Покупайте некоммерческие и членские программы как профессионал: 17 экспертов дают лучший совет

Шоппинг - это стресс.

Всегда есть так много вариантов, ваш бюджет ограничен, и вы хотите быть уверены, что получаете то, что вам нужно.

Покупка программного обеспечения ничем не отличается от покупки летнего гардероба - за исключением того, что ставки повышаются, потому что цена может быть выше, продукт должен хорошо подходить для многих пользователей, таких как участники или волонтеры, и вы определенно хотите, чтобы он прослужил долго. вы не один сезон.

Мы обратились к отраслевым экспертам, чтобы узнать, как максимально использовать возможности покупки программного обеспечения, будь то управление членством или ваша некоммерческая организация .

Наш вопрос: какой самый важный совет вы могли бы дать работникам отрасли, когда они хотят покупать программное обеспечение?

Вот что они сказали:

Адам Кирни, вице-президент по маркетингу MemberClicks :

«Самый важный совет, который я дал бы тому, кто оценивает компанию, производящую программное обеспечение, - это посмотреть, что говорят их клиенты . Есть ли у них сильные сторонники? Как их обслуживание клиентов? Отношения компании со своими клиентами могут многое сказать о культуре и ценностях этой компании. В современном мире легко транслировать бренд. Но прямого пути к лояльности клиентов нет ».

Аманда Миллер, менеджер по маркетингу Agilon :

«Не сокращайте время обучения и внедрения. Лучше пройти обучение заранее, чтобы вы могли обновлять и улучшать свои процессы, а не бороться в будущем ».

Энди Конти, специалист по цифровому маркетингу в ACTIVE Network :

«Самый важный совет, который я могу дать тем, кто сегодня занимается исследованием программного обеспечения, - это понять преимущества облака. Я рекомендую этот  «Путеводитель по облаку»  для тех, кто хочет прояснить любую неясность в отношении различий в выборе программного обеспечения для отдыха в сообществе (каламбур!) ».

Асаф Дараш, основатель Regpack :

«При поиске программного обеспечения для управления членством или некоммерческого программного обеспечения для управления, если бы у меня был один [кусок] совета, я бы мог его дать, это был бы поиск решений, а не функций.

Как человек, занимающийся программным бизнесом последние 25 лет, я хорошо знаком с разговорами о «функциях» и тенденциями. Этот тренд - это, по сути, бесконечный поиск возможностей! Просто посмотрите обзоры программного обеспечения на CNET, и вы увидите, что есть таблица, в которой сравниваются характеристики различных программ. Apple, как и Microsoft, любит хвастаться тысячами новых функций в своей последней версии операционной системы. Все одержимы функциями!

Но если вы остановитесь на секунду и действительно подумаете, нужны ли вам все эти функции, вы поймете, что это просто неправильный вопрос. Вы должны сформулировать свой вопрос следующим образом: «У меня проблема А, решает ли этот продукт проблему?»

Идея состоит в том, чтобы смотреть на проблемы, которые вы пытаетесь решить, а не на возможности проверяемой системы. Программное обеспечение может предлагать СОТНИ функций, ни одна из которых не является полезной для вас или вашей организации, так что стоит ли использовать ее только из-за длинного списка функций? Всегда начинайте со своей проблемы, а затем работайте над поиском нужного решения, а не функции, которую предлагает программное обеспечение ».

Бекки А. Коул, главный специалист по наращиванию потенциала more-opportunities.com :

«Самое важное, что нужно сделать, - это сначала взглянуть на свои процессы и исправить это. Если ваши процессы и методы сбора данных - дерьмо с самого начала, без этого шага все, что вы будете делать, - это автоматизировать дерьмо. Еще одна причина для этого заключается в том, что вы не будете полностью зависеть от продавцов. Вам нужно программное обеспечение, которое работает на вас, и вам нужно знать, какие функции будут работать лучше всего, с чем вы можете жить, а какие никогда не будете использовать. Если в этой последней категории есть больше вещей, переходите к следующему продавцу.

Большинство технологических компаний не знают, как говорить о некоммерческих организациях. Они будут называть что-то «некоммерческой организацией», но они не используют некоммерческий язык. И большинство людей в некоммерческих организациях (если у них нет технологического отдела) не говорят на компьютерном языке. Вопросы, которые следует задать кому-то, включают: как это поможет нам сопоставить наши результаты, какую отчетность мы можем сделать для удовлетворения наших потребностей в финансировании, какие отчеты мы можем получить в результате? Если они не знают или начинают говорить с вами по-компьютерному, прекратите разговор и попросите поговорить с кем-нибудь еще ».

Брендан Ноун, главный операционный директор NeonCRM by Z2 Systems, Inc .:

«При рассмотрении вопроса о приобретении программного обеспечения для некоммерческих организаций и / или участников важно понимать, как программное обеспечение упростит процессы. Но что еще более важно, выясните, как программное обеспечение поможет вашей организации лучше управлять и строить наиболее важную составляющую любой организации - отношения, которые вы устанавливаете со своими избирателями. Покупка системы, которая по своей сути основана на транзакциях, упускает из виду тот факт, что она предназначена для людей! 

Понимание того, как обрабатываются пожертвования, членские взносы и регистрация на мероприятия, имеет решающее значение, поскольку они не одинаковы с точки зрения налоговых последствий. Спросите у поставщиков программного обеспечения, как они разделяют эти транзакции, чтобы гарантировать, что внутренняя отчетность и учет будут соответствовать потребностям вашей организации в долгосрочной перспективе.

Что касается отслеживания отношений, которые ваша организация поддерживает с отдельными людьми (и что ваши избиратели связаны друг с другом), поинтересуйтесь, как программное обеспечение углубит понимание вашей организацией того, чего ваши спонсоры и участники ожидают от своего участия. Хорошее программное обеспечение должно помочь вашей организации и сотрудникам более лично общаться с избирателями, выходить за рамки отслеживания транзакций, чтобы лучше понимать их основные ценности, и расширять вашу базу участников, удерживая членов и доноров, которые так твердо верят в миссию вашей организации. ”

Дэн Эрманн, президент ClubExpress :

«Узнайте, как поставщик поддерживает их программное обеспечение. Программное обеспечение AMS может быть сложным, с сотнями экранов, множеством настроек конфигурации и сложными взаимодействиями между модулями. Когда у администраторов возникает вопрос, как они получат поддержку?

• Это на форуме, по электронной почте или по телефону?
• Существуют ли ограничения в отношении того, кто может отправлять запросы или вопросы в службу поддержки?
• Существуют ли ограничения на количество «инцидентов» поддержки, которые может подать ассоциация?
• Есть ли плата за поддержку, и если да, то когда она вступает в силу?
• Служба поддержки находится в США или «за границей»?
• Существуют ли ограничения относительно того, когда можно подавать запросы на поддержку (т. Е. Только в течение периода начальной настройки или в любое время)?
• Доступна ли поддержка участников? Если у членов возникнут проблемы с использованием системы, звонят ли они в офис ассоциации или членам правления, или могут ли они также позвонить поставщику AMS?

Лучшие компании предоставляют неограниченную поддержку по телефону любым администраторам, координаторам и даже членам. Это позволяет сотрудникам и волонтерам быстро получить ответы на свои вопросы и гарантирует, что участники смогут получить ответы на свои более простые вопросы, не беспокоя персонал или волонтеров, что позволит им сосредоточиться на более стратегических задачах, таких как укрепление и развитие ассоциации ».

Дон Сухрада, вице-президент консалтинговой фирмы Ter Molen Watkins & Brandt по сбору средств :

«Большинству некоммерческих организаций не понадобятся все навороты полнофункциональной базы данных, и им не следует переплачивать за отраслевой стандарт. Многие облачные системы, доступные сегодня, предоставляют варианты, которые можно масштабировать в соответствии с потребностями организации и которые могут быть гораздо более рентабельными ».

Джейсон Халуссим, соучредитель и генеральный директор  Brilliant Directories :

«Самое важное - это не торопиться. Причины, по которым каждая организация желает использовать членское программное обеспечение, уникальны, и каждое членское программное обеспечение, доступное сегодня на рынке, включает немного разные функции и предложения, которые могут или могут не соответствовать потребностям вашей организации.

Первое, что нужно сделать, - это отметить текущий способ управления членством в вашей организации, узкие места и болевые точки, которые вы хотели бы устранить, а затем возможные элементы списка желаний, которые улучшат ваше текущее управление членством.

Также важно отметить, что вы можете не найти идеального решения, включающего функции для всех элементов вашего списка желаний. Могут потребоваться компромиссы, чтобы помочь вам двигаться вперед с выбором программного обеспечения для членства, но это нормально. Элементы вашего списка желаний могут измениться после работы с новым программным обеспечением, потому что по мере повышения эффективности использования программного обеспечения членства ваши потребности и элементы списка желаний также могут измениться.

Так что сделайте свою домашнюю работу, найдите решение, которое отметит большинство пунктов в вашем списке, и будьте реалистичны, зная, что могут потребоваться определенные компромиссы ».

Джессика Бернштейн, менеджер по маркетингу MobileCause :

«Самый важный совет, который мы могли бы дать некоммерческой организации, желающей приобрести программное обеспечение для сбора средств и коммуникации, - это принять во внимание цели и бюджет вашей организации. Наибольшая отдача от инвестиций будет получена от полностью интегрированного программного обеспечения, адаптируемого к мобильным устройствам . Мобильные формы и целевые страницы для пожертвований увеличивают рентабельность инвестиций, позволяя спонсорам легко и быстро делать пожертвования в любом месте в любое время. Вас может удивить тот факт, что 84% из 100 ведущих некоммерческих организаций не имеют сайтов для мобильных устройств или страниц для пожертвований [по состоянию на февраль 2014 г., в исследовании 151 благотворительной организации, в том числе 100 из отчета « Филантропия 400», проведенного Chronicle of Philanthropy. ”]. Все эти важные факторы создают динамичный опыт пользователей и доноров, который, как оказалось, увеличивает доход вдвое. Мобильное программное обеспечение для сбора средств - это инвестиция в ваше дело, которая окупится с лихвой ».

Джон Килин, президент и генеральный директор MemberMax :

«Помимо проверки функций, которые соответствуют требованиям организации, убедитесь, что услуги, предоставляемые поставщиком, обеспечат успешное внедрение. При наличии надежных реляционных баз данных необходимо руководство поставщика по настройке базы данных, миграции данных, фирменному оформлению веб-сайтов, интеграции и обучению. Предоставляет ли поставщик помощь по программированию для миграции или предоставляет только некоторые стандартные форматы электронных таблиц? Чтобы сохранить историю и обеспечить качественную миграцию, почти всегда требуется специально запрограммированный импорт. Многие организации идут по пути «сделки» и заканчивают с неудовлетворительным результатом. Профессиональный процесс внедрения стоит дороже, но дает наилучшие результаты ».

Джон Бидерманн, вице-президент DonorPerfect :

«Наш совет - покупайте систему, которую вы не перерастете. Программное обеспечение должно масштабироваться по функциям и цене в зависимости от ваших потребностей, поэтому по мере вашего роста оно растет вместе с вами. Вам не придется каждые несколько лет покупать, внедрять и изучать новое программное обеспечение. Также важно работать с надежной компанией, которая не будет брать ваши деньги и убегать. Убедитесь, что они в хорошей финансовой форме, не стремятся заработать несколько долларов и продать, у них много довольных клиентов с доказанной рентабельностью инвестиций, и они демонстрируют, что они продолжают инвестировать в улучшение своих продуктов и услуг ».

Кэти Вертхайм, консультант по сбору средств Werth-It :

«Во-первых, включите в свой бюджет обучение новых сотрудников работе с программным обеспечением. Я обнаружил, что многие некоммерческие организации имеют частую текучесть кадров, а затем обнаруживают, что они не могут нанять новых людей, знающих программное обеспечение, или им приходится платить больше за эти знания. Поэтому, пожалуйста, выделите эти новые сотрудники на обучение.

Во-вторых, запланируйте повышение зарплаты человека, который проходит обучение работе с программным обеспечением, даже если это небольшая сумма. Вы не хотите кого-то терять, потому что другая некоммерческая организация платит на 50 центов больше в час за обученных людей ».

Роб Хаммонд, основатель и генеральный директор MemberPlanet :

«Не ограничивайтесь только оценкой платформ, которые соответствуют вашему текущему рабочему процессу или« способу ведения дел ». Существует ряд платформ на основе SAAS, которые в настоящее время революционизируют то, как организации общаются, управляют своими членами, клиентами и избирателями, интегрируя важные функции, такие как взносы, сбор средств и управление мероприятиями. Хотя некоторые из них могут потребовать изменений в текущем способе работы, организации, которые вносят эти изменения, обнаруживают, что они становятся более эффективными и во многих отношениях упростили сложные и трудоемкие задачи ».

Родерик Кэмпбелл, генеральный директор и соучредитель CommitChange :

«Я бы подчеркнул важность дизайна и пользовательского опыта. У вас может быть самое мощное программное обеспечение в мире, но оно бесполезно, если интерфейс требует ученой степени. Каждая система имеет свой внешний вид, особенности и рабочий процесс. Подчеркивание дизайна - это не только внешний вид! Отличный дизайн может сэкономить вам огромное количество времени за счет оптимизации рабочего процесса.

Интеграция данных также важна, если вам не нравится ввод данных вручную. Старые системы не взаимодействуют друг с другом и требуют большого количества операций по управлению данными, что может быстро превратить их в постоянную работу во многих некоммерческих организациях. Избавьтесь от головной боли, выбрав полностью интегрированную систему, в которой все ваши инструменты по сбору средств, почтовые / электронные кампании и донорские записи синхронизируются автоматически или с минимальным вмешательством человека ».

Райан Фелпс, президент StarChapter :

«Не ограничивайтесь базовыми потребностями и функциональностью. Делает ли программное обеспечение более достижимыми цели увеличения числа участников и ценности? И не забывайте учитывать, что следующей группе лидеров понадобится для поддержки. Успешный переход совета директоров - ключ к успеху в этой главе, поэтому вам необходимо убедиться, что используемое вами программное обеспечение предлагает инструменты, поддерживающие эту цель ».

Шив Нараянан, руководитель отдела маркетинга и продаж Wild Apricot :

«Я думаю, что проблема номер один, с которой сталкиваются членские организации, - это необходимость использовать несколько приложений и программ для управления своей организацией. Они редко сочетаются друг с другом и требуют много времени, чтобы бегать и координировать свои действия. Таким образом, любое программное обеспечение, которое вы рассматриваете, должно быть универсальным решением. Он должен иметь возможность создавать веб-сайт, размещать базу данных членства, позволять участникам регистрироваться на мероприятиях, обрабатывать платежи, рассылать сообщения электронной почты и многое другое - все под одной крышей. Кроме того, я чувствую, что в настоящее время просто наличия программного обеспечения недостаточно для расширения членского состава организации. Я обнаружил, что многим нашим клиентам удобно использовать наше программное обеспечение для создания списка мероприятий, но им по-прежнему нужны передовые методы, мнения коллег и мнения экспертов о том, как именно провести успешное мероприятие. . Поэтому наличие провайдера, который предлагает бесплатные дополнительные ресурсы, такие как живые вебинары экспертов, практические статьи и подробные руководства, - огромный бонус ».

Что ты посоветуешь?

Мы хотели бы услышать ваши два цента о членстве и процессе покупки программного обеспечения для некоммерческих организаций. Оставьте комментарий ниже!

Заголовок Эбби Калер