3 октября 2021 в 15:07

Пересмотрите вопросы безопасности, интеграции приложений и искусственного интеллекта, чтобы в полной мере воспользоваться преимуществами цифровой трансформации


Когда я работал в PR-фирме, мы перешли на облачную систему управления проектами из собственной локальной версии. Вместо того, чтобы тратить время на изучение того, как максимально использовать возможности новой системы, я в основном придерживался своего старого способа работы. Почему? Потому что это требует времени, а не просто продвигаться вперед со списком дел на день.

Думаю, в этом виноваты многие из нас. Хотя я сделал удобный выбор, он не обязательно был правильным, и последствия означали, что мы тратили деньги на неэффективность, пока преданный менеджер проекта не помог нам организовать работу.

Итак, как мы можем использовать наше программное обеспечение, чтобы воспользоваться преимуществами цифровой трансформации? Срыв COVID-19 может дать вам хорошую возможность оценить, какие изменения вы можете внести сейчас, чтобы способствовать росту в долгосрочной перспективе. Ниже приведены три вещи, на которые следует обратить внимание, используя это время, чтобы планировать будущее.

Убедитесь, что ваше программное обеспечение безопасно, поскольку вы воспользуетесь преимуществами цифровой трансформации

Поскольку все больше компаний добавили потоки цифровых доходов из-за COVID-19, становится еще более важным обеспечить надлежащую кибербезопасность для защиты этих потоков доходов. Когда вы проверяете своих текущих поставщиков программного обеспечения или делаете покупки для новых платформ, важно спрашивать об их функциях безопасности. Несмотря на то, что каждая программная платформа индивидуальна, и у каждого бизнеса будут разные потребности в безопасности, вы захотите провести исследование по следующим вопросам:

  • Как защищенные данные хранятся на платформе?
  • Какова политика резервного копирования данных поставщика и как часто они выполняют резервное копирование данных?
  • Соответствуют ли они положениям о конфиденциальности, таким как GDPR или Закон Калифорнии о конфиденциальности потребителей?
  • Требует ли поставщик многофакторной аутентификации, если она доступна?
  • Были ли у них в прошлом бреши в системе безопасности?
  • Есть ли у поставщика специальная группа безопасности?

Эти вопросы могут помочь вам оценить, насколько важна безопасность для вашего поставщика, и убедиться, что вы защищаете данные своей компании, продолжая использовать этот инструмент.

Чтобы получить полное руководство по настройке программного обеспечения вашей команды для удаленной работы, ознакомьтесь с руководством GetApp по управлению удаленными командами и разработке политики удаленной работы.

4 способа стать опытным пользователем программного обеспечения

Процесс покупки программного обеспечения может быть долгим и обременительным, поэтому, когда я перехожу на новое программное обеспечение, я готов перестать думать об этом. Однако не уделять времени регулярным тренировкам может быть ошибкой.

Каждую неделю планируйте время для ознакомления с вашим программным обеспечением. Посмотрите, есть ли у вашего поставщика учебные материалы или учебные пособия, или посмотрите, может ли ваш представитель запланировать индивидуальные обеды и обучение с вашей командой.

Например, когда речь идет конкретно об управлении проектами, вы можете рассмотреть некоторые из следующих интеграций, обновлений и способы стать опытным пользователем.

1. Учет времени

Многие системы управления проектами интегрируются с другими приложениями, такими как программное обеспечение для учета рабочего времени, поэтому ваша команда может работать еще эффективнее. Это помогает избавить сотрудников от необходимости вводить время дважды - например, на этапах планирования и выполнения. Интеграция учета рабочего времени также может помочь в проведении вскрытий, чтобы вы могли лучше понять фактическое и расчетное время, которое потребовалось для завершения проекта.

возможности отслеживания времени на нескольких устройствах: ПК и мобильных с красочными диаграммами и графикой на экране.

Учет времени на нескольких устройствах в TSheets

2. Управление рисками

Вы также можете подумать об обновлении своей системы, добавив в нее реестр рисков. Этот инструмент может помочь вам увидеть влияние задержек, перерасхода бюджета и увеличения объема работ на ваши проекты. Некоторые реестры рисков позволяют выполнять планирование «если / потом», поэтому при необходимости можно создавать резервные планы.

матрица рисков интеграция управления проектами с красным, желтым и зеленым уровнями риска

Реестр рисков в nTask

3. Общеорганизационное планирование ресурсов

Интегрируйте планирование ресурсов предприятия (ERP) для отслеживания бюджетов и / или выставления счетов. Если вы продаете консультационные услуги, это позволяет вашей команде видеть статус счетов без необходимости переключаться в другую систему.

Снимок экрана инструмента планирования ERP, показывающий увеличение прогнозируемых изменений проекта, снижение стоимости проекта и уменьшение общего количества отработанных часов.

Система показателей проекта ERP в Netsuite

4. Используйте несколько моделей проекта.

Некоторые платформы также позволяют интегрировать как гибкий, так и водопадный методы. Workfront , например, позволяет пользователям легко переключаться с представления канбан на представление задач водопада.

гибкая раскадровка для сотрудника по имени Дэвид Лесуэ в Workfront.

Гибкая раскадровка в Workfront

Вероятно, есть много способов оптимизировать свои инструменты, чтобы помочь вашей команде стать более эффективной. Проведя небольшое исследование, поговорив с поставщиками и проведя внутреннее обучение команды, вы можете убедиться, что все работают на одной странице и максимально эффективно используют свои инструменты.

Используйте искусственный интеллект или лучшую аналитику данных

Вам не нужно нанимать специалиста по данным, чтобы воспользоваться преимуществами ИИ - вы можете передать это своим поставщикам. Оценивая свой технологический стек, спросите своих поставщиков, какой ИИ они используют.

Некоторые инструменты CRM включают искусственный интеллект, который использует машинное обучение для более быстрого анализа данных и возможностей прогнозирования. Платформа может собирать ваши прошлые данные, а также другие доступные данные и давать вашим клиентам оценки потенциальных клиентов, чтобы предсказать, кто с большей вероятностью совершит покупку у вас.

Независимо от того, решите ли вы использовать инструменты искусственного интеллекта, вы всегда можете воспользоваться преимуществами более качественной аналитики данных. Вот история, которая иллюстрирует пример того, как студия йоги может лучше отслеживать данные:

Условия карантина побудили меня попробовать новые бесплатные занятия йогой. Одна из студий, которую я пробовал, требовала адрес электронной почты для регистрации на курс, прежде чем вы могли получить доступ к ссылке Zoom, в то время как другая просто сделала ссылку Zoom на класс бесплатно доступной для всех.

У первой студии больше шансов начать отношения с клиентом, собирая больше данных. В рамках процесса входа они могут автоматически подписывать клиентов на свой список рассылки. Вторая студия может упускать возможности развивать отношения с новыми клиентами или расширять свой список адресов электронной почты.

Узнайте о программном обеспечении для управления электронной почтой, чтобы вы могли лучше развивать отношения со своими клиентами.

Инвестируйте в свое программное обеспечение сегодня, чтобы продвигаться вперед после пандемии

Если вы уже проделали тяжелую работу по добавлению цифровых доходов в свою бизнес-модель, почему бы не воспользоваться всеми преимуществами цифровой трансформации, более разумно используя свое программное обеспечение?

Как я узнал, когда моя команда по связям с общественностью перешла на новую платформу управления проектами, покупка программного обеспечения обычно является только первым шагом в улучшении систем вашей компании. Если у вас есть хорошая платформа, важно часто возвращаться к ней и искать способы интеграции с другими платформами, а также видеть, какие новые функции и приложения доступны, чтобы сделать ваши команды более продуктивными и развивать свой бизнес.

Узнайте больше о том, как поддерживать развитие вашего бизнеса, из этих статей от Platforms .

Примечание. Приложения, выбранные в этой статье, являются примерами для демонстрации функции в контексте и не предназначены для одобрения или рекомендаций. Они были получены из источников, которые на момент публикации считались надежными.

Ищете программное обеспечение для управления проектами? Ознакомьтесь со списком лучших программных решений для управления проектами Platforms .