План борьбы с пандемией должен уделять первоочередное внимание безопасности работников и сводить к минимуму сбои в работе.

В начале 2020 года у каждого бизнеса были амбициозные планы на год. Два месяца спустя у нового коронавируса, COVID-19, есть собственные планы.

Поскольку это очень заразное заболевание продолжает распространяться, а окончательного конца этой пандемии не видно, перед HR-департаментами по всему миру стоит невыполнимая задача - найти баланс между проблемами безопасности персонала и поддержанием обычного режима работы. И им нужно действовать быстро - руководители отдела кадров не могут дождаться разрастания кризиса, чтобы начать реагировать.

Нам предстоит многое сделать, но мы здесь, чтобы помочь. Чтобы убедиться, что вы готовы, если COVID-19 поразит ваш бизнес, вот 10 вопросов, адаптированных из руководства Gartner по этому вопросу, на которые вы должны ответить, чтобы сообщить свой план по коронавирусу.

Задайте эти 10 вопросов при планировании пандемии

1. Может ли наша компания работать с 25% и более прогулами?

COVID-19 дорого обходится бизнесу по двум причинам. Во-первых, симптомы могут проявиться в течение от двух до 14 дней после заражения, что позволяет работникам быстро, но неосознанно, распространять болезнь на вашем предприятии. Во-вторых, среднее время восстановления для людей с COVID-19 составляет около двух недель .

Другими словами, предприятия должны планировать какое-то время работать на уровне менее 100%. Если вы еще этого не сделали, начните определять критически важные бизнес-функции и команды, которые вам нужно держать включенными, если большая часть сотрудников не может работать. Вы также должны учитывать не менее 25% пропусков занятий при планировании мощностей и постановке целей.

2. Если болезнь вызывает большое количество прогулов, проходят ли сотрудники перекрестное обучение и могут ли они выполнять несколько обязанностей?

Есть ли у вас торговые представители, которые могут перейти в службу поддержки клиентов? Могут ли фронтенд-разработчики поддерживать внутренние потребности, чтобы ваш сайт продолжал работать? После того, как вы определили эти критически важные бизнес-функции, вы должны убедиться, что у вас достаточно квалифицированных специалистов для их поддержки.

Если вы этого не сделаете, рассмотрите возможность найма из условного персонала или развития ресурсов, таких как базы управления знаниями и программы наставничества, чтобы способствовать быстрому обучению и повышению квалификации.

3. Могут ли наши сотрудники работать удаленно?

Даже компании, которые категорически против удаленной работы, вынуждены задуматься об этом прямо сейчас. Удерживать сотрудников дома - один из лучших способов предотвратить распространение COVID-19 в вашей компании.

Проанализируйте роли в вашей организации и разделите их на три группы :

• Те, кто не может работать удаленно (кассиры, конвейеры)
• Те, кто может работать удаленно с большими затратами (отделы продаж)
• Те, кто легко может работать удаленно (работники умственного труда)

Вы можете использовать этот анализ, чтобы проинформировать свою политику о том, кто и когда приходит на работу из дома. Ваша политика может также включать в себя сотрудников из групп риска, таких как пожилые люди и люди с серьезными хроническими заболеваниями, чтобы избежать наихудших сценариев с инфекцией.

4. Какая инфраструктура необходима для работы на дому?

Согласно опросу Gartner , 54% руководителей отдела кадров считают, что плохие технологии и инфраструктура являются самыми большими препятствиями для эффективной удаленной работы. В зависимости от типа выполняемой работы вашим сотрудникам на дому может потребоваться все или некоторые из следующих вещей:

• Телефон, ноутбук и гарнитура
• доступ в Интернет
• Программное обеспечение виртуальной частной сети (VPN) (для защиты сетей)
• Программное обеспечение для учета рабочего времени (чтобы точно платить людям)
• ПО для видеоконференцсвязи (для проведения виртуальных встреч)
• Инструменты для совместной работы (для преодоления разрыва в общении)

Вам также необходимо обновить свои технологии и ИТ-политики, чтобы учесть аренду домашнего оборудования, проблемы безопасности и техническую поддержку.

5. Будет ли наша компания контролировать или даже ограничивать поездки в регионы повышенного риска?

Вообще говоря, у компаний есть три варианта ограничения поездок:

• Запретить несущественные поездки
• Запрет на поездки в регионы повышенного риска
• Полностью запретить все поездки

Регулярно обновляемые трекеры коронавируса, такие как этот от Университета Джона Хопкинса, и правительственные рекомендации по путешествиям могут помочь вам принять ваше решение. Что бы вы ни решили, немедленно сообщите сотрудникам о политике и попросите их попытаться возместить как можно больше за авиабилеты и отели, которые уже были забронированы.

6. Какие у нас есть процедуры по дезактивации рабочего места?

COVID-19 может сохраняться на поверхности до нескольких дней , в зависимости от материала, на котором он находится, и температуры окружающей среды. Помимо найма профессиональной службы уборки для регулярной дезактивации вашего рабочего места во время активности COVID-19, вы должны убедиться, что все соблюдают надлежащие процедуры в соответствии с Центром по контролю за заболеваниями (CDC) :

• Перед дезинфекцией используйте моющее средство или мыло и воду.
• Используйте разбавленные бытовые растворы отбеливателя, спиртовые растворы с содержанием спирта не менее 70% или бытовые дезинфицирующие средства, зарегистрированные Агентством по охране окружающей среды.
• Надевайте одноразовые перчатки и халат для выполнения всех задач в процессе уборки, включая работу с мусором.
• Снимите перчатки после уборки комнаты и немедленно вымойте руки водой с мылом.

Вы также должны понимать, что совсем не эффективно. Например, эти высокоэффективные воздушные фильтры (HEPA)? Они ничего не сделают против COVID-19 .

7. Какие гарантии мы должны предоставить сотрудникам, чтобы они чувствовали себя в безопасности на работе?

Это большой вопрос. Недостаточно осторожные сотрудники могут причинить вред, но чрезмерно осторожные сотрудники могут вызвать беспокойство и панику.

В дополнение к развертыванию политики удаленной работы для размещения сотрудников там, где это возможно, эти шаги могут уменьшить опасения людей на рабочем месте:

• Разместите основную информацию о COVID-19, в том числе о том, как он передается и каковы симптомы .
• Разместите на рабочем месте дезинфицирующие салфетки и дезинфицирующие средства для рук, содержащие не менее 60% спирта.
• Напомните работникам и повесьте плакаты о правильной технике мытья рук .
• Сообщите сотрудникам, какие меры предосторожности не нужны (например, нельзя надевать маски, если вы не больны ) и как избежать ненужных контактов друг с другом (например, не трясти рук!)
• При необходимости обновите политику PTO, чтобы учесть больных и напомнить работникам о необходимости использовать назначенные больничные дни, как только они почувствуют симптомы.

Все коммуникации должны вестись с учетом одной проблемы: здоровья и благополучия ваших сотрудников.

8. Как будут доставлены домой разъездные сотрудники, особенно если они больны?

Недавний 30-дневный запрет на большинство поездок из Европы в США подчеркивает необходимость для предприятий иметь план действий на случай, если рабочие останутся за границей. Прежде чем произойдет немыслимое, составьте информационный пакет, который можно отправить по электронной почте или загрузить во внутреннюю сеть компании .

Пакет должен включать номер телефона и адрес электронной почты сотрудника вашей компании, к которому сотрудники могут обратиться за помощью, а также список местных организаций и надежных ресурсов, с которыми им следует проконсультироваться, например Всемирной организации здравоохранения (ВОЗ).

Он также должен информировать сотрудников об их вариантах, если они застряли за границей дольше, чем ожидалось, будь то гибкий график работы, использование PTO, использование отпуска по семейным и медицинским причинам (FMLA) или что-то еще, например творческий отпуск. Рабочие должны обсудить свое решение со своим руководителем.

Что касается доставки их домой, если у работника нет положительного результата теста на COVID-19, изучите варианты перебронирования их поездки. Если у них есть COVID-19, не выполняйте процедуры, рекомендованные местным правительством.

9. Каковы наши процедуры эскалации?

Двусмысленность - враг в любой чрезвычайной ситуации, поэтому вам следует составить список конкретных пошаговых инструкций, которым сотрудники должны следовать, если у них диагностирован COVID-19 или они опасаются, что контактировали с кем-то, кто COVID-19.

Инструкции должны включать:

• Связь с менеджерами, чтобы сообщить об их недавнем местонахождении на рабочем месте
• Консультации поставщика медицинского страхования вашей компании
• Самостоятельный карантин дома до исчезновения симптомов

Ваша информационная система управления персоналом (HRIS) может выступать в качестве импровизированного инструмента управления делами для отслеживания ситуации с COVID-19 среди ваших сотрудников с течением времени. Вы и ваши менеджеры можете регистрировать подробности по мере их появления.

Что касается процедур эскалации вашего бизнеса, позвоните по номеру 311, чтобы связаться с поставщиком медицинских услуг, который может дать рекомендации для вашей конкретной ситуации.

10. Имеется ли обученная и представительная команда кризисного управления, в которую входит дежурный персонал?

Команда антикризисного управления, состоящая из руководителей и рядовых сотрудников из разных отделов, может помочь вашему отделу кадров быстро распространить информацию, обеспечить последовательное администрирование вашего плана по коронавирусу и оказать помощь в чрезвычайной ситуации.

Помимо возможности отвечать на вопросы и направлять сотрудников к нужным ресурсам, эта команда может оказаться полезной при изучении последних консультативных уведомлений от организаций здравоохранения и внесении вклада в ваш план в случае ухудшения условий.

Следите за новостями, чтобы узнать больше о коронавирусе

Как я уже упоминал, нет четкого представления, когда закончится пандемия коронавируса. Компании должны быть в курсе развития ситуации и быть готовыми действовать быстро.

Ознакомьтесь с Временным руководством CDC для предприятий и работодателей для получения дополнительной информации. Кроме того, следите за нашими последними статьями и ресурсами в Facebook , Twitter или LinkedIn .

См. Нашу страницу ресурсов: «Обеспечение непрерывности бизнеса во время вспышки коронавируса» для получения дополнительной информации для предприятий.