5 проблем управления ИТ-проектами и способы их решения

Мозговой штурм бизнес-идей - самая простая часть. Но спланировать и реализовать свои идеи часто бывает непросто.

Информационные технологии должны учитывать все движущиеся части при выполнении любого крупномасштабного проекта.

Например, если ваш бизнес расширяется, и вам необходимо переехать в более крупное место, ИТ-команды должны работать с бизнес-администрацией, человеческими ресурсами, финансами и другими внутренними и внешними командами, чтобы планировать бюджеты, заказывать новое оборудование для поддержки инфраструктуры, работать с поставщики услуг для перехода и многое другое.

В мире управления ИТ-проектами планирование так же важно, как и выполнение.

Даже после тщательного планирования неизбежно возникнут уникальные проблемы, которые менеджеры ИТ-проектов должны быть готовы решать. Вот пять распространенных проблем ИТ-проектов, а также советы о том, как их преодолеть, и инструменты, необходимые для этого.

1. Корректировки в середине проекта

ИТ-команды должны очень серьезно относиться к изменениям и адаптации. Поскольку большинство ИТ-проектов вводятся в эксплуатацию с очень небольшим количеством времени на планирование, ИТ-команды должны быть очень гибкими. Режим выполнения включается сразу после брифа проекта.

Во время длительных проектов существует большая вероятность того, что вы столкнетесь с новыми технологическими изменениями, а это означает, что если вы являетесь руководителем проекта, вам придется начинать все сначала. В подобных ситуациях решающее значение приобретают планирование и подготовка, а также управление заинтересованными сторонами проекта, технологиями и бюджетом.

Если все это не будет принято во внимание, вы можете ожидать отсроченную дату выполнения проекта, и ваши клиенты или конечные пользователи не будут очень довольны.

2. Плохое общение между командами.

Согласно исследованию Pulse of the Profession, проведенному Институтом управления проектами в 2017 году, почти треть всех неудач проектов была вызвана плохой коммуникацией. Одна из самых больших проблем для менеджера ИТ-проекта - это попытка сотрудничать с разными командами и отдельными людьми, работающими из удаленных мест. Все это может сделать весь процесс очень неэффективным.

Например, такой инцидент, как простой сети, может вызвать серьезные проблемы для ваших клиентов. ИТ-менеджеры должны работать с сетевыми командами, чтобы выяснить основную причину проблемы, и работать с поставщиками услуг, чтобы запустить системы, потому что у вас есть соглашения об уровне обслуживания конечных пользователей, которых необходимо придерживаться.

Тем временем ваша группа по связям с общественностью должна подумать о том, как правильно отправить уведомление вашим клиентам, и для этого им нужна актуальная информация от ИТ-команды.

Если ваша ИТ-команда не взаимодействует эффективно с другими подразделениями вашей организации, целые проекты могут развалиться.

Чтобы свести к минимуму влияние подобных ситуаций на бизнес, менеджеры ИТ-проектов должны иметь возможность управлять всеми аспектами проекта и быстро и эффективно общаться с каждой заинтересованной стороной для решения проблемы.

3. Мрачные модели доставки

Управление ИТ-проектами заключается в том, чтобы сосредоточить внимание на том, что необходимо для реализации вашего проекта. Когда дело доходит до планирования и управления ИТ-проектом, руководители проектов должны быть максимально прозрачными.

Но когда ИТ-группе приходится внедрять новые технологии в проект или решать неожиданную ситуацию или проблему, им может быть трудно адаптироваться, особенно для небольшой команды с ограниченными кадрами и инструментами.

В таких ситуациях важно поддерживать прозрачность на протяжении всего жизненного цикла проекта, имея очень четкие даты, включая дату начала и дату окончания, а также быстро и четко сообщать об изменениях сроков.

4. Поддержание связи с удаленными заинтересованными сторонами.

Опрос Gallup показал, что 37% американских рабочих в какой-то момент своей карьеры работали удаленно. Ожидается, что менеджеры ИТ-проектов будут устанавливать ожидания для удаленных заинтересованных сторон - будь то удаленные сотрудники, поставщики, поставщики или партнеры.

Согласование ваших удаленных заинтересованных сторон с вашим бизнесом или стратегией проекта обеспечит им видимость, поскольку они участвуют во всех аспектах жизненного цикла вашего проекта. Это также поможет им, когда они имеют дело с отделами для управления контрактами, закупки активов или взаимодействия с финансами и счетов для выплат.

Такое взаимодействие с заинтересованными сторонами может быть проще, когда они станут частью проекта и сделают это более заметным в очереди проекта.

5. Отсутствие практики управления проектами.

Слишком много организаций фактически не применяют управление ИТ-проектами. Отсутствие процессов, отсутствие ритма для пересмотра статуса проекта по каждой деятельности с заинтересованными сторонами или отсутствие открытых линий связи для устранения разрозненности - вот проблемы, с которыми менеджеры ИТ-проектов могут столкнуться в процессе работы.

Устранение этих препятствий и мониторинг проектов от начала до конца имеют решающее значение. Вы можете сделать это, следя за последними передовыми методами управления проектами и используя программное обеспечение для управления проектами, которое поможет вам. Один из лучших способов обеспечить определение ролей - это поручить менеджеру проекта определить действия каждого члена.

Инструменты для преодоления проблем управления проектами

С помощью подходящего программного обеспечения для управления ИТ-проектами - популярные варианты включают Freshservice , KeyedIn и LiquidPlanner - вы можете обеспечить более тесную совместную работу и согласовать свои ИТ-потребности с бизнес-целями.

Заключительные мысли об управлении ИТ-проектами

Если вы являетесь растущим бизнесом, более крупной организацией с несколькими текущими проектами, сданными в эксплуатацию, или если ваши бизнес-процессы необходимо оптимизировать и оптимизировать, очень важно иметь инструмент, который дает ИТ-специалистам необходимые им возможности.

Будь то ИТ-поддержка, продажа билетов, отчетность или управление проектами и ИТ-активами, вам нужна единая панель мониторинга, которая предоставляет единую аналитическую информацию для управления вашей ИТ-службой поддержки.

Загляните в каталог программного обеспечения для управления ИТ-проектами Platforms , чтобы начать поиск.