Полное руководство по максимально эффективному использованию демонстрационных версий продуктов

У вас есть ограниченное время, чтобы увидеть программное обеспечение в действии перед покупкой. Следуйте этим советам, чтобы получить максимальную отдачу от демонстраций ваших продуктов.

Демонстрации программного обеспечения в реальном времени являются чрезвычайно ценным ресурсом при рассмотрении нового программного обеспечения для бизнеса. Но многие люди сидят на демонстрациях продуктов как пассивные зрители и поэтому не получают от них особой пользы.

Будьте активным участником и подготовьтесь к демонстрации, чтобы извлечь из нее больше пользы. Вы оставите свои демоверсии с дополнительной информацией о том, как программное обеспечение будет работать для вашего конкретного бизнеса и может помочь удовлетворить ваши потребности.

В этой статье мы расскажем, что вы должны держать в центре внимания в демонстрациях программного обеспечения. Установив повестку дня для демонстрации, вы можете убедиться, что поставщик отвечает на ваши вопросы и потребности, и в конечном итоге вы будете более уверены в своем окончательном выборе программного обеспечения.

Составьте программу демонстрации продуктов, которая охватывает эти 4 ключевые темы.

Демонстрации программного обеспечения отнимают драгоценное время, и иногда может казаться, что вы не контролируете процесс. Заранее спланировав ключевые темы, которые вы хотите охватить, вы можете направить поставщика, чтобы он показал вам, какие функции программного обеспечения будут наиболее важны для вас, и поощрить более индивидуальный подход.

Заранее составьте повестку дня со всеми соображениями, которые вы хотите учесть, включая следующее:

1. Отличительные особенности продукции

В конце демонстрационного процесса самый важный вопрос, на который вам нужно ответить: «Какой продукт лучше всего подходит для моего бизнеса?» Для этого вам нужно увидеть, какие продукты выделяются из общей массы в зависимости от потребностей вашего бизнеса.

• Простота использования: выбранное вами программное обеспечение должно быть относительно простым для принятия вашей командой. Обратите особое внимание на дизайн каждого решения и на то, насколько оно будет интуитивно понятным для новых пользователей.
• Пользовательский интерфейс. Скорее всего, вы будете проводить много времени с этим программным обеспечением, поэтому вам нужен интуитивно понятный пользовательский интерфейс. Многие пользователи также предпочитают эстетически приятное программное обеспечение.
• Интеграции: если в вашей компании уже используется другой тип программного обеспечения, которое вы хотите подключить к новому продукту, обязательно спросите поставщика, какие интеграции поддерживает продукт. Узнайте, как работают интеграции, особенно если вам нужна встроенная интеграция, а не просто подключение через сторонний инструмент интеграции .
• Особенности: Поставщики программного обеспечения будут говорить о «лучших» функциях продукта , но они могут не охватывать то, для чего вам нужно это программное обеспечение. Важно иметь список функций, которые поставщик программного обеспечения должен включить в свою презентацию. Попросите увидеть ваши обязательные функции в действии.
• Настройка: при желании узнайте, можно ли настроить программное обеспечение в соответствии с вашими потребностями. Продавцы могут захотеть или не захотеть работать с вами над настройкой. Если поставщик обещает что-то добавить для вас, попросите его включить это обещание в ваш контракт.

2. Общая стоимость владения

Часто цены - это первый вопрос, который задают компании при поиске программного обеспечения. Это понятно. Но полезный ответ включает в себя нечто большее, чем просто указанную цену. Вам необходимо знать общую стоимость владения . Сюда входит стоимость приобретения, внедрения и обслуживания программного обеспечения.

• Покупка: спросите о ценах и, если есть уровни ценообразования, о том, что включено в каждый уровень. Также спросите о любых дополнительных расходах на покупку, таких как плата за дополнительных пользователей или объем данных. Многие поставщики предлагают скидки для тех, кто платит ежегодно (вместо ежемесячной) или для некоммерческих организаций, поэтому спросите, как снизить цену.
• Внедрение: спросите о любых предполагаемых расходах на внедрение, например о том, взимает ли поставщик плату за установку (для локальных решений) или обучение.
• Техническое обслуживание: спросите, взимает ли поставщик плату за какие-либо обновления после покупки или за текущее обслуживание и поддержку клиентов. Если программное обеспечение будет использовать сервер поставщика, спросите о связанных с ним тарифах на электроэнергию или использование. Вам также необходимо знать, есть ли какие-либо другие расходы конечного пользователя, которые вам следует предвидеть.

3. Поддержка поставщиков.

Останетесь ли вы сами по себе, когда покупка закончится? Если да, то вас это устраивает? Заранее решите, какой уровень поддержки клиентов потребуется вашему бизнесу, и готовы ли вы за это доплачивать.

• Обучение: Спросите своего лидера демонстрации, включено ли обучение, и если да, то как оно работает и что охватывает. Если доступно обучение, узнайте, для избранных пользователей или для всей команды. Вы также можете спросить об общих проблемах при адаптации сотрудников и о том, как с ними бороться. Если у вас есть внутренняя ИТ-команда, поговорите с ними перед демонстрациями на случай, если у них есть какие-либо вопросы по технической реализации, которые они хотели бы, чтобы вы задали поставщикам.
• Поддержка: некоторые поставщики взимают дополнительную плату за различные уровни обслуживания клиентов (например, только по электронной почте или по телефону). Спросите своего руководителя демонстрации об уровнях обслуживания и их стоимости. Не забудьте уйти с пониманием логистики обслуживания, например, доступна ли поддержка 24/7, только в определенные часы или в другом часовом поясе.

4. Данные и конфиденциальность

Компании рискуют потерять значительную сумму денег из-за нарушения безопасности данных, не говоря уже о значительном и длительном ударе по доверию клиентов. Поэтому важно, чтобы используемые вами программные продукты серьезно относились к безопасности ваших данных и данных ваших клиентов.

• Безопасность: спросите, какой тип безопасности поставщик использует для своих баз данных и какие процессы он использует для защиты вашей информации.
• Соблюдение требований: если у вас есть международная клиентская база, спросите о соблюдении GDPR . Если вы работаете в США, спросите, будут ли они подавать жалобу в CCPA к 2020 году, когда вступит в силу закон штата Калифорния.

Не превышайте график демонстраций продуктов

Участие в слишком большом количестве демонстраций программного обеспечения заставит их работать вместе, а также отнимет драгоценное время вдали от повседневных обязанностей вашей команды. Демонстрацию лучше всего использовать как метод для более глубокого знакомства с тремя-пятью наиболее предпочтительными вариантами программного обеспечения.

Не упаковывайте слишком много демонстраций в один день. Запланируйте не более двух демонстраций в день и не более пяти в целом. Сосредоточившись только на своем коротком списке, вы будете лучше подготовлены, чтобы сделать окончательный выбор после демонстрации.