5 программных систем для эффективной удаленной работы

Удаленная работа не должна быть сложной. Вот пять инструментов, которые помогут управлять удаленными командами и сделают вашу жизнь проще.

Удаленная работа становится все более популярной из-за глобализации рабочей силы и, в последнее время, из-за пандемии коронавируса. Gartner прогнозирует, что к 2030 году, когда поколение Z полностью войдет в состав персонала, спрос на удаленную работу вырастет на 30% ( отчет доступен для клиентов Gartner ).

Но удаленная работа - это не только прибыльный стимул для сотрудников; это также повышает продуктивность сотрудников. Gallup Research показывает, что сотрудники, которые тратят 60% -80% своего времени на удаленную работу, являются наиболее заинтересованной группой на рабочем месте. Это может напрямую привести к уменьшению количества дефектов качества на 40% и повышению прибыльности на 21%.

Тем не менее, удаленная работа действительно создает некоторые уникальные проблемы, такие как:

• Как вы обеспечиваете безопасность данных для устройств за пределами вашей офисной сети?
• Как вы сотрудничаете с географически разнесенной командой?
• Как вы обеспечиваете ответственность сотрудников за соблюдение сроков и качество работы?

К счастью, это сложные проблемы, но их решение проще. Со всеми этими проблемами можно справиться с помощью специализированных программных инструментов. В этой статье мы рассмотрим эти инструменты и поймем, как ваш бизнес может использовать их для эффективной удаленной работы.

Программное обеспечение для обеспечения безопасности конечных точек: обеспечьте безопасность вашей компании

Устройства, которые подключаются к бизнес-сети, такие как ноутбуки, смартфоны и серверы, являются примерами конечных точек. Эти конечные точки наиболее уязвимы для атак вредоносных программ и вирусов. Программное обеспечение для обеспечения безопасности конечных точек помогает сохранить их в безопасности.

Что такое программное обеспечение для обеспечения безопасности конечных точек?

Программное обеспечение для обеспечения безопасности конечных точек - это инструмент, который помогает защитить устройства, удаленно подключенные к бизнес-сети. Этот инструмент позволяет системным администраторам и командам ИТ-безопасности постоянно отслеживать угрозы и статус безопасности в режиме реального времени с помощью централизованных панелей мониторинга. Любые выявленные угрозы можно мгновенно пометить, передать на более высокий уровень и управлять ими.

Общие функции программного обеспечения включают исправление и установку обновлений программного обеспечения, разрешения и контроль устройств, а также веб-безопасность.

Состояние панели мониторинга безопасности конечных точек в Webroot SecureAnywhere Endpoint Protection ( Источник )

Совет по выбору продукта

Каждая система безопасности конечных точек не охватывает все аспекты безопасности удаленных устройств. Например, конкретный инструмент может обеспечивать только защиту от вирусов и вредоносных программ. Поэтому перед покупкой решения проверьте, соответствует ли инструмент вашим требованиям безопасности.

Программное обеспечение для видеоконференцсвязи: проводите виртуальные встречи

В наши дни деловые встречи переместились в Интернет. Хотя они не заменяют личные встречи, они расширяют возможности организации по ведению бизнеса за пределы географических ограничений.

Что такое программное обеспечение для видеоконференцсвязи?

Программное обеспечение для видеоконференцсвязи помогает пользователям проводить виртуальные встречи и сотрудничать посредством видеозвонков. Этот инструмент также помогает пользователям сотрудничать, обмениваясь файлами для аннотирования и комментирования.

Он предлагает такие функции, как чат в приложении, виртуальные доски, совместное использование экрана, управление посетителями и запись разговоров.

Снимок экрана видеоконференцсвязи в Cisco Webex Meetings ( источник )

Совет по выбору продукта

Количество участников, поддерживаемое за сеанс, и определенные функции, такие как набор номера по телефону и обмен текстовыми сообщениями, зависят от каждого инструмента и соответствующего пакета подписки. Поэтому проверьте, сколько посетителей поддерживает инструмент по всем его тарифным планам, и выберите тот, который предлагает необходимые функции в рамках вашего бюджета.

Программное обеспечение для совместной работы: помогите командам совместно работать над проектами

Многие работодатели обеспокоены тем, что удаленная работа приведет к сокращению сотрудничества внутри и между командами. Однако с помощью программного обеспечения для совместной работы они могут упростить удаленную совместную работу над проектами и общение внутри команды.

Что такое программа для совместной работы?

Программное обеспечение для совместной работы - это инструмент, который помогает членам команды общаться друг с другом как на работе, так и на работе. Инструмент помогает командам общаться с помощью текстовых сообщений, аудио- и видеочатов; делиться обновлениями статуса и документами; и отвечать на вопросы.

Некоторые из общих функций программного обеспечения для совместной работы включают комментирование и пометку отдельных лиц, совместное использование файлов и форумы для групповых обсуждений.

Доска обсуждений пользователей в панели продуктов ( Источник )

Совет по выбору продукта

Уточните у поставщика, какой размер команды поддерживает инструмент, и соответствует ли он размеру вашей команды. Кроме того, некоторые возможности, такие как сотрудничество с внешними заинтересованными сторонами, могут быть недоступны для каждой версии или тарифного плана конкретного инструмента. Так что обязательно внимательно проверьте возможности перед покупкой.

Мы предоставляем дополнительную информацию об общих функциях и покупке программного обеспечения для совместной работы в нашем руководстве для покупателей . Вы также можете обратиться к нашему отчету «Топ-20», чтобы ознакомиться с некоторыми из лучших инструментов на рынке.

Программное обеспечение для управления задачами: помогите удаленным работникам не отвлекаться от задачи

Удаленное управление задачами проекта может быть сложной задачей, а определение требований к задачам для каждого участника и запрос обновлений статуса может показаться утомительным. Программное обеспечение для управления задачами предлагает платформу, с которой всем этим можно легко управлять.

Что такое программное обеспечение для управления задачами?

Программное обеспечение для управления задачами помогает разделить проект на связанные и последовательные задачи. Каждую задачу можно планировать, распределять, определять приоритеты, планировать и отслеживать индивидуально.

Если какая-либо задача выходит за рамки установленной продолжительности или срока, автоматические уведомления отправляются менеджерам, чтобы они могли связаться со своим удаленным сотрудником и узнать, что происходит.

Канбан-доска в MeisterTask ( Источник )

Совет по выбору продукта

Инструменты управления задачами предлагают различные возможности визуализации задач, такие как доски Канбан или диаграммы Ганта. В то время как доски Канбан могут отображать различные важные детали задачи, диаграммы Ганта расширяются немного дальше, чтобы визуализировать зависимости между задачами. Прежде чем завершить работу над конкретным продуктом, узнайте у поставщика, какую визуализацию предпочитает ваша команда.

Чтобы узнать о дополнительных аспектах инструментов управления задачами, ознакомьтесь с этим руководством для покупателей .

Программное обеспечение для учета рабочего времени: точное отслеживание рабочего времени

Отслеживание времени удаленных сотрудников больше не является проблемой. Программное обеспечение для учета рабочего времени позволяет предприятиям удаленно отслеживать и записывать часы работы сотрудников.

Что такое программа для учета рабочего времени?

Программное обеспечение для учета рабочего времени - это инструмент, который помогает сотрудникам приходить и уходить с работы через смартфоны или компьютерные устройства. Чтобы обеспечить точность журналов времени и местоположения, некоторые программы используют GPS для отслеживания текущего местоположения - отличный вариант для сервисных компаний, которым необходимо отслеживать свой мобильный персонал.

Некоторые инструменты учета рабочего времени также предоставляют уведомления, если члены команды отклоняются от своего расписания или политики прихода.

Учет времени в WebWork Time Tracker ( Источник )

Совет по выбору продукта

Инструменты учета рабочего времени доступны как отдельные продукты или как часть пакетов продуктов, таких как программное обеспечение для управления персоналом или программное обеспечение для анализа кадров . В зависимости от требований к функциям и ИТ-бюджета вы можете выбрать подходящий тип приложения.

Чтобы узнать больше об инструментах учета рабочего времени, ознакомьтесь с этим руководством для покупателей .

Содействовать эффективной удаленной работе с программным обеспечением

Чтобы выразить преимущества эффективной удаленной работы в денежном выражении, среднее повышение производительности на 15% за счет вовлеченных сотрудников может сэкономить бизнесу 8000 долларов на сотрудника. Накопленные сбережения могут составить премию в размере 4 миллионов долларов в год.

С такими преимуществами в плане затрат и производительности было бы неразумно исключать удаленную работу из вашей кадровой и производственной стратегии. А с правильными программными инструментами вам не придется этого делать!

Вот несколько дополнительных шагов, которые вы можете предпринять, чтобы выбрать подходящий вам инструмент:

• Прочтите обзоры: если вам сложно выбрать инструмент, подходящий для вашей команды, вы можете прочитать отзывы пользователей на стороннем веб-сайте, например нашем , чтобы получить объективное мнение о производительности инструмента, вариантах цен и простоте использования. , и варианты поддержки.
• Обсудите с командой: выберите инструмент, который удобен вашей команде, поскольку они будут конечными пользователями этого инструмента. Узнайте у команды, какие функции они могут найти ценными. Попробуйте дать им демонстрацию инструмента, чтобы убедиться, что им удобен пользовательский интерфейс.

Кроме того, уточните у поставщика, нужно ли вашей команде пройти специализированное обучение для использования этого инструмента. Если да, повлечет ли это дополнительная плата?

Методология и отказ от ответственности

Опрос GetApp Remote Work Survey, ноябрь 2019 г.

Опрос удаленной работы, упомянутый в этой статье, был проведен GetApp в ноябре 2019 года среди 912 респондентов, которые сообщили о полной занятости в США. Последующий опрос был проведен в ноябре 2019 года среди 394 респондентов, которые сообщили о полной занятости в США.

Примечание: информация, содержащаяся в этой статье, была получена из источников, которые считаются надежными. Выбранные приложения являются примерами, показывающими функцию в контексте, и не предназначены для одобрения или рекомендаций. Этот документ, хотя и предназначен для объяснения важности политики удаленной работы, никоим образом не предназначен для предоставления юридических консультаций или поддержки определенного курса действий.