1. Статьи
  2. 11 самых больших ошибок, которые глобальные HR-команды совершают со своими HRIS
Для доступа к заказчикам и разработчикам необходимо авторизоваться
3 сентября 2021 в 19:37

Последнее поколение облачных HR-решений предлагает средним и растущим глобальным компаниям возможность объединять сотрудников и оптимизировать управление человеческими ресурсами таким образом, который раньше был просто недоступен.

Ошибки HRIS

Мы знаем, что один размер не подходит для всех, когда дело доходит до управления HR в международном масштабе, но это все еще является сюрпризом для многих HR-команд, впервые внедряющих глобальный HRIS, насколько он действительно отличается.

Основываясь на многолетнем опыте внедрения глобальных HR-решений для больших и малых компаний, мы составили список некоторых из основных проблем, с которыми вы столкнетесь, и почему для вас важно выбрать HR-систему, которая сможет их решить. культурные и правовые различия по мере вашего расширения на международном уровне.

Национальные и региональные государственные праздники

Я т довольно очевидно , что каждая страна имеет различные официальные государственные праздники , которые вы хотите вашу систему , чтобы «знать.» Это особенно важно, когда речь идет о бронировании оплачиваемого отпуска или заполнении табелей учета рабочего времени . Однако существует бесчисленное множество различных праздников, которые распространяются на сотрудников, работающих в определенных регионах или городах по всему миру.

Например, в Бари, Италия, сотрудникам дается выходной, чтобы отпраздновать рождение святого Николая, их покровителя; в Андалусии у них есть дополнительный государственный праздник в ознаменование того, что они стали автономным регионом Испании ... и этот список можно продолжить. Если ваша система не позволяет вам связывать сотрудников с определенными географическими областями и настраивать локальные календари для соответствия, вы в конечном итоге потратите время на ручную корректировку записей отдельных сотрудников и пересчет прав.

Изменяемое рабочее время в течение года

В странах, где лето невыносимо жаркое, рабочий день часто корректируется таким образом, чтобы сотрудники работали дольше в более прохладные зимние месяцы, но имели более короткий день, когда температура резко возрастает. В Испании это известно как horario tensivo, и этому принципу следует наш офис в Мадриде. Если вы полагаетесь на свою систему управления персоналом для расчета оплачиваемого отпуска на основе структуры рабочего времени, вам нужно быть уверенным, что она может покрыть этот уровень сложности.

Право на многократный отпуск

В таких странах, как США и Великобритания, сотрудники, как правило, имеют только один оплачиваемый отпуск по болезни (хотя обычно он накапливается по-разному - и в Великобритании есть отдельные права на оплачиваемый отпуск по болезни ). Тем не менее, в других странах есть законодательство, которое предоставляет дополнительный оплачиваемый отпуск в зависимости от стажа работы или родительских обязанностей, которые работодатели либо обязаны обеспечить, чтобы работники брали на себя, либо оплачивались вместо них. Часто эти права начисляются по-разному.

Например, в Италии у наших сотрудников есть два плана отпуска: один рассчитывается в часах, а другой - в днях. Для упрощения управления и составления отчетов о соответствии важно использовать систему, которая позволяет настраивать столько различных типов отсутствия, сколько вам нужно, каждый со своими собственными правилами начисления.

Часовые пояса

Это может показаться очевидным, но не каждая система управления персоналом достаточно умна, чтобы признать, что сотрудники в США не начинают свой рабочий день одновременно с их коллегами в Испании, Великобритании или Австралии. Когда дело доходит до точной записи и составления отчетов о нерабочем времени или отправки предупреждений, чувствительных к дате, это может стать источником огромной путаницы, если ваша система не может определить, к какому дню на самом деле принадлежит действие.

Европейское законодательство о защите данных

ЕЭЗ предъявляет очень строгие требования к обеспечению безопасности конфиденциальной информации. Если ваши данные размещены за пределами Европейской экономической зоны или вы переносите данные из ЕЭЗ в другие страны, вы должны быть уверены, что не нарушаете закон. К сожалению, поскольку Европейский суд постановил, что Соглашение о безопасной гавани (которое разрешало передачу данных европейских граждан в США) больше не действует, правила больше не ясны, поэтому обязательно следите за этим пространством .

Между тем, если вы хотите передать данные, важно убедиться, что у вас есть типовые положения, а ваши процессы обеспечивают адекватный уровень защиты личных данных.

Локальная защита данных

В разных странах действуют разные правила относительно того, какую личную информацию следует собирать для целей отчетности. В Великобритании и Европе некоторые компании обязаны предоставлять информацию на основе защищенных личных характеристик сотрудников. Вы должны иметь возможность собирать данные и составлять отчеты по ним на местном уровне отдела кадров, сохраняя при этом конфиденциальность от остальной части бизнеса. В Северной Ирландии компаниям необходимо контролировать религиозный состав своей рабочей силы, во Франции нельзя хранить этническую принадлежность. Важно выбрать систему, которая дает вам уровень контроля, необходимый для ограничения доступа к данным по каждой стране или по ролям.

Право на обучение

Работаете во Франции? Тогда вам необходимо знать, что по закону французские сотрудники имеют право на начисление двух часов обучения в год, максимум до 120 часов. И они могут попросить передать неиспользованные кредиты новому работодателю при увольнении. В других странах могут быть менее строгие требования к обучению, которое вам необходимо предоставить , но все же полезно поискать систему, которая позволяет вам определять права на большее, чем просто оплачиваемое время, и позволяет отслеживать, как это время используется.

Дата и числовые форматы

Чтобы быть уверенным, что ваша новая система управления персоналом используется в полной мере, важно, чтобы она казалась вашим сотрудникам как можно более знакомой. Очевидно, что лучше всего начать с местного языка, но некоторые различия, которые вам нужно учесть, идут глубже. Например, ваши британские сотрудники, скорее всего, сочтут, что они приземлились в чужой стране, если их попросят указать их «почтовый индекс» вместо «почтового индекса», и они будут еще больше сбиты с толку, если увидят даты в формате США. - как и большая часть остального мира . Некоторые системы связывают форматирование данных с языком, но часто это слишком упрощенно. Например, вы хотите, чтобы испаноязычные жители США видели формат даты в США (мм / дд / гггг), а жители Испании - как дд / мм / гггг.

Личные имена

Сокращение имен широко распространено во всем мире, Сэм проще, чем Саманта, Билл - не такой уж болтливый, как Уильям. В Португалии нормально иметь одно или два имени и до четырех фамилий, все из которых вам необходимо сохранить в HRIS, чтобы вы могли включать их в любые юридические документы, которые вы генерируете. Как и весь остальной мир, португальские сотрудники будут совершенно счастливы (и, вероятно, предпочтут), чтобы их «называли» значительно короче, когда речь идет об их личном профиле или адресе электронной почты. Хитрость заключается в том, чтобы иметь систему, которая может записывать все, что необходимо, но обеспечивает индивидуальный подход. Это может включать использование как западной, так и незападной версии одного и того же имени, поэтому убедитесь, что система поддерживает незападные наборы символов, например китайский.

Бизнес правила

Часто процессами в разных странах нужно управлять по-разному. Это может быть потому, что «здесь так и сделано», но также может отражать наличие ресурсов. Например, сотрудники в одной стране могут ожидать, что оценка эффективности должна проводиться с участием самого старшего менеджера, тогда как в других частях вашего бизнеса участие руководителя группы является лучшим способом управления этим. Или, может быть, вы хотите, чтобы HR утвердил больничные в одной стране, но чтобы региональный менеджер подписал это в другой стране. Чтобы избежать путаницы и обеспечить бесперебойную работу процессов, вам понадобится система, которая позволит вам направлять такие действия наиболее удобным для вас способом.

Мульти валюта

Если вы полагаетесь на свою кадровую систему для генерации информации для расчета заработной платы или для предоставления отчетов по всем предприятиям по заработной плате, бонусам, льготам, пенсионным взносам и всему остальному, что составляет общую компенсацию ваших сотрудников, тогда вам понадобится не только чтобы иметь возможность записывать элементы оплаты в местной валюте, но конвертировать ее в базовую валюту для отчетности. Сделать это за вас система намного проще, чем управлять всем этим в электронных таблицах.

Последние мысли

Столкнувшись со всей этой сложностью, может возникнуть соблазн просто продолжать управлять своими международными кадровыми операциями, используя местные решения HRIS, склеенные вместе с трудоемкими электронными таблицами. Однако с гибким глобальным облачным программным обеспечением для управления персоналом, доступным теперь по цене, составляющей лишь часть стоимости старых корпоративных приложений, сейчас самое лучшее время, чтобы взглянуть на ваших сотрудников с глобальной точки зрения и воспользоваться преимуществами глобального программного обеспечения для управления персоналом для вашей команды.

Есть ли другие трудности, с которыми вы столкнулись при выходе на международный уровень? Перечислите их в комментариях ниже!

Ищете программное обеспечение для управления персоналом? Ознакомьтесь со списком лучших программных решений для управления персоналом Platforms .