Как не дать проектам сорваться из-за недостаточной спонсорской поддержки.

Как ваш исполнительный спонсор отреагирует на то, что ему скажут, что он не обеспечивает адекватной поддержки проекта, несмотря на все свои усилия? Можете ли вы прямо поговорить с ними о том, что работает, а что нет?

«Если вы морщитесь при одной мысли об этой встрече, вам следует пересмотреть свою способность успешно управлять проектом с этим человеком», - советует аналитик Gartner Майкл Хэнфорд . (Полная статья доступна клиентам Gartner.)

Несмотря на всю серьезность роли, очевидно, что многие компании борются с этим аспектом управления проектами. Согласно отчету PMI Pulse of the Profession за 2018 год , недостаточная спонсорская поддержка является основной причиной неудачных проектов в среднем для 26% организаций и для 41% организаций с низкой зрелостью управления проектами (включая большинство малых предприятий).

Вот насколько важна роль исполнительного спонсора для успеха проекта. И почему так важно, чтобы вы, как менеджер проекта, знали, как управлять разными личностями, чтобы вы могли поддерживать участие спонсоров и вкладывать их в свой проект.

В этой статье мы рассмотрим некоторые распространенные типы спонсоров проектов, с которыми вы, вероятно, столкнетесь, и предложим советы, которые помогут вам успешно ориентироваться в этом партнерстве.

Роль и обязанности исполнительного спонсора

Основная причина, по которой многие компании борются за спонсорскую поддержку, заключается в том, что очень мало ясности (или последовательности) в определении спонсорской роли и объема их ответственности.

Руководители, менеджеры проектов, представители различных предприятий и отраслей - у каждого свое представление о том, что влечет за собой эта роль.

Недавно PMI вмешался, чтобы предоставить некоторые столь необходимые рекомендации по определению исполнительного спонсора, которые мы выделили ниже:

Обязанности исполнительного спонсора

Исполнительные спонсоры несут ответственность за инициирование, обеспечение, утверждение и определение видения, управления и реализации ценности / преимуществ проекта. PMI предлагает детальную разбивку этих областей работы здесь .

Несколько конкретных примеров обязанностей исполнительного спонсора:

• Предоставьте бизнес-контекст и рекомендации руководителю проекта и команде.

Поддерживайте проект, включая защиту и поддержку со стороны межфункциональных отделов.

Обеспечьте ресурсный потенциал , надежное финансирование и сообщите о приоритетах проекта внутри организации.

Выступайте в роли точки эскалации и помогайте решать проблемы, выходящие за рамки менеджера проекта.

Служить основным контактным лицом для внутренних и внешних заинтересованных сторон (например, команды проекта, а также клиентов).

Привлеченные исполнительные спонсоры устраняют пробелы, устраняют препятствия и обеспечивают согласованность заинтересованных сторон, чтобы проекты соответствовали поставленным целям. Однако большинство людей не сразу преуспеют в этой роли. Чтобы развить навыки, необходимые для того, чтобы стать эффективным спонсором, необходимы опыт, подготовка и наставничество.

Насколько заинтересован ваш исполнительный спонсор?

Мы попросили профессионалов по управлению проектами поделиться своим опытом работы с разными спонсорами и искали повторяющиеся темы в их историях.

Вот 4 распространенных типа спонсоров, с которыми вы, вероятно, столкнетесь в своей карьере:

1. Вовлечены и инвестированы

Этот ES хорошо осведомлен о предмете и находит правильный баланс между вовлеченностью и доверием команде в принятии решений. Предоставляет поддержку и использует свое влияние для активного устранения препятствий.

Для разработки этого подхода требуются время и опыт, но они все равно могут извлечь пользу из рекомендаций менеджера по управлению проектами о том, как лучше всего помочь команде.

2. Умеренно заинтересован, но хочет заголовков.

Этот ES хочет быть проинформированным, но у него нет времени на подробности. Будет обострять проблемы и сообщать о статусе проекта на более высокий уровень, но может упускать или упрощать ключевые обязанности спонсора.

Такой подход часто возникает, когда у ES есть другие приоритеты и он не переложил работу со своей тарелки для учета проекта.

3. Контроль и властность

Этот ES пытается все контролировать, часто становясь узким местом для важных проектных решений. Это приводит к тому, что слишком много элементов требуют действий, но не получают действий, что может привести к полной остановке проекта.

Такой подход часто проистекает из недостатка доверия или незащищенности; например, если у них был плохой прошлый опыт, или они новички в команде, или новички в предмете изучения.

4. Отстраненный и незаинтересованный

Этот ES не участвует в проекте и не инвестируется в команду, и его сложно привлечь к ответственности. Часто отказываются участвовать, если не возникает проблема, которая привлекает внимание их начальства.

Такой подход может применяться, когда ES не понимает своей роли и ответственности, имеет другие приоритеты или имеет ограниченный опыт в предметной области.

Как получить и сохранить спонсорскую поддержку

Установите ожидания

По словам Тодда Уильямса, президента eCameron, Inc. - консалтинговой фирмы, специализирующейся на аудите, спасении и доставке проектов, - наиболее распространенный вид спонсора - это отказ от участия.

Чаще всего это происходит из-за того, что роль ES плохо определена, а спонсоры не уверены, что они должны делать, а большинство менеджеров не хотят им об этом говорить.

Сначала Уильямс встречается со спонсором и просматривает лист ответственности, в котором есть описание должности менеджера проекта, а также описание спонсора. По его словам, этот процесс открывает перед ES.

«Многие спонсоры так мало знают об управлении проектами, что они шокированы всей необходимой работой», - говорит Уильямс. «Если они не думают, что что-то входит в обязанности спонсора, мы сразу же обсудим это и выясним, кто будет с этим справляться и как это должно быть расширено».

Составьте план коммуникации

Очень важно, чтобы вы установили план общения и график общения со своим ES, который может варьироваться в зависимости от типа спонсора, с которым вы работаете. Неспособность установить это заранее - рецепт выхода.

Люди по-разному общаются и реагируют на взаимодействия - вам нужно убедиться, что вы делаете это так, чтобы они находили отклик и через канал, который им удобно использовать.

Например, они предпочитают электронную почту или чат ? Они используют Google Таблицы или Excel? Они хотят регистрацию ежедневно или еженедельно?

«Руководители проектов должны быть хамелеонами, постоянно меняющими наши подходы к лидерству и коммуникации, чтобы они подходили каждому отдельному члену команды. Сюда всегда должен входить исполнительный спонсор », - говорит Эмили Мейерс, главный консультант и руководитель практики в Sparkhound, фирме по управлению ИТ-услугами и бизнес-консалтингу.

Лучший способ выяснить, каковы их потребности, что их мотивирует и как они предпочитают общаться, - это встретиться с ними и спросить.

Кроме того, Мейерс говорит, что вы можете спросить в организации, какие советы могут дать ваши коллеги о том, как общаться с этим конкретным спонсором, но она предупреждает, что вы должны предисловие к тому, что вы ищете каналы связи, которые работали в прошлом, а скорее чем отрицательный отзыв. Это гарантирует, что беседы останутся конструктивными и профессиональными.

Решение проблемных зон

Если ваш спонсор не является вовлеченным и инвестированным, найдите время, чтобы выяснить основную причину, по которой его подход не идеален, чтобы вы могли предпринять корректирующие действия.

Например, ES, который пытается контролировать проект, часто делает это из-за отсутствия доверия.

Мейерс предупреждает, что вне зависимости от того, были ли они увлечены предыдущим проектом, не разбираются в предмете так хорошо, как им хотелось бы, или это совершенно новая команда, ES может стать властным.

С этим типом ES проблемные области, на которые следует обратить внимание, включают необходимость иметь все детали, направлять поведение каждого, микро-менеджмент членов команды и проявлять ограниченную терпимость к совместному принятию решений.

«Проблема с этим типом ЭС состоит в том, чтобы сосредоточить их энергию на продуктивных вещах, чтобы помочь проекту продвинуться вперед, при этом позволяя им чувствовать, что они все под контролем», - говорит Мейерс.

«Как только доверие будет установлено, вы можете помочь им превратить свою энергию в актив для проекта, лучший способ помочь каждому быть успешным и чувствовать себя успешным», - добавляет Мейерс.

Проводите периодические «проверки здоровья»

Если ваш ES начинает отключаться или перестает отвечать, Уильямс советует вам предпринять корректирующие действия. Это включает в себя подтверждение того, что проект по-прежнему является приоритетом для руководителей, и снятие некритических вопросов с их тарелки.

Затем, если возникает срочная проблема, а спонсор не отвечает, переведите проблему на более высокий уровень, чтобы устранить отсутствие ответа. Наконец, Уильямс говорит, что если проблема не исчезнет, ​​измените спонсора проекта.

Что можно и чего нельзя делать в партнерстве с ES

Мы свели приведенные выше советы в список того, что можно и чего нельзя делать, чтобы получить и сохранить поддержку со стороны руководства в своем проекте. Загрузите копию, чтобы помочь вам лучше ориентироваться в этом партнерстве в своем следующем проекте.

Какие методы вы используете, чтобы поддерживать спонсорскую поддержку? Дайте мне знать в комментарии ниже.