Использование совместного планирования для борьбы с усталостью от планов проекта

Создание плана проекта может быть сложной задачей для менеджеров проектов.

Когда проект только начинается, будущее неуверенно и сложно.

Все будет гладко?

Неужели проект полностью свалится с рельсов?

По мере того, как проекты становятся более сложными, план проекта может становиться все более и более устрашающим. Некоторые из наиболее частых идиосинкразий, делающих проекты особенно сложными, включают наличие нескольких заинтересованных сторон, неясные или неизвестные особенности проекта, а также отсутствие или совершенно новую технологию.

Для достижения успеха проектные команды должны быть высокопроизводительными, в том числе иметь четкий план проекта.

Согласно исследованию PMI , высокопроизводительные организации в среднем достигают 90% успешности проекта и рискуют в 14 раз меньшим объемом долларов, чем низкоэффективные.

Недостатки в бюджете , расписании, качестве и неправильном распределении ресурсов могут легко и быстро привести к провалу проекта. Члены команды и заинтересованные стороны, неспособные согласовать план проекта или внести в него свой вклад, быстро обвиняют руководителя проекта, когда что-то идет не так. Из-за этих факторов наличие инструмента совместного планирования имеет решающее значение для успешного плана проекта.

Инструменты совместного планирования избавляют от необходимости отслеживать членов команды, чтобы получить их вклад в создание надежного и реалистичного плана проекта. Он автоматизирует одновременный вклад членов команды проекта и объединяет их в один генеральный план.

В результате менеджеры проектов и их команды могут точно ускорить этап планирования проекта и гарантировать, что общий план проекта создается и проверяется нужными людьми, которые затем могут нести ответственность за свой вклад ( или его отсутствие). ) и не возлагать все недостатки на руководителя проекта.

Вот несколько ключевых способов, которыми совместное планирование помогает справиться с усталостью от планирования проектов:

• Повышение точности планирования задач, сроков и деталей
• Разрешение каждому отдельному разделу плана проекта оставаться в безопасном режиме «черновика» до тех пор, пока он не будет готов для просмотра всей командой.
• Связывание задач и этапов из одного индивидуального плана проекта с другим
• Сделать постоянное сотрудничество простым, простым и быстрым
• Мгновенное управление изменениями с помощью автоматически обновляемых уведомлений о ходе выполнения задач, заметок, обсуждений и конфликтов зависимостей
• Обеспечение доступности всей информации о проекте для всех в команде.

Эти способности представят планирование проекта в совершенно новом свете. Совместное планирование позволяет успешно управлять очень сложными проектами и большими бюджетами.

В исследовании PMI названы три основных фактора, перечисленных высокоэффективными исполнителями как влияющие на успех сложных проектов, каждый из которых может выиграть от совместного планирования:

• 38% - эффективно общаться со всеми заинтересованными сторонами
• 25% - спонсор проекта активно поддерживает проект
• 16% - существует четкая связь между проектом и стратегией организации

Совместное планирование с самого начала объединяет заинтересованные стороны и спонсоров, гарантируя, что все будут на одной странице. Это также делает план проекта прозрачным, обеспечивая видимость связи между проектом и стратегией.

Совместное планирование снижает нагрузку на план проекта и помогает справиться с усталостью от планирования проекта.