Когда я работал техническим специалистом в Apple, ни одна функция не вызывала больше вопросов и опасений, чем облако. Для многих облако - это место, где их данные исчезают и каким-то волшебным образом возвращаются, когда они этого хотят.
Реальность такова, что облако задумано как альтернатива локальному хранению данных или управлению системой.
Облако - это сеть интернет-серверов, хранящих информацию. Некоторые из этих серверов предназначены для хранения данных, а другие - для размещения приложений или предоставления каких-либо услуг. Эти серверы принадлежат крупным компаниям по обработке данных, таким как Google, Microsoft или Amazon, которые сдают их в аренду клиентам.
Облако отлично подходит, если вы новая или небольшая некоммерческая организация, у которой нет места или рабочей силы для обслуживания нескольких серверов самостоятельно. Если ваша некоммерческая организация уже управляет своими собственными серверами, облако по-прежнему может предоставить более дешевую альтернативу для хранения данных, серверов электронной почты и систем бухгалтерского учета.
Облачные возможности уже предлагаются во многих типах некоммерческого программного обеспечения, и облачные вычисления считаются новой нормой для программного обеспечения.
Независимо от того, является ли ваша некоммерческая организация маленькой или большой, только начинающей или хорошо зарекомендовавшей себя, вам следует подумать об облачных вычислениях.
Если вы готовы действовать, я составил подробное руководство по переводу вашей некоммерческой организации в облако.
Переход в облако имеет свои преимущества, но подходит не для каждой организации. При сравнении облачных сервисов с локальными данными и системным хостингом существуют различия в безопасности, контроле и надежности системы. Прежде чем перейти к облаку, вам следует проанализировать преимущества и недостатки облачных вычислений.
Чтобы упростить задачу, я составил для вас список плюсов и минусов:
Плюсы облачных вычислений
Минусы облачных вычислений
Если преимущества вам не по душе, вероятно, лучше придерживаться своей локальной системы до тех пор, пока не будут устранены препятствия для входа, такие как скорость или отсутствие интеграции. Однако, если плюсы перевешивают минусы перевода вашей некоммерческой организации в облако, отлично. Пришло время узнать, что вы можете перенести.
Bloomerang составил список из шести систем, которые ваша некоммерческая организация должна перенести в облако:
Использование облачного пакета для повышения производительности, такого как G Suite for Nonprofits (который предлагает свои услуги соответствующим организациям бесплатно), дает вам гибкость при доступе к вашим текстовым документам, электронным таблицам и презентациям из любого места с подключением к Интернету.
Храните важные документы, изображения и таблицы в доступном через Интернет провайдере облачного пространства, таком как Google Drive , IDrive или Dropbox .
Централизуйте свою систему электронной почты с помощью облачного провайдера, такого как Gmail , который работает вместе со всем G Suite.
Облачные календари, такие как тот, который предоставляется G Suite, упрощают совместную работу и общение по расписанию.
Вероятно, это будет одна из самых масштабных миграций в облако, которая принесет наибольшую пользу вашей организации. Размещение вашей базы данных доноров в облаке дает вам возможность доступа к этим данным в любом месте с подключением к Интернету, легкую масштабируемость при росте вашей базы данных и легкую интеграцию с другими облачными службами, такими как электронный маркетинг или программное обеспечение для разработки.
Bloomerang заявляет, что бухгалтерский учет не переходит в облако так быстро, как другие функции - сотрудничество является одним из сильных плюсов облачных вычислений, но многие бухгалтерские группы очень малы или даже состоят из одного человека. Однако по мере роста вашей некоммерческой организации количество сотрудников, необходимых для ведения бухгалтерского учета, также будет расти, что делает облачные вычисления разумным вариантом для ведения бухгалтерского учета на этом этапе.
Теперь вы знаете о преимуществах облачных вычислений и возможных приложениях этой технологии в некоммерческом мире, поэтому пришло время решить, какие услуги облачного хостинга вы будете использовать, а какие системы останутся на месте (если таковые имеются). Для этого вам следует провести анализ затрат и потребностей всех ваших локальных систем, который поможет вам определить, сколько вы готовы платить за каждую рассматриваемую облачную службу.
Текущие затраты на объект для учета:
Будущие расходы на облако с учетом:
Необходимо учитывать:
Сбор данных о расходах, которые вы тратите на локальный хостинг, и ваших потребностях поможет вам выбрать поставщика облачных услуг, а также согласовать индивидуальные подходы к их услугам, чтобы они соответствовали функциям, предлагаемым вашей локальной системой. При переходе в облако вы хотите либо соответствовать, либо превосходить возможности, предлагаемые вашей локальной системой.
После того, как вы выбрали, какие функции вы планируете перенести в облако, индивидуальные возможности этих систем и цену, которую вы готовы за них заплатить, самое время выбрать облачного провайдера (или провайдеров).
См. Список Cloud Spectator лучших поставщиков облачных услуг на 2017 год.
При выборе поставщика облачных услуг важно учитывать все аспекты его услуг, стоимости, функций и особенно меры безопасности. Фактически, безопасность должна быть одной из ваших самых больших проблем при выборе облачного провайдера для хранения конфиденциальной информации о донорах и сотрудниках, такой как информация о банковском счете и номера кредитных / дебетовых карт, водительские права или номера государственного удостоверения личности, а также номера социального страхования.
Обязательно ознакомьтесь с политикой конфиденциальности и условиями обслуживания с юристом и ИТ-экспертом. Вы хотите сохранить полную собственность и конфиденциальность любых данных, хранящихся на серверах хостинга. Если ваша некоммерческая организация не полностью владеет данными или ваши данные доступны сотрудникам хостинговой компании, эта компания не подходит для вашей некоммерческой организации.
Некоммерческие организации имеют дело с большим количеством конфиденциальных данных на регулярной основе, и любое хранилище данных, которое нарушает эту конфиденциальность, рискует нарушить любое количество положений о некоммерческих данных.
Для получения дополнительной информации о конфиденциальности данных и ответственности некоммерческих организаций обязательно прочтите руководство Центра управления рисками для некоммерческих организаций по этой теме .
При переносе данных и функций в облако лучше всего обратиться за советом или практической помощью к поставщику или ИТ-специалисту, чтобы не потерять данные в процессе. Некоторые поставщики также предлагают свои собственные услуги резервного копирования по цене.
Перейти в облако не так просто, как нажать кнопку и посмотреть, как все ваши некоммерческие системы становятся единым целым с новым облачным хостом. Это требует планирования и непредвиденных обстоятельств на случай, если что-то пойдет не так.
Процесс миграции разбит на пять отдельных шагов:
1. Резервное копирование данных. Независимо от того, решите ли вы создать резервную копию своих данных самостоятельно или нанять стороннюю службу резервного копирования, решать вам, но в целях предосторожности я бы рекомендовал использовать стороннюю службу, особенно если вы у сотрудников нет ноу-хау в области ИТ.
Дополнительные сведения о сторонних службах резервного копирования см. В списке лучших служб резервного копирования на сайте Business.com .
2. Спланируйте миграцию. После того, как вы создали резервную копию всех своих данных, самое время выбрать «как» и «когда» мигрировать данные. Убедитесь, что дата миграции допускает минимальные перерывы (например, из-за продолжительного отпуска) и установите крайние сроки для завершения миграции. Кроме того, обсудите со своим провайдером приоритетный порядок миграции данных и приложений на случай, если вашей некоммерческой организации будет доступ к функциям раньше, чем позже.
3. Протестируйте облачную среду: после того, как все детали будут конкретизированы, обратитесь к своему провайдеру, чтобы настроить облачную среду. Ваша установка должна включать в себя тестирование соединений, функций и интеграции, чтобы после переноса данных ваша команда могла без проблем начать использовать свои облачные приложения.
4. Начните миграцию: это длительный процесс, который, скорее всего, потребует настройки с вашей стороны, а также со стороны поставщика, чтобы данные соответствовали и функционировали в новой облачной среде.
5. Устранение недостатков. Само собой разумеется, что после завершения миграции требуется дополнительное тестирование, чтобы сгладить любые удары в функциональности или выявить любые данные, потерянные в процессе. Если да, используйте свои резервные копии, чтобы заполнить пробелы в данных.
Поздравляю! Вы успешно переместили свою некоммерческую организацию в облако.
Технологии постоянно меняются, и если ваша работа не вращается вокруг них, трудно успевать за тем, как они повлияют на вашу некоммерческую организацию. К счастью, некоммерческий технологический блог Platforms загружен руководствами и ресурсами о том, как наилучшим образом внедрить и использовать новые технологии в ваших интересах.
Если вам понравился этот материал, не забудьте также проверить эти другие сообщения в блоге:
Ищете программное обеспечение для некоммерческих организаций? Ознакомьтесь со списком лучших программных решений для некоммерческих организаций Platforms .