Руководство по покупке бухгалтерского программного обеспечения: как начать поиск

Это первая часть из серии статей, посвященных поиску идеального программного обеспечения для бухгалтерского учета для вашего бизнеса. Это руководство по покупке частично предоставлено  Accountex . В этом году конференция проходит с 15 по 18 ноября в отеле Mirage в Лас-Вегасе. Регистранты могут сэкономить 100 долларов, используя код «CAPTERRA» при оформлении заказа.

Platforms уехала в прошлом году, и мы снова будем там в этом году. Приходите к нам и узнайте что-то одновременно.

Ваш бизнес может в конечном итоге использовать любое количество финансовых программных продуктов. У вас могут быть разные системы для  расчета заработной платы ,  дебиторской задолженности ,  выставления счетов , управления инвестициями ,  бюджетирования и  финансовой отчетности , или вы можете использовать пакет, который объединяет несколько из них в одну.

Независимо от того, где вы окажетесь,  центром вашего финансового мира будет бухгалтерское программное обеспечение . Эта система будет отслеживать и управлять всеми мельчайшими деталями ваших финансов. Он может напрямую интегрироваться с вашим банком или жить сам по себе, но он должен - на каком-то уровне - представлять, какие деньги у вас действительно есть в наличии.

Стандартные функции бухгалтерского программного обеспечения

У бухгалтерского программного обеспечения есть сотни общих и проприетарных функций. Мы поговорим о нескольких наиболее распространенных функциях и о том, почему они полезны. Затем мы рассмотрим некоторые варианты, которые становятся все более популярными. К тому времени, когда мы закончим этот раздел, вы должны иметь хорошее представление о том, что вы ищете на базовом уровне бухгалтерского программного обеспечения.

Бухгалтерский учет с двойной записью является основой для большинства малых предприятий, и почти каждая система бухгалтерского учета полагается на него. Вы можете быть частью небольшой группы, которая ищет простой кассовый учет, но это маловероятно. Ищите это в основе вашего программного обеспечения.

 В моей книге необходимо импортировать транзакции с вашего банковского счета. Некоторые люди не решаются помещать свои данные онлайн-банкинга в другую систему, но с сегодняшней безопасностью риск не сильно увеличивается. Преимущество возможности импортировать все ваши транзакции одним щелчком мыши огромно.

Программное обеспечение для бухгалтерского учета в облаке приближается к новой норме. Доступ из любого места, отсутствие необходимости в установке или обновлении и автоматическое резервное копирование данных - это сложное меню. Обратной стороной является то, что вы будете платить регулярную плату. Например, вы можете приобрести настольную версию QuickBooks один раз и никогда не обновляться - я не рекомендую это, но это возможно - в то время как QuickBooks Online будет стоить вам ежемесячно.

Инструменты отчетности - третья лучшая причина для покупки программного обеспечения для бухгалтерского учета: первая - не обанкротиться, а вторая - не допустить, чтобы IRS открыла вам дверь. Простые и полезные отчеты могут помочь вам найти новые способы сэкономить и зарабатывать деньги без требуя, чтобы вы погрузились в детали.

Доступ бухгалтера может быть не строгим требованием, но я близок к тому, чтобы назвать его таковым. Возможность для вашего бухгалтера просто получить доступ к вашим книгам в любое время значительно упрощает ужасающий и утомительный процесс.

Это то, что я считаю основными требованиями к бухгалтерскому пакету для среднего малого бизнеса. Теперь поговорим о популярных надстройках, опциях и интеграции.

Дополнения к бухгалтерскому программному обеспечению

После того, как вы определились с несколькими базовыми комплектами, самое время выбрать хромированные диски. Меньшие, более нишевые функции в следующем списке - это то, что отличает бухгалтерские пакеты. Некоторые из более крупных игроков охватывают все это, но с разной степенью успеха. Убедитесь, что вы проверяете, что входит в комплект, когда совершаете покупку.

Обработка платежей, встроенная в бухгалтерскую систему, в наши дни является огромной функцией. Это приносит компании-разработчику программного обеспечения больше денег, экономит вам время и увеличивает вашу зависимость от вашего бухгалтерского пакета. Существует множество сторонних опций, и они предназначены для работы с большинством бухгалтерских программ. Очень необязательно.

Обработка заработной платы находится в той же лодке. Выгодно для продавца, легко для вас. Опять же, существует множество различных сторонних опций. По сути, вы хотите получать небольшой объем данных в свою систему на полурегулярной основе. Начисление заработной платы - и, в частности, налог на заработную плату - огромная боль. Если у вас работает несколько человек, я бы либо встроил ее в выбранную вами систему бухгалтерского учета, либо отдал поставщику услуг. Необязательно для игроков меньшего размера.

Мультивалютная поддержка для предприятий, работающих по международным линиям, является обязательной. Не каждое программное обеспечение для бухгалтерского учета имеет дело с этим, а некоторые требуют, чтобы вы покупали на определенном уровне, чтобы получить поддержку для других валют. Это довольно ясно, и вам это нужно или нет, без серой зоны.

Мобильные приложения для бухгалтерского учета на ходу могут быть неоценимыми для предприятий, которые проводят много времени в полевых условиях. Большинство крупных компаний сейчас вынуждены делать это по умолчанию, но с неоднозначными результатами. Некоторые новички сделали мобильность ключом к своему успеху, поэтому можно найти широкий диапазон качества и интеграции. Необязательно для большинства.

Выставление счетов в бухгалтерском программном обеспечении в наши дни довольно легко получить, и это может сэкономить много времени. В отличие от платежной ведомости, цифры часто меняются, вы чаще выставляете счета людям, и у вещей есть временная шкала после проблемы, которую необходимо учитывать. Меньшее количество движущихся частей означает, что встроенное выставление счетов необязательно, но очень полезно.

Сторонние интеграции заставляют мир вращаться. В какой-то момент вы можете захотеть сделать больше, чем предназначено ваше программное обеспечение. Добавьте сканер штрих-кода, фиксируйте данные квитанции в визуальной форме, подключитесь к своей CMS или воспользуйтесь более надежной функцией счетов к оплате. Для этого у программного обеспечения должен быть доступный API, существующая интеграция или путь к настройке от поставщика. Хотя не все подойдут к этому сценарию, гибкость очень хорошая. Еще одна необязательная, но очень полезная функция.

Существуют сотни других функций, но эти шесть, скорее всего, появятся в той или иной форме.

Прочие соображения

Помимо функций, вы захотите изучить вопросы стоимости, поддержки и рабочего процесса. Стоимость довольно очевидна , но имейте в виду, что существует множество различных структур ценообразования. Может быть сложно сравнивать цены, когда одна компания взимает плату за вход, одна - на основе функций, а другая - бесплатна, если вы не используете ее платежные функции. Выясните все это, прежде чем совершать коммит.

Поддержка очень важна для очень малого бизнеса. Когда у вас восемь человек в штате, вам не нужно, чтобы они тратили пять часов на устранение неполадок. Многие поставщики услуг в настоящее время предлагают обучение в дополнение к постоянной поддержке, и вы должны учитывать и то, и другое, когда думаете о своих потребностях в поддержке. Обзоры могут значительно облегчить это понимание.

Наконец, убедитесь, что вы не ставите под угрозу свой рабочий процесс. Вы должны предвидеть некоторые изменения, но все они должны сэкономить время, а не отнимать время. Система, которая требует, чтобы вы вводили квитанции в виде изображений, может быть отличным вариантом для малого бизнеса, но если ваша огромная компания не выдает телефоны сотрудникам, все может быстро выйти из-под контроля. Спросите себя: «Как это повлияет на последний день месяца, последний день квартала и случайный вторник в 15:00?»

В итоге

Хорошо, это было много, поэтому давайте подведем некоторые итоги. Когда вы думаете о программном обеспечении, которое вам нужно, вы должны думать о нескольких вещах.

•         Есть ли в нем те функции, которые вам нужны из коробки?
•         Интегрируется ли он с вашими существующими и будущими системами?
•         Сколько это стоит?
•         Как выглядят обучение и поддержка?
•         Как это вписывается в ваш рабочий процесс?

Тип бизнеса, который вы ведете, будет влиять на порядок, в котором вы их рассматриваете. Например, дизайн-студия, состоящая из одного человека, вероятно, отдаст предпочтение стоимости и поддержке, в то время как компания по обслуживанию систем отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха из тридцати человек должна сосредоточиться на интеграции и настройке. , и обучение.

В следующий раз мы закончим обсуждение  тенденций в области программного обеспечения для бухгалтерского учета , мест, где можно провести дополнительные исследования, и нескольких ловушек, которых следует избегать при выборе пакета. Если у вас есть другие обязательные функции, дайте мне знать, что они есть, в комментариях ниже.