12 способов сократить бюджет вашего мероприятия

У нас у всех ограниченный бюджет, будь то покупка дома или чашки кофе.

Планировщики событий более чем на бюджете - они живут, дышат, и спать бюджет. Они съели бы бюджет на завтрак, если бы это помогло снизить стоимость мероприятия.

Большинство организаторов мероприятий ожидают увеличения бюджета на следующий год, но этого недостаточно, чтобы покрыть ожидаемое повышение цен на конференц-залы, гостиничные номера, еду и напитки, а также авиаперелеты, согласно Meeting Professionals International.

Недавний опрос Cvent обнаружил планировщики событий Тысячелетних чаще , чем их коллеги , приправленные процитировать стоимость места проведения (в отличии от обслуживания клиентов) в качестве основной причины отказа от использования пространства.

Для тех, кто жалует копейки, у нас есть список лучших стратегий, которые вы можете использовать, чтобы сократить бюджет мероприятия, не чувствуя себя никчемным и тусклым:

1. Будьте гибкими

Чем уже ваши требования к элементам вашего мероприятия, тем сложнее будет выполнить их за небольшую сумму.

Иногда это может быть так же просто, как использовать то, что вам предоставлено бесплатно. Выбирайте стандартное белое постельное белье, входящее в комплект вашего конференц-зала, вместо того, чтобы брать напрокат определенный цвет. (Вы всегда можете добавить цвет к настольным дисплеям и центральным элементам.) Вашим гостям, скорее всего, будет все равно, как выглядит стул, в котором они сидят для большого собрания, если он достаточно удобный, поэтому вам не нужно пружина для стильного варианта.

Вы также можете использовать или производить предметы, которые позволят вам увидеть более чем одно мероприятие - подумайте о папках с логотипом вашей компании, без даты или местоположения - чтобы сэкономить деньги. Или повторно используйте такие элементы, как указатели направления и демонстрационные материалы, чтобы увеличить свои вложения.

2. Ищите комплексные предложения

Может показаться, что поиск самых дешевых предложений в каждой категории расходов (питание, столы и стулья, пространство и т. Д.) - это способ сэкономить деньги.

Не всегда так.

Ваше заведение также может предоставить ваше оборудование или даже еду и напитки и заключить сделку с вами, потому что вы пользуетесь многими из их услуг. Однако обязательное обслуживание на дому иногда может быть тактикой для увеличения вашего счета, не давая вам возможности уйти в другое место, поэтому проведите свое исследование.

3. Используйте бесплатные инструменты.

В наши дни вам не нужно платить за газетную рекламу или рекламный щит, чтобы вас заметили.

В преддверии мероприятия вы можете проводить большую часть (если не все) своего продвижения через социальные сети и электронный маркетинг , не увеличивая свой бюджет. Социальные сети также являются отличным способом удержать участников во время мероприятия и получить их отзывы о различных моментах, и это не будет стоить вам ни копейки.

Программное обеспечение для управления событиями также не должно вам ничего стоить. У нас есть список из 12 лучших вариантов бесплатного программного обеспечения с открытым исходным кодом, которые помогут вам спланировать мероприятие от начала до конца.

4. Укомплектуйте свое мероприятие волонтерами.

Волонтеры - отличный способ добавить людей к вашему мероприятию без дополнительных затрат.

Вам нужно будет потратить свое время на правильное обучение волонтеров, и они должны иметь быстрый доступ к кому-либо на уровне руководства для вопросов или на случай, если что-то пойдет не так.

Привлекайте волонтеров бонусами, например, за час до прибытия гостей на фестиваль или бесплатный вход на конференцию, если они занимают стол для регистрации.

Волонтеры лучше подходят для одних мероприятий, чем для других. Если вам нужен кто-то с определенным набором навыков, например, бармен, кто-то, кто будет присматривать за ценностями, или кто-то, кто управляет сложной технологией или оборудованием, найм профессионала - лучший вариант.

5. Подумайте о межсезонье.

Знаете ли вы, что многие свадебные заведения зимой вдвое снижают цены? Вы можете получить скидки на помещения и другие удобства, выбрав менее популярные даты и сезоны для проведения мероприятий, если они не причинят больших неудобств вашим гостям. В будние дни гостиничные номера также дешевле, чем в пятницу и субботу.

Имейте в виду, что некоторые мертвые зоны, такие как последние недели августа, являются такими по причине: вы не хотите планировать конференцию в то время, когда большинство крупных игроков находятся в семейном отпуске.

6. Не путешествуйте далеко или вообще не путешествуйте.

Конференция не обязательно должна быть экзотической. Конечно, было бы неплохо отправить компанию в солнечную Флориду, но если вы собираетесь проводить 95% своего времени в отеле и конференц-залах, посетители не смогут увидеть месторасположение.

Нет ничего плохого в проживании. Если это имеет смысл, выберите место поблизости, что сократит расходы на транспорт и проживание.

Для мероприятий, на которых гостям придется путешествовать на большие расстояния (например, за границу), рассмотрите вариант виртуального. Ознакомьтесь с этими советами, как сделать виртуальные встречи успешными или провести гибридное мероприятие с участием живых и цифровых гостей.

7. Спасите деревья.

Печать стоит дорого, и это огорчает Лоракса .

Ограничьте объем печати тем, что абсолютно необходимо участникам.

Пусть технологии заменят пачки бумаги. Поместите полезную информацию, такую ​​как сведения о регистрации заезда, расписание дня и места, где можно поесть в этом районе, на веб-сайте для конкретного мероприятия или в легко доступном месте на своем собственном сайте. Убедитесь, что он оптимизирован для мобильных устройств!

Если вы уже инвестируете в технологию для проведения мероприятий, приложение для проведения мероприятий - отличный способ поделиться информацией без использования принтера. Или используйте носимые устройства RFID для безбумажной регистрации и как способ, позволяющий участникам собирать дополнительную информацию, не собирая бумаги.

8. Сократите расходы на кейтеринг.

Еда и напитки не должны быть такими большими расходами, если вы готовы отклоняться от традиционных атрибутов. Не бойтесь мыслить нестандартно.

Вместо того, чтобы платить большему количеству серверов за закуски во время коктейльного часа, позвольте вашим гостям искать станции, если они голодны. Вы можете отказаться от ужина из нескольких блюд в пользу шведского стола; ваши посетители будут приветствовать свободу выбора блюд.

Подумайте также о том, какую еду подавать - для повседневных мероприятий не обязательно использовать черный галстук, а обед не обязательно должен означать бутерброды. Измени это! Батончик из запеченного картофеля может понравиться публике (и вегетарианец), кексы - экономная альтернатива причудливо украшенному большому пирогу (к тому же они милые, и вы можете получить широкий выбор вкусов), или грузовики с едой могут похвастаться местной кулинарией. чутье, будучи вкусным и рентабельным.

И если вы не знаете, что на этом вечере у вас будут много пьющих, открытого вина и пива обычно достаточно для открытого бара. Вы можете дополнить его несколькими фирменными коктейлями, если некоторые варианты спиртного просто необходимы, вместо того, чтобы запастись полной полкой.

9. Не тратьте деньги на подарки, которые не понравятся гостям.

Меньше значит больше, когда дело доходит до сумок с вкусняшками. Никому не нужна еще одна шариковая ручка с логотипом на ней, поэтому хорошо подумайте, с чем вы отправите своих гостей домой.

BizBash предлагает множество идей для подарков на мероприятия , но, как правило, вещи, которые служат определенной цели, работают лучше, чем легкомысленные излишества. Рассмотрите закуски, чтобы подбодрить посетителей в течение долгого дня встречи, или фирменные записные книжки, которые они могут использовать во время конференции.

Помните: если это не то, что вам хотелось бы получить на мероприятии, не стоит включать его на свое.

10. Обратитесь за помощью.

Спонсоры могут оказать огромную помощь в финансировании мероприятий, особенно масштабных.

Не бойтесь обращаться к компаниям - местные с большей вероятностью почувствуют, что они заинтересованы в вашем мероприятии - и спросите, что они могут сделать.

Взамен предложите сделать их заметными (с помощью баннеров, логотипов на материалах, письменного или устного подтверждения) или совместным образом оформить мероприятие, если спонсорство является существенным.

Однако взнос не обязательно должен быть в форме чека. Спонсор в сфере канцелярских товаров может предоставить вам эти записные книжки для гостей, или поставщик услуг общественного питания может пожертвовать услуги в обмен на возможность раздать визитные карточки посетителям.

11. Вести переговоры

Я никогда не боялся торговаться, и вы тоже. Почти во всех обстоятельствах, когда вы просите более низкую цену, худшее, что может случиться, - это когда кто-то говорит «нет», и тогда вы находитесь в таком же месте, как если бы вы не просили. В лучшем случае вы сэкономите деньги, поэтому с точки зрения риска и вознаграждения имеет смысл только вести переговоры.

Сделайте свой вклад, чтобы присмотреться к товарам и посмотреть, какие цены существуют в секторах, с которыми вы работаете, и не оскорбляйте продавца, запрашивая цену, которая намного превышает рыночную стоимость. Будьте честны в отношении своего бюджета и заранее, если у вас есть другой поставщик, который готов выполнить ту же работу за меньшие деньги. Кто-то, кто вам больше нравится, может сравниться со своими конкурентами.

12. Обратите внимание на то, что вы тратите.

Возьмите под свой контроль свою судьбу. Вы составили свой бюджет, поэтому сейчас самое время следовать ему.

Следите за своими расходами, так как может появиться много вещей, о которых вы не учли.

Убедитесь, что контракты соответствуют вашему первоначальному обсуждению и предложениям поставщиков. Убедитесь, что окончательные счета соответствуют условиям контракта.

Если вы видите что-то искривленное, скажите что-нибудь. Не обвиняйте, а выясните причину несоответствия. Не позволяйте начислять расходы без объяснения причин и не платите за то, с чем вы не соглашались.

Вывод

Это всего лишь 12 советов по сокращению бюджета, но есть бесконечное количество способов сэкономить при планировании мероприятия. Мы будем рады услышать ваше! Дайте нам знать в комментариях ниже.

Изображения Эбби Калер