3 признака того, что вы переросли Excel для ИТ-инфраструктуры Документация

Если вы начинаете чувствовать, что поддерживать документацию по ИТ-инфраструктуре в актуальном состоянии в Excel становится все труднее, это не ваше воображение .

Excel - отличное решение для небольших магазинов и стартапов; Часто это стандартная система, которую используют компании, когда ищут рентабельные способы отслеживания информации.

Однако, если вы ищете решение для документации, соответствующее вашему стремительному росту, шаблон Excel, вероятно , не то, что вам нужно . Хотя он может творить чудеса для предприятий, которым не хватает организационной структуры, Excel и ручная документация в целом плохо масштабируются, когда дело доходит до документирования более крупных и быстро меняющихся ИТ-инфраструктур.

Если ваш малый бизнес настроен на рост, важно быстро выявлять и решать потенциальные проблемы. Как узнать, когда вы столкнетесь с препятствием, связанным с документацией Excel? Читай дальше.

Вам нужно обновить систему документации ИТ-инфраструктуры?

Не секрет, что у Excel есть ограничения. Это ручное решение, и все ручные решения подвержены ошибкам. Он не поддерживает более одного редактора одновременно и не идеален для извлечения данных аудита или соответствия.

Дело не в том, что Excel не работает; для небольших развертываний это отличная система. Но усилия, необходимые для поддержания точных таблиц, растут в геометрической прогрессии по мере роста вашей инфраструктуры.

Эти (и другие) препятствия могут быстро догнать ваш бизнес и стать постоянными болевыми точками. Чтобы бороться с этим, следите за следующими тремя индикаторами, которые вам следует обновить до специализированного инструмента документации инфраструктуры, который включает автоматическое обнаружение. (Вы можете найти эти типы инструментов в каталогах DCIM , CMDB и ITAM Platforms .)

1. Ваша ИТ-команда растет

На первый взгляд, это звучит неплохо. Вы растете, и вам нужен еще один инженер. Это хорошая проблема, и значит, что вы делаете что-то правильно.

Какие недостатки?

Привлечение второго инженера означает, что вам нужно разделить обязанности. А разделение ответственности требует способности сотрудничать, отслеживать проблемы и позволять каждому инженеру продолжить с того места, где остановился другой.

Почему Excel не работает

Excel не подходит для совместной работы. Он не может точно обрабатывать два редактора, работающих на одном листе, или препятствовать тому, чтобы сотрудники сохраняли повторяющиеся данные в двух разных местах (или в двух разных форматах).

Отслеживание проблем также становится проблемой, когда вы добавляете второго инженера по эксплуатации. Excel не мешает одному инженеру удваивать одну и ту же задачу и не позволяет легко отслеживать каждый шаг на этом пути.

2. Вы не готовы к дополнительным требованиям аудита и соответствия.

По мере роста вашей компании к вам будет применяться все больше и больше правил. Кроме того, клиенты, с которыми вы ведете бизнес, будут внимательно следить за вами. Вы должны быть готовы к аудиту и быть уверены, что пройдете проверку.

Чтобы обеспечить готовность к аудиту и постоянное соответствие, ваши отчеты (и содержащаяся в них информация) должны быть единообразными как по расположению, так и по формату.

Почему Excel не работает

Вы можете создавать шаблоны в Excel, но они пока не дадут вам результатов. Простое предоставление рекомендованного шаблона не мешает людям из вашей команды хранить данные в другом месте.

Вероятность того, что два сотрудника будут записывать одни и те же нестандартные данные в одном и том же формате в двух уникальных местах? Тонкий к нулю.

3. Ручная документация тянет вас вниз, и вы больше не можете успевать

Целью внедрения автоматизированной системы документации не является минимизация контактов с людьми.

Напротив: вы хотите сделать процесс максимально полезным и удобным для пользователя, максимально увеличивая количество людей, которые могут извлечь выгоду из эффективности инструмента.

Почему Excel не работает

Excel полезен и удобен только до определенного момента.

Одна из основных причин, по которой документация не работает без специального решения ITAM или CMDB, заключается в том, что Excel и Visio не масштабируются. По мере роста объема необходимой документации работа становится все более утомительной и увеличивается вероятность ошибок.

В конце концов, это то, что всем нам нужно. Успех в бизнесе, успех в документации по инфраструктуре и успех во всем, что между ними.

Вы страдали от болезней роста, связанных с Excel?

Хотя Excel - замечательный инструмент, важно понимать, когда он изжил себя. Вооружите свой бизнес подходящим решением DCIM , CMDB , ITAM или ITSM, пока не стало слишком поздно.

Возможно, ваша организация переросла Excel иначе, чем описанные выше способы, и в будущем стартапы будут однозначно опережать ее. По мере того как предприятия все больше полагаются на точные данные в реальном времени , ручные решения, подверженные ошибкам, выходят из моды. А с ростом популярности удаленных сотрудников решения без контроля версий, к которым нельзя получить доступ через облако, становятся пережитками прошлого.

Какие проблемы роста, связанные с Excel, испытывает ваш бизнес? Делитесь ими в комментариях ниже!

Если вы готовы начать покупать решение для документации, отличное от Excel, начните здесь:

• 4 лучших бесплатных программных решения ITAM с открытым исходным кодом
• 5 лучших вариантов использования ИТ-бюджета для малого бизнеса в 2018 году