Как добиться идеального 90-дневного процесса адаптации новых сотрудников

Согласно недавнему опросу Jobvite , 30% новых сотрудников уходят с работы в течение первых 90 дней.

Это означает, что на каждые десять человек, которых вам удастся найти, нанять и нанять в свой малый бизнес, трое уйдут еще до того, как сезон изменится. Затем вам придется потратить в среднем 4000 долларов и 24 дня на замену каждого из них.

Вот почему так важно, чтобы вы прошли эти первые 90 дней с помощью процесса адаптации нового сотрудника :

• Сделайте его скучным, напряженным или определенным горами бумажной работы, и у вас появится работник, который захочет уйти, как только представится другая возможность.
• Сделайте его запоминающимся, увлекательным и частью общего впечатления сотрудников , и вы получите сотрудника, который очень предан вашей организации.

Если вы являетесь частью 50% малых предприятий , у которых нет структурированного процесса адаптации, самое время внести изменения и пожинать плоды.

Малые предприятия, которые создают структурированный план на первые 90 дней своего нового сотрудника, могут снизить уровень выбытия сотрудников на целых 60% .

Итак, приступим к планированию. Мы подробно расскажем обо всем, что должно произойти в течение первых 90 дней вашего нового сотрудника, чтобы он стал успешным сотрудником на протяжении многих лет. Мы закончим с единственным контрольным списком для новых сотрудников, который вам когда-либо понадобится.

За неделю до этого: знакомство и раннее оформление документов

Если вы дождетесь первого дня работы нового сотрудника, чтобы начать процесс адаптации, вы уже совершили ошибку.

Поставьте себя на место нового сотрудника. Они входят в новый офис, которого они не знают, чтобы выполнить новую работу, которую они не знают, с кучей новых людей, которых они не знают. Это нервная ситуация, но у вас есть силы до того важного первого дня, чтобы сделать ее менее такой.

За неделю до даты их начала вы должны отправить нового сотрудника по электронной почте по адресу:

• Добро пожаловать в компанию
• Дайте им расписание на первую неделю
• Будьте готовы ответить на любые вопросы

Небольшое руководство до прибытия вашего нового сотрудника может иметь большое значение для их успеха.

Вам также следует назначить новому сотруднику наставника из вашей организации - в идеале - более старшего сотрудника, выполняющего аналогичную роль, - и попросить его представиться по телефону или по электронной почте. Мало того, что наставники могут придать вашему новому сотруднику дружелюбное лицо в первый же день работы, но исследования показали, что наставники предоставляют многочисленные преимущества для бизнеса и пользуются большим спросом у поколения Z.

Наконец, чтобы максимально увеличить время работы вашего нового сотрудника в течение первой недели, попросите его заполнить все необходимые документы прямо сейчас. Добавление вашего нового сотрудника в систему программного обеспечения для адаптации позволит вам назначить им их I-9, W-4 и любые другие формы, которые они смогут заполнить в цифровом виде до их первого дня.

Самостоятельная адаптация нового найма в Namely ( Источник )

Вашему новому сотруднику не придется беспокоиться о потере чего-то важного, например карточки социального страхования, на работе, и вы сможете уделять больше времени важным вещам, таким как акклиматизация и ускорение работы нового сотрудника. Это беспроигрышный вариант.

Накануне: создайте уютное рабочее место

Что бы вы почувствовали, если бы впервые увидели свой новый стол или офис, он был безупречным, имел все необходимое для вашей первой недели и был украшен приветственными подарками? Наверное, это произвело бы впечатление.

С другой стороны, как бы вы себя чувствовали, если бы ваш работодатель даже не потрудился убрать ваше новое рабочее место, когда вы туда приедете? Это тоже произвело бы впечатление, но определенно не очень хорошее.

«Так или иначе, вот твой дес ... подожди, ты куда?» ( Источник )

В конце концов, верно утверждение: первое впечатление действительно имеет значение. Вот почему за день до начала вашего нового найма вам нужно приложить усилия, чтобы предоставить им отличное рабочее пространство.

Вот несколько советов, как это сделать:

• Избавьтесь от остатков бывших сотрудников. Ничто так не убивает настроение, как поиск оставшейся бирки с именем или визитной карточки человека, который раньше работал в этом месте. Убедитесь, что ваш новый сотрудник прибывает с чистого листа.
• Оборудуйте их всем необходимым. HR и ИТ должны работать вместе, чтобы рабочее пространство вашего нового сотрудника было готово к работе с компьютером, телефоном, канцелярскими принадлежностями, удостоверением личности, каталогом компании и т. Д. Не оставляйте это своему новому сотруднику, чтобы разыскать вещи.
• Не уклоняйтесь от хабар. Обыщите этот шкаф для хранения всего, что можно найти с логотипом компании. Футболки, кофейные кружки, ручки, кузи - если вы можете держать их в руке, подарите их новому сотруднику. Бонусные баллы, если вы потратите время на персонализацию сувениров.
• Включите приветственное сообщение от коллег. Несколько обнадеживающих сообщений от коллег могут сделать первый день вашего нового сотрудника еще более особенным.

Цветы также являются отличным помощником на рабочем месте, как и путеводитель по городу, если ваш новый сотрудник переезжает издалека. Еще лучше, если вы можете связать рабочее пространство нового сотрудника со своей культурой, продуктом или услугой, которые вы предлагаете. Например, если ваша компания производит одежду для активного отдыха, вы можете включить список пешеходных маршрутов в этом районе. Проявите творческий подход.

День 1. Сделайте его незабываемым, а не однообразным

Если есть одна фаза вашего процесса адаптации, о которой вам не стоит беспокоиться, так это первый день вашего сотрудника. Это ваш шанс оказать продолжительное влияние, поэтому внимательно его изучите. Вы хотите, чтобы ваш новый сотрудник вышел из дома с мыслью: «Мне нравится моя новая работа».

Для начала убедитесь, что кто-то - желательно менеджер или наставник вашего нового сотрудника - находится у входной двери, чтобы поприветствовать их, когда они войдут (вы удивитесь, сколько компаний оставят своего нового сотрудника в ожидании). Пусть они поставят свои вещи, принесут им чашку кофе или закуски и проведут экскурсию по офису.

Когда они будут работать за своим столом, разошлите по всей компании электронное письмо с объявлением, в котором будут указаны роль нового сотрудника, перед кем он отчитывается и краткая биография. Затем пригласите их пообедать с некоторыми из их новых коллег и заплатите за это.

Но если вы действительно хотите произвести впечатление, учитесь на некоторых из этих примеров:

Надеюсь, вы видите закономерность: ваша цель в первый день нового сотрудника - сделать его незабываемым . Это означает отсутствие документов (которые они в любом случае должны были заполнить заранее) и абсолютно никакого обучения. В ближайшие недели для этого будет много времени.

Дни 2–10: обучение, слежка, постановка целей и первоначальная обратная связь.

После этого важного первого дня пора приступать к работе. Теперь вы можете запланировать начальные тренировки по важным инструментам и процессам, сесть с новым сотрудником, чтобы более подробно обсудить их роль и обязанности и выделить время для объяснения истории, культуры и ценностей вашей компании.

Этот последний момент можно упустить из виду, но он особенно важен для любого успешного процесса адаптации новых сотрудников. Почему? Потому что, если вы посмотрите на новых сотрудников, которые терпят неудачу в своей работе, только 11% делают это, потому что у них нет необходимых навыков для этой должности.

Гораздо чаще новые сотрудники терпят неудачу из-за культурных различий в мотивации, темпераменте или общении.

Мета-анализ 172 исследований добавляет , что сотрудники , которые хорошая культурную подгонку часто счастливее, более производительные, и дольше оставаться в компании. Главный вывод: не думайте, что ваш новый сотрудник сразу поймет вашу уникальную культуру и впишется в нее - научите ее этому.

Однако не топите нового сотрудника на тренировках. Вот еще несколько вещей, которые вам следует сделать в это время:

• Нанимайте новых теневых рабочих в разные отделы. Это поможет им понять не только то, как работает вся ваша компания, но и то, как их роль вписывается в общую картину. Это также может способствовать будущему межведомственному сотрудничеству.
• Ставьте и сообщайте краткосрочные и долгосрочные цели. Новые сотрудники говорят, что помимо личного общения со своим менеджером, наиболее важным для них во время адаптации является наметка целей в области производительности. Хорошей краткосрочной целью может быть что-то столь же простое, как встреча с десятью новыми людьми в офисе, а хорошей долгосрочной целью может быть завершение трех проектов к концу года. Что бы это ни было, будьте конкретны.
• Отправьте опрос, чтобы собрать первые отзывы о вашем процессе адаптации. Может, ты слишком быстро едешь. Возможно, ваш новый сотрудник все еще не понимает определенных правил или политик. Вы никогда не узнаете, если не дадите новому сотруднику возможность рассказать вам. Эта информация также может помочь вам улучшить процесс адаптации для следующего человека.

В ряд программных платформ для адаптации встроена новая функция опроса сотрудников. Вы также можете приобрести инструмент взаимодействия с сотрудниками с функцией импульсных опросов, чтобы периодически получать и анализировать отзывы от всего персонала.

Разработка пульсового исследования в Honestly ( Источник )

Дни 11-30: дополнительные тренировки, проверки и начало нормальной жизни.

К концу первого месяца ваш новый сотрудник должен иметь достаточно знаний о компании и ее роли, чтобы начать работать в обычном повседневном стиле. Даже если они не вносят большой вклад, ваш новый сотрудник должен начать посещать регулярные собрания команды, чтобы выстроить распорядок дня.

Изучив основы и, надеюсь, достаточно сформировавшееся доверие, чтобы быть уверенным, что ваш новый сотрудник не уйдет с секретами компании перед конкурентом, вы также можете начать отодвигать завесу над спецификой стратегии вашей компании и положение на рынке.

Не добавляйте этот тренинг в PowerPoint или электронный курс ; его должен возглавлять менеджер или бизнес-лидер лично, и он должен позволять новому сотруднику задать массу вопросов.

Наконец, если вы еще этого не сделали, вам следует запланировать еженедельные проверки как с менеджером нового сотрудника, так и с его наставником, чтобы оказать поддержку (они могут чувствовать себя более комфортно, рассказывая о некоторых проблемах коллеге, а не своему руководителю). Одно исследование показало, что количество поддержки, полученной новым сотрудником во время адаптации, оказывает значительное влияние на ясность ролей и удовлетворенность работой .

Индивидуальные встречи с менеджером должны продолжаться после адаптации, но вы можете отказаться от встреч с наставником через 90 дней.

Дни 31-60: сотрудничество, признание и планирование карьеры.

Пришло время вашему новому сотруднику начать вносить свой вклад, хотя и в ограниченном объеме. Помните, что новому сотруднику может потребоваться от 12 до 15 месяцев, чтобы он стал полноценно продуктивным сотрудником, поэтому сейчас не время полностью его увольнять.

Через два месяца вы должны поручить новому сотруднику их первый большой проект. Они могут сотрудничать с кем-то в существующем проекте или взяться за новый с помощью своего наставника или другого коллеги, но в любом случае у них должен быть кто-то, кто будет периодически контролировать и проверять их работу.

Если у них все хорошо, обязательно признайте их достижения. Опрос 2017 года показал, что сотрудники, которые были признаны за свою работу за последние два месяца, более удовлетворены работой и вовлечены, чем те, кого вообще никогда не признавали.

Если вы ищете более увлекательный, своевременный и масштабируемый способ, чем электронная почта или встречи в компании, для распознавания сотрудников, обратите внимание на инструмент распознавания сотрудников . Эти системы, подобные социальным сетям, позволяют коллегам участвовать в акции, чтобы похвалить их, и даже позволяют геймификации для поощрения участия.

Сотрудники могут обменивать баллы, заработанные за похвалу, на реальные вознаграждения в Bonusly ( Источник )

Также пора начать думать о долгосрочной перспективе. Поскольку 72% миллениалов - самое многочисленное поколение в США - оценивают возможности для карьерного роста, менеджеры должны сесть сейчас вместе со своим новым сотрудником, чтобы обсудить свои карьерные планы и выяснить потенциальную траекторию для них в рамках организации. Планы, конечно, могут измениться, но просто обсуждение может очень помочь с привлечением новых сотрудников.

Менеджеры могут регистрировать все эти данные в системе программного обеспечения для планирования преемственности, чтобы иметь в виду вашего нового сотрудника для будущих рекламных акций или для удовлетворения потребности в будущем, если откроется вакансия, связанная с их планом.

Планирование преемственности в TalentGuard ( Источник )

Дни 61-90: Независимость, обзоры производительности и окончательные отзывы

Если все прошло хорошо с первым совместным проектом вашего нового сотрудника за второй месяц, вы, наконец, можете снять тренировочные колеса через третий месяц и поручить им их первый сольный проект. Просто не забудьте перечислить цели и четко указать, что определяет успех проекта - вы не хотите оставлять никаких двусмысленностей.

По истечении 90 дней проведите первую проверку эффективности вашего нового сотрудника. Это время, чтобы обсудить, что прошло хорошо в период адаптации, а что нет, и на каких областях ваш новый сотрудник должен сосредоточиться для дальнейшего улучшения. Это двусторонний разговор: ваш новый сотрудник должен также дать окончательный отзыв о том, что, по его мнению, работает, а что нет, в процессе адаптации.

А если уж не получается? Не стесняйтесь отпускать нового сотрудника. Стоимость их замены может превышать 4000 долларов, но это меркнет по сравнению с 50 000 долларов за плохой прокат .

Единственный контрольный список для приема на работу нового найма, который вам когда-либо понадобится

Вы все это поняли? Если нет, мы вас прикрыли.

Ниже у нас есть единственный контрольный список для новых сотрудников, который вам когда-либо понадобится. Загрузите его сейчас и обращайтесь к нему при каждом новом найме или, что еще лучше, скопируйте этот контрольный список в систему адаптации или управления проектами, чтобы вы могли настроить его в соответствии с конкретными потребностями вашей организации и последовательно применять для разных команд и времени.

Примечание: информация, содержащаяся в этой статье, была получена из источников, которые считаются надежными. Выбранные приложения являются примерами, показывающими функцию в контексте, и не предназначены для одобрения или рекомендаций.