Для доступа к заказчикам и разработчикам необходимо авторизоваться
или зарегистрироваться.
BETA
20 октября 2021 в 13:21
Контрольные точки, настройки и постоянное общение приводят к успеху внедрения.
Установка и запуск нового программного обеспечения - важный шаг, но он может развалиться без конкретных целей, важных этапов и четкой коммуникации.
Каждому программному обеспечению и каждой компании потребуется уникальный план для достижения наилучших результатов, но мы обнаружили три общие черты при любом успешном внедрении. Это не просто элементы в списке, которые нужно отметить, но темы, которые необходимо выполнить на протяжении всего процесса реализации.
Мы рассмотрим три вещи:
- Общайтесь постоянно
- Настройте или персонализируйте программное обеспечение
- Создать контрольно-пропускные пункты
1. Общайтесь постоянно
Вероятно, наиболее важной характеристикой каждой успешной реализации является четкая коммуникация на протяжении всего процесса. Убедитесь, что каждый план, который вы создаете, выполняется с использованием постоянного общения.
Перед тем, как приступить к реализации, необходимо выполнить несколько коммуникационных задач:
ЗадачаПочему это важноКанал связи Установите метод связи по умолчанию, который может содержаться в системе управления проектами или в средстве связи, таком как Slack . Если вы выделите единое пространство для всех обсуждений реализации, у вас гораздо меньше шансов упустить важную информацию.Каденция встречи Уделите внимание некоторым формальным контрольным встречам с поставщиком и внутренними представителями для решения проблемы и убедитесь, что все шаги выполнены, прежде чем переходить к следующему этапу. В зависимости от продолжительности реализации вы можете проводить их еженедельно или ежемесячно.Способ поделиться важными документами Если возможно, используйте одно и то же коммуникационное программное обеспечение и для обмена документами. Таким образом, соответствующая информация будет легко доступна любому человеку на стороне продавца или компании.Дэвид Синглетари , менеджер проектов программного обеспечения в Wiss and Company, имеет обширный опыт внедрения более 25 лет и считает, что регулярное общение является ключевым моментом. Это также должно включать наличие канала, доступного для сотрудников, чтобы они могли поднимать любые проблемы, с которыми они сталкиваются при работе с новым программным обеспечением.
«У вас могут быть ежедневные или еженедельные точки соприкосновения, чтобы обсуждать, как работает система, обсуждать передовой опыт и при необходимости вносить системные или операционные корректировки», - говорит он. «Люди не могут поднять руку, если они борются; это предоставит форуму для этого ».
Вы также можете создать диаграмму RACI, чтобы каждый человек, участвующий в процессе реализации, точно знал, с кем связаться, чтобы продолжить работу над проектом. Люди классифицируются как одно или несколько из следующих:
- Р: Ответственный - ответственные за работу по достижению цели.
- Ответ: Ответственный - «владелец» или те, кто в конечном итоге отвечает за завершение проекта.
- C: Консультировались - те, кто предлагает свой вклад или мнение.
- Я: Информированный - Те, кто постоянно в курсе прогресса.
Ваша диаграмма RACI будет выглядеть примерно так:
Деятельность или результатРуководитель проектаИТ-директорРуководитель группы Подтвердите функциональные требования A / R C я Установите новые рабочие процессы A / R я C Полная интеграция бухгалтерского учета А р яЧеткое общение и обмен информацией крайне важны до, во время и после внедрения среди руководителей бизнеса, поставщика и ваших сотрудников.
2. Настройте или персонализируйте программное обеспечение.
Сегодняшнее типичное программное обеспечение является облачным, поставляется на любое устройство и допускает глубокую настройку, чтобы ваши сотрудники могли работать наиболее эффективным образом для повышения производительности.
Совместно с поставщиком создайте список того, что вы хотите изменить, и установите контрольную точку реализации, чтобы поставщик мог просмотреть запрашиваемые вами настройки настройки. Например, пользователи программного обеспечения для управления проектами часто хотят, чтобы в систему были добавлены определенные рабочие процессы, а отделы продаж любят настраивать поля, чтобы сделать ввод данных более плавным.
Ваша отрасль и тип необходимых вам рабочих процессов будут влиять на то, что следует настраивать, но список может включать:
Добавление или удаление полей
Создание настраиваемых рабочих процессов
Настройка доступа к функциям по ролям
Соответствие пользовательского интерфейса цветам и логотипам бренда
Интеграции с особыми требованиями
Под персонализацией понимается то, как отдельные пользователи могут настраивать навигацию, макет панели мониторинга или функциональные возможности в своем собственном представлении о программном обеспечении. Попросите представителя поставщика продемонстрировать, как отдельные пользователи могут персонализировать систему до даты ввода в эксплуатацию.
Заблаговременное управление настройкой и персонализацией гарантирует, что пользователи с самого начала смогут извлечь максимальную выгоду из программного обеспечения.
3. Создайте контрольные точки.
У большинства поставщиков есть шаблон для процесса внедрения, и вы можете работать с ними, чтобы убедиться, что он соответствует вашим потребностям. Но для такой важной задачи важно официально отслеживать контрольные точки и вехи, чтобы знать, что все идет по плану.
«Включение контрольных точек в план проекта обеспечит выполнение ваших целей и ожиданий, а также своевременность и своевременность ответов на любые вопросы», - говорит Кенни Тринх , основатель NetBookNews, ресурса, посвященного новостям и обзорам ноутбуков и планшетов.
Создаваемые вами контрольные точки будут зависеть от вашего уникального плана, но должны включать в себя все основные этапы для подключения существующего программного обеспечения, передачи важных данных, начала регулярных обучающих семинаров и конечной даты запуска.
Тринх, который был генеральным директором образовательной технологической компании перед тем, как уйти, чтобы основать NetBookNews, говорит, что распространенной проблемой является запуск нового программного обеспечения без исторических данных, но с контрольными точками все заинтересованные стороны могут знать, как и почему было принято каждое решение в процессе внедрения.
«Цель здесь - устранить недопонимание и убедиться, что все стороны соглашения несут ответственность за свои результаты», - говорит Трин.
Готовы приступить к реализации вашего программного обеспечения?
Планируя настройки и устанавливая регулярные проверки для согласованного взаимодействия, вы с гораздо большей вероятностью внедрите эффективную новую систему, специально разработанную для ваших нужд.
Умные бизнес-лидеры планируют заранее, так что, возможно, у вас есть преимущество в этой теме. Если да, обязательно просмотрите наши отчеты о других этапах покупки программного обеспечения:
- Может быть, вы все еще делаете демо - вот как извлечь из них максимальную пользу .
- Прежде чем подписывать контракт, убедитесь, что вы учли эти четыре аспекта, чтобы избежать прискорбных инвестиций в программное обеспечение.
Методология исследования тенденций в области закупок программного обеспечения для малого бизнеса в 2019 г.
Представленные результаты основаны на исследовании Gartner, цель которого - понять, как владельцы малого и среднего бизнеса покупали программное обеспечение за последние 12 месяцев.
Первичное исследование проводилось онлайн в период с сентября по октябрь 2019 года среди 488 респондентов в США, Канаде, Германии, Франции и Испании.
Компании были проверены на количество сотрудников и выручку в 2018 финансовом году, чтобы попасть в малый и средний бизнес. От них также требовалось приобрести по крайней мере одну программную систему на сумму 5000 долларов или более в течение последних 12 месяцев.
От респондентов требовалось быть как минимум офис-менеджером, влияющим на решения о покупке программного обеспечения в своих организациях.
Исследование было разработано совместно аналитиками Gartner и основной исследовательской группой, которая следит за цифровыми рынками.
Отказ от ответственности: результаты не отражают «глобальные» выводы или рынок в целом, но отражают настроения респондентов и опрошенных компаний.
ПРИМЕЧАНИЕ. Приложения, выбранные в этой статье, являются примерами для демонстрации функции в контексте и не предназначены для одобрения или рекомендаций. Они были получены из источников, которые на момент публикации считались надежными.
