в свою книгу блок-схему о том, как разбить задачи и решить, какие из них следует выполнить в первую очередь, которую я воссоздал для этого фрагмента:

Воссоздано из книги Аллена « Как добиться успеха ».

Распределяя задачи, Аллен говорит, что вы должны разделять их по способностям к действию. Если в вашей очереди есть простые задачи, такие как ответы на короткие электронные письма или одобрение эстетического выбора для мероприятия, которые можно легко выполнить за две минуты, вы должны выполнить их немедленно.

Что касается задач, требующих большего количества времени, таких как разработка плана этажа или составление списка гостей, вам следует либо делегировать их другим участникам вашей команды, либо отложить их в своем календаре на будущее. Процесс Аллена можно масштабировать, разбивая отдельные проекты на более мелкие, более действенные части.

Используя этот процесс, вы можете победить любой гигантский проект по организации мероприятий.

3. Откажитесь от многозадачности.

Я знаю, я знаю, вы клянитесь, что вы прекрасно справляетесь с несколькими задачами, но если мы будем использовать чистые цифры, это маловероятно, по мнению Лизы Кваст из Forbes :

Оказывается, 98% населения не очень хорошо справляется с несколькими задачами. Только около 2% хорошо справляются с несколькими задачами, и эти «сверхзадачи - настоящие выбросы». Для большинства из нас мы на самом деле не многозадачны - мы фактически переключаемся с одной задачи на другую, например, набираем электронное письмо, а затем слушаем этот разговор по конференц-связи, затем снова возвращаемся к своей электронной почте и так далее. .

Фактически, Quast продолжает объяснять, что, согласно исследованиям, многозадачность может снизить нашу продуктивность на целых 40%. Это огромное падение, и, учитывая культуру управления событиями, в которой очень важны дедлайны, продуктивность - это все.

через YouTube

Заманчиво работать в многозадачном режиме, когда вы управляете телефонными звонками от поставщиков, планируете место проведения мероприятия и пробуете питание, но делегирование ответственности другим членам вашей команды в конечном итоге избавит вас от головной боли.

Когда вы выполняете многозадачность, вы гораздо более склонны упускать детали, которые в противном случае не стали бы, потому что при переходе от задачи к задаче ваш мозг должен перефокусировать внимание на каждую новую задачу, которая представлена. Делегирование обязанностей и сосредоточение внимания на одной задаче за раз не только поможет вам запомнить и решить эти детали, но и сэкономит время, которое в противном случае вы бы потратили на ориентацию сразу на несколько новых задач.

Другие полезные советы и руководства по планированию мероприятий

Есть ли у вас еще какие-то советы по продуктивности для организаторов мероприятий, которые мы упустили? Какие инструменты вы бы порекомендовали? Дайте нам знать в разделе комментариев ниже!

В блоге по управлению событиями Platforms есть множество других советов и руководств, которые помогут вам активизировать мероприятия, выбрать новое программное обеспечение и улучшить свой бизнес. Если вам понравился этот пост, вот еще несколько статей, которые могут вас заинтересовать:

• Секреты успеха: 3 рекомендации от организаторов мероприятий, которым вы можете следовать прямо сейчас
• Все, что вам нужно, чтобы написать эффективный бизнес-план по планированию мероприятий
• Полный контрольный список мероприятий по сбору средств для некоммерческих организаций