Управление проектами и управление работой: что вам нужно знать

В области управления проектами есть множество теорий, методологий , исследований, примеров, сообществ и ресурсов.

К сожалению, управление работой часто не учитывается. Мало кто знает, что это такое, не говоря уже о том, как им пользоваться и где о нем узнать.

Это скоро изменится.

В этой статье вы узнаете, что такое управление работой, чем оно отличается от традиционного управления проектами и какое из двух управленческих решений лучше всего соответствует потребностям вашей компании.

Управление проектами и операциями

Управление проектами по определению - это «применение знаний, навыков, инструментов и методов к деятельности по проекту для удовлетворения требований проекта».

Давайте посмотрим на определение проекта Ассоциацией управления проектами :

Проект - это уникальное временное мероприятие, предпринимаемое для достижения запланированных целей, которые могут быть определены с точки зрения результатов, результатов или выгод. Проект обычно считается успешным, если он достигает целей в соответствии с их критериями приемки, в согласованные сроки и бюджет.

Подводя итоги, можно сказать, что проект ограничен по времени, уникален и выполняется по индивидуальному заказу, с четкой целью, определяющей его успех. Команды эфемерны и обладают дополнительными наборами навыков.

Операционный менеджмент в основном противоположен управлению проектами. Вот определение из PMBOK (Свода знаний по управлению проектами):

Операции - это организационная функция, выполняющая постоянное выполнение действий, которые производят один и тот же продукт или предоставляют повторяющиеся услуги (…) Операции - это постоянные усилия, которые производят повторяющиеся результаты, с ресурсами, назначенными для выполнения в основном одного и того же набора задач в соответствии со стандартами, установленными в жизненный цикл продукта.

Другими словами, управление операциями - это непрерывный процесс, в котором работа повторяется, а успех основан на достижении роста. В управлении операциями команды обладают схожими навыками и более последовательны во времени.

Самая большая разница между управлением проектами и операциями - это интенсивность изменений, которые они вызывают в организации. Управление проектами часто провоцирует резкие инновационные изменения, в то время как управление операциями вызывает постоянные ступенчатые изменения.

Теперь, когда мы понимаем, что такое управление проектами, а что нет, мы можем погрузиться в то, что такое управление работой.

Так что же такое управление работой?

Управление работой относится к управлению индивидуальными и групповыми рабочими процессами и рабочей нагрузкой - будь то в рамках проекта или связанных с операциями организации.

Это может быть связано с применением некоторых основных принципов управления проектами за пределами области управления проектом.

В основе проектов лежит командная работа и сотрудничество, а управление работой осуществляется на индивидуальном уровне. Некоторые люди управляют запросами из своего почтового ящика, другие записывают свои собственные списки дел.

Хотя область управления проектами богата методологиями и специализированным программным обеспечением, информации или знаний об управлении работой, или, скорее, управлении командной работой, мало.

В управлении работой часто используются методы и процессы, но при этом не учитывается сотрудничество. Вот почему командам следует вооружиться инструментами, которые обладают одними из лучших качеств программного обеспечения для управления проектами.

Структура рабочего процесса

Gartner , ведущая мировая исследовательская и консультационная компания в области информационных технологий; определяет управление работой следующим образом:

Управление работой - это набор программных продуктов и услуг, которые применяют структуру рабочего процесса к перемещению информации, а также к взаимодействию бизнес-процессов и процессов, связанных с людьми, которые генерируют информацию. Управление работой оптимизирует и трансформирует важные бизнес-процессы и, таким образом, может улучшить результаты и производительность.

Перевод: управление работой - это программное обеспечение, которое структурирует выполнение процессов (задач) и поток информации (внутренняя коммуникация) для повышения производительности.

Структура рабочего процесса может принимать различные формы и сильно зависит от организационной структуры, а также от характера выполняемых задач и процессов. По этой причине программное обеспечение для управления работой должно быть очень гибким в плане добавления структуры.

Место для сотрудничества

Управление работой должно не только создавать структуру, но и способствовать сотрудничеству на рабочем месте.

Сотрудничество может происходить на разных уровнях: на уровне организации, уровне отдела и уровне команды.

Использование специального программного обеспечения может помочь организациям, отделам, командам и отдельным лицам более эффективно организовывать, управлять и совместно использовать свою работу, тем самым расширяя возможности совместной работы.

Вот основные функции программного обеспечения для управления работой:

• Совместное управление задачами
• Централизованная связь
• Обмен документами

Что программное обеспечение для управления работой делает, а программное обеспечение для управления проектами нет?

Ограничения программного обеспечения для управления проектами

Управление проектами, как сказано в определении, ограничено по времени и бюджету. Большинство программного обеспечения для управления проектами включает такие функции, как планирование бюджета и графики проектов, такие как диаграммы GANTT .

Хотя это важные функции при управлении проектами, они не всегда необходимы при управлении операциями. Кроме того, структура управления проектами слишком жесткая, чтобы ее можно было адаптировать для работы вне проектов.

Программное обеспечение для управления работой

Именно здесь на помощь приходит программное обеспечение для управления работой. Обычно оно содержит менее продвинутые функции, чтобы быть более доступными, с более плавной кривой обучения.

Его структура более гибкая, потому что она не вращается вокруг проектов, позволяя обсуждать - и в более общем плане - сотрудничать - по любой теме.

Итак, как мне узнать, какой из них лучше для меня?

Когда использовать программное обеспечение для управления проектами

Существуют сотни вариантов программного обеспечения для управления проектами , каждый из которых соответствует своей нише. Некоторые из них были разработаны для конкретной методологии, другие - более широкие и общие.

Программное обеспечение для управления проектами следует использовать только при работе исключительно в проектном режиме. Лучше всего, когда есть менеджер проекта, обладающий обширными знаниями в области методологии управления проектами и их выполнения.

Когда использовать программное обеспечение для управления работой

Поскольку программное обеспечение для управления работой более гибкое и доступное, лучше всего использовать его, когда ваша организация сосредоточена не только на проектах, но и у нее есть много оперативной работы, которую нужно поддерживать.

Несмотря на то, что программное обеспечение для управления работой не всегда может быть таким обширным, как программное обеспечение для управления проектами, его также можно использовать для управления проектами - только менее строго.

Также лучше всего учитывать, когда есть необходимость в структурировании операционной работы и налаживании взаимодействия и сотрудничества между отделами внутри организации.

В этом случае вы можете внедрить инструмент в свою организацию для улучшения потока информации и совместной работы в компании.

Вывод

Программное обеспечение для управления работой позволяет сотрудничать повсюду в организации, структурируя рабочий процесс и способствуя внутренним коммуникациям.

Благодаря своей гибкости, он адаптируется ко всем рабочим процессам предприятия и даже может заменить программное обеспечение для управления проектами в определенных ситуациях.

Какое программное обеспечение для управления проектами или работами лучше всего подходит для ваших нужд? Считаете ли вы, что для повышения эффективности вашей оперативной работы нужно предоставить те же инструменты, что и вашей проектной работе? Поделитесь своими мыслями в комментариях ниже.