7 октября 2021 в 11:57

Повышайте производительность, работая умнее, а не усерднее.

Вот правда: вы продуктивны всего около  трех часов в день , или 40% вашей рабочей недели.

Большинство сотрудников заняты весь день, так что же отнимает у нас все время и снижает нашу продуктивность?

Основными виновниками являются электронная почта и встречи (только чтение электронных писем и ответы на них занимают около  30% вашей рабочей недели ), но есть также общение с коллегами по вопросам, не связанным с работой, проверка социальных сетей и перекус / кофе в перерыве. комната.

Конечно, мы не рекомендуем отказываться от встреч по утрам в понедельник с вашей лучшей подругой по работе или отказываться от участия в кофе-вечеринках вашей команды - это важные аспекты создания социального капитала, необходимого для  высокопроизводительных команд .

Однако есть определенные действия, которые вы можете предпринять, чтобы повысить свою продуктивность и вернуть часть 60% рабочей недели, которая обычно теряется из-за «занятости».

В этой статье мы выделим четыре способа использования  инструментов управления проектами (PM)  для этого.

Восстановите свою продуктивность с помощью этих 4 шагов

1. Распределите время своей работы (в 90-минутных сеансах)

Таймбоксинг постоянно  возглавляет списки советов по продуктивности  (не без оснований), и все же немногих из нас учат работать таким образом. Этот метод включает в себя назначение фиксированного периода времени задаче, планирование ее и последующее сосредоточение внимания ни на чем в течение этого времени (подробнее об этом в третьем совете).

Это отличная практика для эффективного планирования работы в течение восьмичасового рабочего дня, чего не может достичь стандартный список дел. Timeboxing предоставляет визуальную разбивку того, что вы можете разумно выполнить в течение рабочей недели, что помогает расставить приоритеты для задач в соответствии с сроками, а также служит записью того, над чем вы работали.

Планируйте работу по 90-минутным занятиям; затем назначьте небольшой перерыв после. Заставлять себя работать над задачей более 90 минут (время, когда продуктивность находится на пике) отрицательно сказывается на вашем  сверхдианом ритме и фактически снижает производительность.

Как программное обеспечение PM может помочь

Ограничение времени вашей работы в общем календаре в вашем инструменте PM  приносит пользу вам и вашей команде / коллегам несколькими способами , в том числе:

  • Обеспечивает прозрачность того, над чем вы работаете и (что более важно)  когда . Это означает, что вы можете более эффективно сотрудничать со своей командой и лучше планировать свою работу во время встреч.
  • Обеспечивает более точные  оценки времени  при планировании будущих проектов, поскольку у вас будет запись о том, сколько времени вам потребовалось для выполнения аналогичных задач в прошлом.

2. Ограничьте незавершенную работу

Согласно  исследованию Cornerstone , 68% сотрудников в США страдают от перегрузки, что означает, что количество времени, которое им необходимо для выполнения своих заданий на ежедневной основе, превышает количество доступных часов в день.

Что вызывает перегрузку? Как правило, это комбинация таких факторов, как количество открытых рабочих элементов, вариативность рабочих элементов и высокая степень использования ресурсов (также известная как «занятость»). Время ожидания задач в очереди увеличивается по сравнению с этими тремя факторами.

По словам аналитика Gartner Роберта Хэндлера (с которым мы беседовали для этого отчета ), оптимальное место для производительности составляет от 70% до 80% использования  . При превышении 80% время ожидания увеличивается в геометрической прогрессии.

При использовании 70% задача, которая, по оценкам, займет два часа, будет ждать в очереди в течение 0,9 часа и в общей сложности займет 2,9 часа (время ожидания + расчетное время для завершения). При 80% загрузке он будет ждать в очереди 1,5 часа, а на выполнение потребуется 3,5 часа. Но при использовании 99%? Та же двухчасовая задача будет ждать в очереди 37,1 часа, а на выполнение потребуется 39,1 часа.

Как программное обеспечение PM может помочь

Решение простое. Если вы хотите сделать больше работы, ограничьте незавершенную работу. Программное обеспечение PM может помочь в этом несколькими способами, в том числе:

  • Отслеживание времени,  необходимого для выполнения различных задач, тем самым повышая точность оценки уровня ваших усилий.
  • Использование  доски Kanban  для управления задачами позволяет вам устанавливать фактические лимиты незавершенной работы (WIP), чтобы регулировать количество открытых рабочих элементов на вашей доске.
  • Планирование ресурсной мощности

3. Отключите уведомления.

Знаете ли вы, что  для возобновления работы после перерыва требуется в среднем  23 минуты ?

Некоторые отвлечения на работе находятся вне вашего контроля, например, когда кто-то останавливается, чтобы быстро поболтать за вашим столом (иногда из-за задачи, связанной с работой, но чаще из-за вчерашнего эпизода «Все, что мы все сейчас смотрим»). Но большинство прерываний, с которыми мы сталкиваемся в течение рабочего дня, вызваны самим собой: уведомления по электронной почте, в социальных сетях, с наших телефонов и автоматизированных инструментов, которые мы используем.

Каждый раз, когда вы прекращаете то, что вы делаете, чтобы прочитать одно из этих уведомлений, ваша продуктивность сильно падает (время, потраченное на ответ на уведомление + 23 минуты, чтобы вернуться к задаче).

Как программное обеспечение PM может помочь

Если вы ограничиваете время своей работы, отключите уведомления для 90-минутных сессий и запланируйте определенное время, когда вы будете проверять эти инструменты в свой день.

  • Большинство инструментов PM позволяют пользователям устанавливать статус. Используйте это, чтобы указать, над чем вы работаете и как долго, чтобы любой, кто пытается связаться с вами, знал, когда ожидать ответа. Затем установите для инструмента режим «Не беспокоить».
  • Беспокоитесь о том, что электронная почта может не отображаться? Не надо. Электронная почта сильно снижает производительность (средний работник проверяет свою электронную почту  36 раз в час ). На самом деле немногие вопросы требуют немедленного ответа, который не может дождаться следующего запланированного перерыва. (Если вы действительно беспокоитесь о том, что вас сочтут МВД, подумайте об использовании автоматического ответа, позволяющего людям знать, когда ожидать ответа.)

4. Визуально отображать работу

Исследование  Planview показало,  что работники на 20% более продуктивны, когда нужная им информация отображается визуально.

Визуализация данных помогает воспринимать информацию с первого взгляда и может передать больше смысла, чем одни слова (например, использование  желтого цвета для обозначения проблемных областей в отчете о состоянии проекта,  чтобы предупредить заинтересованные стороны о том, что элементы требуют внимания). Однако визуализация данных обычно используется для отчетов и недостаточно для повседневного управления рабочими процессами.

Как программное обеспечение PM может помочь

Почти каждый вариант программного обеспечения PM предлагает функции, которые могут помочь визуально отображать информацию (например, использование цвета для представления различных статусов или маркировки разных проектов).

Однако есть простой инструмент управления задачами, который может помочь повысить продуктивность всей команды:  доска задач  (также называемая досками Канбан). На досках задач есть столбцы, которые представляют различные этапы рабочего процесса (например, «Сделать», «Выполняется» и «Готово»). Задачи отображаются в виде карточек, которые вы перемещаете в разные столбцы по мере продвижения задачи по рабочему процессу.

Команды могут сразу узнать состояние каждого рабочего элемента на доске. Более продвинутые доски позволяют устанавливать лимиты незавершенной работы, чтобы регулировать количество открытых рабочих элементов, помогая командам поддерживать оптимальный темп.

Хочу больше?

При написании этой статьи мы обнаружили массу интересных исследований производительности, не все из которых были сосредоточены на использовании программного обеспечения для повышения эффективности. Вот несколько советов по образу жизни, которые можно использовать в повседневной жизни, пока вы стремитесь максимально продуктивно продвигаться вперед:

  • Совершайте прогулки . Упражнения не только повышают продуктивность на 15%, но и есть веские доказательства того, что ходьба помогает снять стресс и бороться с депрессией. Поступая таким образом, он может улучшить обучение, память и познавательные способности.
  • Высыпайтесь . Недосыпание сотрудников обходится работодателям до 65 миллиардов долларов в год. Вы страдаете от 40% -ного дефицита вашей способности создавать новые воспоминания без сна, а также от 70% -ного падения активности иммунных клеток. Кикер? Дефицит сна напрямую связан с ранним снижением когнитивных функций и болезнью Альцгеймера.

Чтобы быть в курсе последних новостей и тенденций отрасли, не забудьте  подписаться на наш личный блог !

Ищете программное обеспечение для управления проектами? Ознакомьтесь со списком лучших программных решений для управления проектами Platforms .