В наши дни участники многого ожидают от мероприятий. Конференц-залы отеля Dreamforce превратились в большие круизные лайнеры , вызывая трепет у посетителей. Но эти удивительные места - ничто без основополагающих аспектов, которые делают место проведения мероприятия подходящим.

Выбор места для мероприятия - это больше, чем поиск подходящего размера (хотя это часть процесса).

Есть несколько полей, которые вы должны отметить перед тем, как выбрать место проведения мероприятия: технологические потребности , логистические трудности и, конечно же, стоимость.

Кто хочет посетить мероприятие в неудобно расположенном или дорогом месте из-за того, что вы выбрали неправильное место? Ваш оратор, привлекающий заголовки, не будет иметь большого значения без учета этих факторов.

Я составил список из шести важнейших факторов, которые необходимо учитывать при выборе места проведения, а также инструменты и списки, которые вы можете использовать, чтобы упростить процесс выбора.

1. Удобное расположение для ваших посетителей

Место проведения мероприятия - один из наиболее важных факторов, которые необходимо учитывать на этапе планирования. Потенциальные регистранты учтут командировочные расходы и удобство при принятии решения о посещении.

Если вы все еще на ранних этапах планирования и не уверены, какой город выбрать для своей конференции, SmartAsset имеет список из 10 лучших мест проведения конференций в США по состоянию на 2017 год на основе доступности, удаленности от аэропортов и насильственных преступлений. цены и наличие жилья:

Список 25 лучших направлений для конференций SmartAsset ( Источник )

После того, как вы определили географическое положение, вы должны основывать свой выбор на следующих критериях:

• Цена
• Удаленность от аэропортов
• Варианты транспорта (подробнее об этом позже)
• Емкость (также подробнее об этом позже)
• Доступ к центру города (рестораны, бары, отели и т. Д.)

Если вы проводите небольшое местное мероприятие, вам не понадобятся отели для размещения десятков посетителей из других штатов или легкий доступ к аэропорту. Когда вы смотрите на местные заведения, вас больше всего беспокоит размер места, стоимость и варианты транспорта.

В Cvent , SocialTables и EventUp поиска места системы является идеальным инструментом , чтобы найти все , что вам нужно знать о местах по всей стране.

2. Вместимость помещения и дополнительные помещения

При выборе места проведения мероприятия всегда лучше переоценить свои потребности в вместимости, чем недооценить.

Например, если ожидается, что ваше мероприятие соберет не менее 300 посетителей, вместимость вашего места должна комфортно вместить от 350 до 400 человек. Это даст вам передышку, необходимую для размещения дополнительных участников, если некоторые из них появятся и зарегистрируются в день.

Это также помогает выбрать места, где есть дополнительные комнаты для переговоров. Такая гибкость поможет вам при возникновении проблем с производительностью. Это не идеально, но можно транслировать главное событие в эти комнаты для переговоров, чтобы с комфортом разместить на мероприятии больше людей.

Благодаря таким инструментам, как система поиска мест проведения Cvent , вы можете изучить возможности места проведения мероприятия, прежде чем вступать в контакт с потенциальными объектами. Таким образом, вы можете составить список избранных мест, не требуя при этом подтверждения, прежде чем у вас будет вся информация.

3. Возможности Wi-Fi для больших групп.

Мы живем во все более взаимосвязанном мире, и подключение к Wi-Fi необходимо для продуктивности во всех формах бизнеса, включая мероприятия. Важно, чтобы вы, как организатор мероприятий и организатор мероприятий, имели постоянное подключение к Интернету. Лучшие места будут иметь доступ к Wi-Fi, доступный для вашего использования в день вашего мероприятия.

Однако стандартного подключения к отелю, доступного для всех гостей отеля, может быть недостаточно для обработки всего трафика для ваших гостей. Вот почему важно узнать о выделенном сигнале Wi-Fi для ваших посетителей. В большинстве отелей есть специальный сигнал Wi-Fi для мероприятий, но вы должны убедиться.

Скорость Wi-Fi также имеет значение, особенно если вы планируете потоковое видео или ожидаете интенсивного использования телефона во время мероприятия для живых твитов и других видов использования в социальных сетях. Вы должны убедиться, что скорость передачи данных не превышает 8–12 Мбит / с (мегабит в секунду), чтобы обрабатывать этот более высокий уровень трафика. Спросите в своем заведении об их скорости и можете ли вы провести тесты скорости в их сети мероприятий, на всякий случай.

Если вам нужно проверить скорость Интернета в заведении, для этого есть бесплатные инструменты:

• SpeedTest
• Fast.com
• Спектральный тест скорости

Наконец, перейдем к стоимости. Wi-Fi на мероприятиях платный, но и не должен стоить вам целого состояния. Согласно ASAE, есть несколько способов снизить эти затраты:

• Продать спонсорство Wi-Fi рекламодателю
• Добавьте плату для гостей, использующих Wi-Fi

4. Транспорт и парковка.

Что хорошего в мероприятии, если никто не может туда попасть?

При выборе места проведения обязательно уточняйте все доступные варианты транспорта, такие как:

• Метро железнодорожные услуги
• Автобусные маршруты
• Пешком от отелей
• Доступность райдшеринга (Uber, Lyft, Fasten, Sidecar и т. Д.)

Предоставьте гостям эту информацию о транспорте, а также часы движения и рекомендации для приложений с транспортными картами .

Карты систем метро Вашингтона, округа Колумбия, Нью-Йорка и Бостона ( Источник )

Некоторые из этих вариантов транспорта могут даже предлагать специальные предложения и скидки для участников мероприятий. Uber, например, предлагает свою систему UberEvents , которая позволяет вам создавать проездные для ваших посетителей. Эти проездные покрывают транспортные расходы до определенного лимита, который вы установили, что упростит вашим посетителям возможность добраться до вашего мероприятия.

Некоторые могут ходить пешком, пользоваться общественным транспортом или брать напрокат на ваше мероприятие, но многие по-прежнему будут водить машину.

При выборе места проведения мероприятия стоит обратить внимание на парковку. Если у места проведения мероприятия нет специальной парковки, какие варианты местной парковки доступны? Есть ли гаражи? Просторная парковка на улице?

Вы можете заключить сделку с местным гаражом, чтобы зарезервировать определенное количество мест и включить эту стоимость в стоимость билетов для тех, кто планирует водить машину. Это также относится к платным гаражам, принадлежащим объекту, где стоимость парковки добавляется в качестве услуги либо по полной стоимости, либо по льготной ставке (предпочтительно последнее).

Если вы не чувствуете необходимости заходить так далеко, чтобы охранять парковку, но все же хотите сделать вождение удобным для ваших гостей, попробуйте порекомендовать приложения для парковки на своем веб-сайте мероприятия, которые помогут им найти доступную парковку вокруг вашего места.

5. Удобства

Что может предложить ваша площадка помимо места для проведения вашего мероприятия? Эти дополнительные удобства могут включать:

• Аудио / видео оборудование : аренда или покупка аудио / видео оборудования стоит дорого и помогает сэкономить деньги, когда в вашем месте проведения мероприятия уже есть освещение, динамики, микрофоны и видеооборудование, готовые к использованию. Если да, то, скорее всего, заведение предложит оборудование в рамках комплексной сделки.

Столы и стулья : как и аудио / видео оборудование, предоставление собственных столов и стульев означает больше денег из вашего кармана на аренду. Не говоря уже о транспортных расходах на перемещение всех этих столов и стульев на место проведения. Лучше найти заведение с уже существующими удобствами.

Питание : Если вы планируете предоставлять еду своим гостям, вы можете либо заключить договор с внешней службой общественного питания, либо воспользоваться услугами кейтеринга в вашем заведении, если таковая имеется. В зависимости от места проведения, их питание может стоить меньше денег, если оно указано при бронировании места проведения. Проконсультируйтесь с местными поставщиками общественного питания, чтобы сравнить цены.

Все эти удобства доступны с использованием внешних источников, но, как упоминалось ранее, если ваши потенциальные места предлагают их, лучше всего попытаться разработать комплексную сделку, которая может сэкономить вам деньги в долгосрочной перспективе.

6. Гибкость даты мероприятия

Не всегда все становится на свои места, как вы планировали. Бывают чрезвычайные ситуации, погода не всегда меняется, а графики не всегда совпадают.

Вот почему так важно выбрать место, которое дает вам некоторую гибкость при планировании вашего мероприятия. Например, если ваше мероприятие может потребовать изменения даты, полезно забронировать место с несколькими открытыми датами примерно в это время, чтобы использовать их в качестве дат дождя.

Поймите, что это сложный вопрос о любом месте, и не следует заключать или разрывать сделку, поскольку заведениям нужны полные графики для оплаты счетов.

Но если вы встретите заведение с несколькими пустыми датами, попробуйте применить политику переноса расписания на более позднюю дату по сниженной цене. Таким образом, заведение не потеряет деньги при проведении для вас дополнительной даты, и вам не придется отменять мероприятие, если возникнут проблемы.

Поскольку крупные мероприятия всегда планируются на месяцы или год вперед, предоставление вашим потенциальным площадкам списка гибких дат поможет вам определить, когда у них непиковые даты, и найти дату, которая сэкономит вам больше всего денег.

Ознакомьтесь с этими другими ресурсами по планированию мероприятий

Теперь, когда вы выбрали место проведения мероприятия, обязательно выполните остальные шаги из моего « Десятишагового руководства по планированию мероприятия », чтобы обеспечить наилучшие впечатления от мероприятия.