1. Статьи
  2. 3 мифа о облачном программном обеспечении для некоммерческих организаций
Для доступа к заказчикам и разработчикам необходимо авторизоваться
1 октября 2021 в 13:31

Когда я работал техническим специалистом в Apple, ни одна функция не вызывала больше вопросов и опасений, чем облако. Для многих облако - это место, где их данные исчезают и каким-то волшебным образом возвращаются, когда они этого хотят.

Реальность такова, что облако задумано как альтернатива локальному хранению данных или управлению системой.

Облако - это сеть интернет-серверов, хранящих информацию. Некоторые из этих серверов предназначены для хранения данных, а другие - для размещения приложений или предоставления каких-либо услуг. Эти серверы принадлежат крупным компаниям по обработке данных, таким как Google, Microsoft или Amazon, которые сдают их в аренду клиентам.

Облако отлично подходит, если вы новая или небольшая некоммерческая организация, у которой нет места или рабочей силы для обслуживания нескольких серверов самостоятельно. Если ваша некоммерческая организация уже управляет своими собственными серверами, облако по-прежнему может предоставить более дешевую альтернативу для хранения данных, серверов электронной почты и систем бухгалтерского учета.

Облачные возможности уже предлагаются во многих типах некоммерческого программного обеспечения, и облачные вычисления считаются новой нормой для программного обеспечения.

Независимо от того, является ли ваша некоммерческая организация маленькой или большой, только начинающей или хорошо зарекомендовавшей себя, вам следует подумать об облачных вычислениях.

Если вы готовы действовать, я составил подробное руководство по переводу вашей некоммерческой организации в облако.

Следует ли вашей некоммерческой организации перейти в облако?

Миграция данных в облако - если ваша некоммерческая организация перейдет в облако

Переход в облако имеет свои преимущества, но подходит не для каждой организации. При сравнении облачных сервисов с локальными данными и системным хостингом существуют различия в безопасности, контроле и надежности системы. Прежде чем перейти к облаку, вам следует проанализировать преимущества и недостатки облачных вычислений.

Чтобы упростить задачу, я составил для вас список плюсов и минусов:

Плюсы облачных вычислений

  • Масштабируемость: услуги облачного хостинга уже имеют возможности хостинга, доступные при регистрации с ними. По мере роста требований к данным вашей некоммерческой организации хост предоставляет вам больше места. Хотя эти обновления хранилища будут стоить вам денег, это будет мелочь по сравнению с затратами на локальный хостинг, который включает в себя первоначальную покупку оборудования, обслуживание, персонал для управления вашими серверами и дополнительные покупки оборудования, когда вы перерастете свою систему.
  • Безопасность: службы облачного хостинга знают, что нужно для защиты вашей информации. По данным веб-хостинга Sun, у некоммерческих организаций не всегда есть средства, чтобы держать в штате экспертов по ИТ-безопасности, но у облачных хостов есть, и они гораздо лучше оснащены для защиты ваших данных .
  • Ограниченное время простоя: если вы обслуживаете свои собственные серверы, и они выходят из строя, не существует резервной копии, на которую можно было бы положиться для обеспечения бесперебойной работы. Однако у основных служб облачного хостинга есть резервные копии после резервных копий, а также выделенные группы, готовые управлять сбоями сервера. Это сводит к минимуму время простоя системы, что приводит к повышению производительности вашей некоммерческой организации.
  • Стоимость: Хостинг на месте имеет высокую стоимость входа, а также более высокие текущие расходы из-за потребностей в обслуживании и укомплектовании персоналом. Первоначальная стоимость приобретения оборудования и установки расходы варьируются от $ 5500 до $ 8000, замена сервера каждые три-пять лет, гарантийные затраты в размере $ 2000, регулярное техническое обслуживание работает до $ 400 в месяц, и , наконец , резервный стоимость $ 1 / GB в месяц. Напротив, многие облачные сервисы, такие как G Suite, бесплатны для некоммерческих организаций. Что касается облачного хостинга, то средняя ежемесячная стоимость составляет 28 долларов в месяц. Намного дешевле, чем хостинг на месте.

Минусы облачных вычислений

  • Отсутствие контроля: передача ваших данных другой службе, очевидно, означает, что вы откажетесь от контроля над протоколами, используемыми для их хранения и защиты. Обязательно ознакомьтесь с мерами безопасности принимающей компании и убедитесь, что вы по-прежнему будете владеть своими данными, даже если вы решите отказаться от этой услуги.
  • Скорость: Согласно Contegix , локальный хостинг быстрее, чем загрузка в облако и из облака. Это имеет смысл, поскольку ваши собственные серверы предназначены только для вашей некоммерческой организации, тогда как облачные хосты обрабатывают ваши данные так же, как и все остальные.
  • Осколки в системах: вы можете обнаружить, что не все, что делает ваша некоммерческая организация, вписывается в модель облачного хостинга. Это может привести к меньшей интеграции между различными функциями вашей некоммерческой организации, такими как данные доноров и услуги электронного маркетинга.

Если преимущества вам не по душе, вероятно, лучше придерживаться своей локальной системы до тех пор, пока не будут устранены препятствия для входа, такие как скорость или отсутствие интеграции. Однако, если плюсы перевешивают минусы перевода вашей некоммерческой организации в облако, отлично. Пришло время узнать, что вы можете перенести.

Какие системы можно перенести в облако?

Миграция данных в облако - перенос систем в облако

Bloomerang составил список из шести систем, которые ваша некоммерческая организация должна перенести в облако:

    • Пакет для повышения производительности:
    • Использование облачного пакета для повышения производительности, такого как G Suite for Nonprofits (который предлагает свои услуги соответствующим организациям бесплатно), дает вам гибкость при доступе к вашим текстовым документам, электронным таблицам и презентациям из любого места с подключением к Интернету.

    • Файловое хранилище:

    Храните важные документы, изображения и таблицы в доступном через Интернет провайдере облачного пространства, таком как Google Drive , IDrive или Dropbox .

    • Электронное письмо:

    Централизуйте свою систему электронной почты с помощью облачного провайдера, такого как Gmail , который работает вместе со всем G Suite.

    • Календарь:

    Облачные календари, такие как тот, который предоставляется G Suite, упрощают совместную работу и общение по расписанию.

    • База доноров:

    Вероятно, это будет одна из самых масштабных миграций в облако, которая принесет наибольшую пользу вашей организации. Размещение вашей базы данных доноров в облаке дает вам возможность доступа к этим данным в любом месте с подключением к Интернету, легкую масштабируемость при росте вашей базы данных и легкую интеграцию с другими облачными службами, такими как электронный маркетинг или программное обеспечение для разработки.

    • Бухгалтерский учет:

    Bloomerang заявляет, что бухгалтерский учет не переходит в облако так быстро, как другие функции - сотрудничество является одним из сильных плюсов облачных вычислений, но многие бухгалтерские группы очень малы или даже состоят из одного человека. Однако по мере роста вашей некоммерческой организации количество сотрудников, необходимых для ведения бухгалтерского учета, также будет расти, что делает облачные вычисления разумным вариантом для ведения бухгалтерского учета на этом этапе.

    Оцените свои текущие расходы и будущие потребности

    Миграция данных в облако - стоимость и функции

    Теперь вы знаете о преимуществах облачных вычислений и возможных приложениях этой технологии в некоммерческом мире, поэтому пришло время решить, какие услуги облачного хостинга вы будете использовать, а какие системы останутся на месте (если таковые имеются). Для этого вам следует провести анализ затрат и потребностей всех ваших локальных систем, который поможет вам определить, сколько вы готовы платить за каждую рассматриваемую облачную службу.

    Текущие затраты на объект для учета:

    • Покупка оборудования (начальное и обновление)
    • Ваша ИТ-команда
    • Обслуживание сервера

    Будущие расходы на облако с учетом:

    • Сборы за установку миграции
    • Обучение персонала использованию новых облачных систем
    • Ежемесячная или годовая плата за хостинг данных
    • Обновления хостинга данных

    Необходимо учитывать:

    • Требуется место для хранения
    • Интеграция между различными системами (электронная почта в базу данных доноров, пакет приложений для работы с календарем и т. Д.)
    • Круглосуточная поддержка клиентов 7 дней в неделю
    • Любые уникальные функции, предлагаемые вашими локальными системами, такие как определенные элементы управления или специальные интеграции, которые вы создали специально для своей организации.

    Сбор данных о расходах, которые вы тратите на локальный хостинг, и ваших потребностях поможет вам выбрать поставщика облачных услуг, а также согласовать индивидуальные подходы к их услугам, чтобы они соответствовали функциям, предлагаемым вашей локальной системой. При переходе в облако вы хотите либо соответствовать, либо превосходить возможности, предлагаемые вашей локальной системой.

    Выберите своего облачного провайдера (ов)

    Миграция данных в облако - облачные провайдеры

    После того, как вы выбрали, какие функции вы планируете перенести в облако, индивидуальные возможности этих систем и цену, которую вы готовы за них заплатить, самое время выбрать облачного провайдера (или провайдеров).

    См. Список Cloud Spectator лучших поставщиков облачных услуг на 2017 год.

    При выборе поставщика облачных услуг важно учитывать все аспекты его услуг, стоимости, функций и особенно меры безопасности. Фактически, безопасность должна быть одной из ваших самых больших проблем при выборе облачного провайдера для хранения конфиденциальной информации о донорах и сотрудниках, такой как информация о банковском счете и номера кредитных / дебетовых карт, водительские права или номера государственного удостоверения личности, а также номера социального страхования.

    Обязательно ознакомьтесь с политикой конфиденциальности и условиями обслуживания с юристом и ИТ-экспертом. Вы хотите сохранить полную собственность и конфиденциальность любых данных, хранящихся на серверах хостинга. Если ваша некоммерческая организация не полностью владеет данными или ваши данные доступны сотрудникам хостинговой компании, эта компания не подходит для вашей некоммерческой организации.

    Некоммерческие организации имеют дело с большим количеством конфиденциальных данных на регулярной основе, и любое хранилище данных, которое нарушает эту конфиденциальность, рискует нарушить любое количество положений о некоммерческих данных.

    Для получения дополнительной информации о конфиденциальности данных и ответственности некоммерческих организаций обязательно прочтите руководство Центра управления рисками для некоммерческих организаций по этой теме .

    Выполните миграцию данных в облако

    Миграция данных в облако - выполнение миграции в облако

    При переносе данных и функций в облако лучше всего обратиться за советом или практической помощью к поставщику или ИТ-специалисту, чтобы не потерять данные в процессе. Некоторые поставщики также предлагают свои собственные услуги резервного копирования по цене.

    Перейти в облако не так просто, как нажать кнопку и посмотреть, как все ваши некоммерческие системы становятся единым целым с новым облачным хостом. Это требует планирования и непредвиденных обстоятельств на случай, если что-то пойдет не так.

    Процесс миграции разбит на пять отдельных шагов:

    1. Резервное копирование данных. Независимо от того, решите ли вы создать резервную копию своих данных самостоятельно или нанять стороннюю службу резервного копирования, решать вам, но в целях предосторожности я бы рекомендовал использовать стороннюю службу, особенно если вы у сотрудников нет ноу-хау в области ИТ.

    Дополнительные сведения о сторонних службах резервного копирования см. В списке лучших служб резервного копирования на сайте Business.com .

    2. Спланируйте миграцию. После того, как вы создали резервную копию всех своих данных, самое время выбрать «как» и «когда» мигрировать данные. Убедитесь, что дата миграции допускает минимальные перерывы (например, из-за продолжительного отпуска) и установите крайние сроки для завершения миграции. Кроме того, обсудите со своим провайдером приоритетный порядок миграции данных и приложений на случай, если вашей некоммерческой организации будет доступ к функциям раньше, чем позже.

    3. Протестируйте облачную среду: после того, как все детали будут конкретизированы, обратитесь к своему провайдеру, чтобы настроить облачную среду. Ваша установка должна включать в себя тестирование соединений, функций и интеграции, чтобы после переноса данных ваша команда могла без проблем начать использовать свои облачные приложения.

    4. Начните миграцию: это длительный процесс, который, скорее всего, потребует настройки с вашей стороны, а также со стороны поставщика, чтобы данные соответствовали и функционировали в новой облачной среде.

    5. Устранение недостатков. Само собой разумеется, что после завершения миграции требуется дополнительное тестирование, чтобы сгладить любые удары в функциональности или выявить любые данные, потерянные в процессе. Если да, используйте свои резервные копии, чтобы заполнить пробелы в данных.

    Поздравляю! Вы успешно переместили свою некоммерческую организацию в облако.

    Дополнительные руководства по технологиям для вашей некоммерческой организации

    Технологии постоянно меняются, и если ваша работа не вращается вокруг них, трудно успевать за тем, как они повлияют на вашу некоммерческую организацию. К счастью, некоммерческий технологический блог Platforms загружен руководствами и ресурсами о том, как наилучшим образом внедрить и использовать новые технологии в ваших интересах.

    Если вам понравился этот материал, не забудьте также проверить эти другие сообщения в блоге:

    Ищете программное обеспечение для некоммерческих организаций? Ознакомьтесь со списком лучших программных решений для некоммерческих организаций Platforms .