1. Статьи
  2. Безболезненное руководство по выбору правильного программного обеспечения для управления проектами
Для доступа к заказчикам и разработчикам необходимо авторизоваться
4 октября 2021 в 13:22

Вы бы не купили обувь или машину, не попробовав их сначала. Вы также не должны покупать программное обеспечение для управления проектами таким образом.

иллюстрация заголовка, показывающая женщину, стоящую рядом с гигантским компьютерным монитором со значком таймера перед ним

Что, если бы вы могли зайти в обувной магазин, купить первую пару обуви, которая бросится в глаза, и получить идеальную, удобную посадку?

Если вы чем-то похожи на меня и ненавидите шоппинг так сильно, что время от времени пытаетесь применить эту наивную стратегию, вы знаете, что обычно это приводит к тому, что пара туфель становится жесткой, из-за чего у вас сваливаются своды и натираются лодыжки.

Тот же болезненный урок можно применить к покупке программного обеспечения для  управления проектами . Если вы выберете первый продукт, который бросится в глаза только потому, что он хорошо продается, или самый дешевый, или потому, что его порекомендовал дядя вашего соседа по комнате в колледже, есть большая вероятность, что вы получите что-то, что не соответствует вашим потребностям - либо у него на самом деле нет необходимых вам функций, он стоит намного больше, чем вы заложили в бюджет, либо он не работает с другим вашим бизнес-программным обеспечением.

К счастью, есть правильный способ выбрать лучшее программное обеспечение для управления проектами для вашего бизнеса, и он включает в себя небольшое предварительное исследование, знание основных игроков, проведение нескольких демонстраций продуктов и подготовку вашей команды к изменениям.

4 шага для выбора подходящего программного обеспечения для управления проектами

Следующие шаги могут показаться дополнительной работой - потому что это так - но вы бы предпочли потратить несколько дней на то, чтобы убедиться, что вы получаете правильное программное обеспечение для управления проектами, которое будет помогать вашему бизнесу на долгие годы, или сэкономите несколько дней, но застрянете с бесполезное вложение? Я так и думал.

1. Определите, что вам необходимо

Программное обеспечение для управления проектами бывает разных форм и размеров, и то, что работает для одной организации, может быть вам бесполезно.

Если вы начали искать инструмент, который должен иметь  управление бюджетом  и четкий календарь, убедитесь, что вы сосредоточены на этих функциях. Можно легко отвлечься на привлекательный логотип и привлекательный веб-сайт, но эти вещи не помогут вам, когда вам нужно знать, будет ли ваш проект завершен вовремя.

Также обратите внимание на любые обязательные и полезные интеграции программного обеспечения. Например, если вся ваша повседневная бизнес-деятельность проходит через  CRM-систему,  которую вы используете годами и очень довольны, ваша жизнь будет намного проще, если ваше новое программное обеспечение для управления проектами будет работать без сбоев. с этой системой.

Ваши следующие шаги:

  • Опросите руководителей своей команды, чтобы выяснить, какие функции управления проектами будут для них наиболее ценными.
  • Составьте список программного обеспечения для бизнеса, которое вы уже регулярно используете, и планируете продолжать использовать (бухгалтерский учет, совместная работа, CRM, маркетинг).

2. Ознакомьтесь с нашим списком 20 лучших

снимок экрана из списка 20 лучших программ для управления проектами Platforms

Список «20 лучших программ для управления проектами» Platforms ( Источник )

В нашем  списке «20 лучших программ для управления проектами»  используются последние отзывы пользователей и объем поиска, чтобы определить самые популярные продукты на рынке.

Более 50% владельцев малого бизнеса говорят,  что простое определение правильной технологии - их самая большая проблема при планировании новых инвестиций, поэтому сужение гигантского списка из сотен продуктов всего до 20 должно стать для вас большим облегчением. Знание, какие продукты популярны на рынке и работают на других, - отличное место для начала поиска.

Продукты в этом списке также дадут вам хорошее представление о том, какие функции являются стандартными и какова будет их средняя стоимость.

Имейте в виду, что «самый популярный» не означает «лучший». McDonald's - самый популярный ресторан в Америке, потому что он доступен, повсеместен и единообразен. В том же ключе попали и продукты из этого списка, потому что они имеют конкурентоспособные цены, хорошо зарекомендовали себя и надежны.

Ваши следующие шаги:

  • Ознакомьтесь с нашим отчетом «Топ-20», чтобы получить представление об основных игроках и ценовом диапазоне в области программного обеспечения для управления проектами.
  • Составьте короткий список из трех или четырех продуктов для изучения в зависимости от вашего бюджета, необходимых функций и отзывов пользователей на  страницах профиля продукта для управления проектами . Ищите то, что понравилось или не понравилось пользователям, чтобы сузить круг выбора.

3. Демо, демо, а затем (возможно) еще раз демо.

Диаграмма, показывающая процент людей, которые продемонстрировали определенное количество вариантов программного обеспечения, прежде чем выбрать один

Наше исследование показывает,  что около 70% пользователей программного обеспечения для управления проектами перед принятием решения продемонстрировали два или более продукта. Беспокоит то, что почти четверть пользователей продемонстрировали только один продукт, прежде чем сделать решительный шаг, в то время как вызывающие тревогу 5% инвестируют в инструмент управления проектами, не тестируя его ни разу. Вы бы купили новую машину, не покатаясь на ней?

Нет оправдания тому, что вы не опробовали новое программное обеспечение для управления проектами перед принятием решения. Практически каждый поставщик предлагает какую-либо бесплатную пробную версию или может запланировать управляемую демонстрацию, чтобы познакомить вас с программным обеспечением.

Но демонстрация - это не просто коммерческое предложение. Это жизненно важная возможность для вас и вашей команды на самом деле испытать, на что будет похожа работа с программным обеспечением. Требуется ли для добавления вехи в общий календарь 15 кликов? Потребуется ли серьезная настройка, чтобы использовать функцию учета рабочего времени, обещанную поставщиком? Программное обеспечение дает сбой три или четыре раза за 45-минутную демонстрацию?

Это все важные вопросы, на которые вы можете получить ответы в демоверсии. Вы бы предпочли получить эти ответы, прежде чем вкладывать деньги в потенциально неадекватный продукт, или когда вы полагаетесь на новое программное обеспечение, которое поможет реализовать проект стоимостью 1 миллион долларов?

Ваши следующие шаги:

  • Свяжитесь с вашим коротким списком из трех или четырех поставщиков и запросите демонстрационные версии с инструкциями. Если управляемая демонстрация недоступна, запросите бесплатную пробную версию.
  • Включите руководителей групп во время демонстрационного процесса, чтобы они могли задавать вопросы о том, как различные отделы будут взаимодействовать с новым программным обеспечением, и в конечном итоге внести свой вклад в процесс принятия решений.

4. Подготовьтесь к управлению изменениями.

Вы выполнили всю свою домашнюю работу, вы нашли устоявшийся, надежный инструмент и проделали легкую работу по демонстрации его со своей командой. Теперь вы можете расслабиться и позволить новому программному обеспечению повысить продуктивность и коммуникацию вашей организации, не так ли?

Не так быстро. Внедрение нового программного обеспечения - реальная проблема , и если вы не научите свою команду через это, ваши большие инвестиции просто останутся неиспользованными, как и многие наборы моделей самолетов, которые я начал в детстве.

Хотя в вашей команде могут быть некоторые технические руководители, которые подберут новый инструмент и начнут работать с ним, у вас неизбежно будут другие пользователи, настроенные по-своему и сопротивляющиеся изменениям. Вот почему вам нужно мобилизовать технических руководителей, чтобы они помогали упорствующим пользователям.

Но недостаточно, чтобы ваши сотрудники помогали друг другу научиться пользоваться новым инструментом. Вам также следует запланировать настоящую тренировку.

Ваши следующие шаги:

  • Определите опытных пользователей в каждом отделе и назначьте их посланниками нового программного обеспечения, которые будут отвечать на вопросы и проводить специальные учебные занятия.
  • Запланируйте формальное обучение для всех, кто будет использовать новое программное обеспечение: объясните, почему вы выбираете новый инструмент, проведите обзор наиболее важных функций и ответьте на любые вопросы.

Каковы советы по выбору программного обеспечения для вашего бизнеса?

Вы недавно внедрили новое программное обеспечение для бизнеса? Если все пойдет не так, я хотел бы услышать, что пошло не так, чтобы мы все могли учиться на ваших ошибках. И если это был оглушительный успех, продолжайте и немного похвастайтесь, но сделайте одолжение всем своим коллегам-руководителям и поделитесь своими собственными советами о том, как вы заставили его работать так хорошо.

Наконец, я хотел бы оставить вас с контрольным списком, которому вы можете следовать в следующий раз, когда будете на рынке нового программного обеспечения для  управления проектами :

4 шага для выбора программного решения для управления проектами в формате PNG

Ищете программное обеспечение для управления проектами? Ознакомьтесь со списком лучших программных решений для управления проектами Platforms .